刍议数字化档案资料在医院管理中的优势

林桦

[摘要] 信息技术的迅猛发展，迫使医院对于档案资料的存储进行了数字化变革。该文利用剖析数字化档案资料在医院管理中的优势来促进医疗机构档案的管理工作，从而更好地服务医院以及普通民众。

[关键词] 数字化；信息；档案；优势

[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2015）10（a）-0015-02

随着信息技术的迅猛发展和日益完善，信息技术在档案管理工作中的应用也越来越广泛，如何运用现代化信息手段加强档案管理，进一步发挥档案在社会发展进程中的作用是现阶段档案人员亟待研究和探索的重要课题。随着医疗改革地日益深化，也对医疗机构档案管理工作提出新的要求，各种数字化医疗模式的转变及数字化办公的普及，要求档案资源的管理必然是对其信息资源进行数字化管理和利用，要从以纸质档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使医疗机构档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

1传统的档案存储

以往的医院档案工作，以纸质档案保存为主，一直用密集柜来存放大量纸质原始资料。而密集柜的存储在场所设置、存放空间等多方面都有不便之处。例如：安装密集柜时一般要求承重性能要达到荷载要求，才能使安装完工的档案装具顺利而安全的运行使用，而地面承重主要指在楼层设计档案密集柜时，要保证装载的密集柜不能超过建筑设计的荷载标准。随着档案资料的数量越来越多，就必须扩大或增建档案室或档案库房，涉及到密集柜的拆装还需要一定的技术要求，拆卸费用不菲，拆卸之后如需搬运到新库房重新安装又是一笔成本支出，且重新组装的密集柜质量无法保证。以上诸多因素均体现传统档案存储有着设备技术落后、存储空间有限、资料容易遗漏、检索困难、查找麻烦等的诸多不足，使档案开发利用率低，发挥的作用不大，医院档案管理已跟不上医院日趋发展的需求。

2现代数字化档案的存储

数字化档案是将传统档案中图像、视频、文本等各種数据选取重要的档案信息与电子文件一起，通过数字化手段进行统一存储和管理，即通过运用数据库技术、数字扫描技术等手段，将传统的纸质档案、照片档案、声像档案里的内容转化成以二进制数字代码形式记录，形成计算机网络可识别的数字信息，从而压缩存储空间，构建有序的信息资源库，从最初的纸质模式转变成信息数据库、超文本技术，从线性方式转变为网状方式，为方便用户调取资料提供了便捷、高效的检索基础，提高检索速度[1]。信息化存储技术的应用可有效提高档案资料的利用率，受到广大档案管理人员的认可，也为其进一步发展奠定了基础。

3数字化档案的优势

3.1归档时间灵活、效率提高

传统档案资料必须在文件办理完成后才能统一归档，一般以年度为归档时间设置，而数字化档案的电子文件等采用电子编码技术，在文件办理结案后根据工作需要可随时归档，也可定时统一归档或者在特定时间归档，归档时间灵活既可避免文件漏归，又能保证归档率和完整率。同时，数字化档案的收集、整理摆脱了传统重复、琐碎、被动的手工归档、装订等繁杂的工作程序，减少人工整理时的错误，节省工作时间，提高工作效率。

3.2文件查找、利用、传输便利

文件归档的同时可进行主题词、关键词编录。用户可根据主题词或文件编号查找相应的文件及其附件。也可以利用计算机优势，根据自身需求，进行信息分析和处理，从而提高电子档案的信息提取的利用率。同时，现代计算机远程技术的开发，还可以将数字化的电子档案通过远程监控进行异地调阅、共享，使电子档案的跨区域利用成为可能。特别是大数据时代，有效的数据提取和利用成为医疗机构医学、教学、科研各方面研究不可或缺的部分。充分运用数字化档案管理系统更利于医、教、研等各方面工作的开展。

3.3便于信息资源共享

传统的档案是有形的纸质文件资源，必须在特定的场所，规定的时间内进行调阅、提取，不仅对地点、时间、人数有相应的限制，同时资料的保存、调取也有一定的风险，多次调阅还易磨损，而无法充分发挥档案的作用。数字化电子文件则是无形的信息资源，可以使同一份文件在同一时间，不同地点，被不同利用者共享，从而最大限度发挥档案资料的作用，体现其价值。通过数字化虚拟的计算机技术，变“有形”为“无形”，在信息时代的长河中被有效提取和利用。当然数字档案的信息组织必须采用统一的标准规范，这是现代档案信息网络传送和共享的前提，从而可以避免档案数据库中同类信息的格式不一，影响档案资料的调取与利用[2]。

3.4原件保护完整，不易损坏

由于利用数字化信息的形式向档案使用者提供档案资料，数字化档案的重复利用可实现无损耗性，管理人员不必再担心档案资料因重复使用导致的破损和丢失，档案的原件不会受损，从而可以很好地保护档案原件。

3.5经济、低碳、环保

采用现代化计算机技术形成的数字化档案资料，查阅资料时可以直接在计算机上阅读电子文件，减少纸张、油墨的使用，电子文件也可以无消耗地被重复利用，同时档案工作人员也不必在纸质档案的整理、装订、搬运方面花费大量的时间和精力，相较于纸质档案应用更经济、低碳、环保。

3.6促进诊疗模式更便捷、有效

近年来，数字化电子技术的开发、应用，从病案档案到基建档案、设备档案、综合档案等，均发生了翻天覆地的改变。ICD9、ICD10编码的应用，规范了医疗文书档案的书写，为诊疗服务提供标准的格式。同时各类电子化管理，从门诊就诊触摸屏到掌上医院APP，各类医院网络终端的应用，开展远程医疗、教学及移动医疗、移动护理等工作，为群众就医提供更加便利的服务，同时病人及其诊疗相应的档案资料第一时间存储在信息网络数据库内，减轻档案工作人员的劳动强度。

3.7对档案管理人员的要求更高

传统档案管理人员以手工记录、查询为主，工作模式是人与纸的结合，而基于电子文件的现代数字化档案管理要求管理人员具备计算机处理的基础能力，采用“人机结合”的工作模式，工作人员需要通过计算机和通讯网络获取或提取信息服务，不仅需要具备传统的档案管理知识，还要对本单位的业务活动的形成与发展具有一定的认识，才能在档案资料的整理及数据库的建立等方面体现数字化档案管理的优势。同时，现代数字化管理模式要求档案管理人员要不断加强自身的继续教育，只有不断充实自己，提升自我创新能力，才能在信息网络时代与时俱进；档案管理人员不再是单纯的档案保管员，而是档案信息财富的拥有者和提供者，从而满足人们全方位、多角度的利用需求。

虽然数字化存储技术在档案管理中的应用越来越多，也越来越便利，但是关于如何加强档案电子文件的保密性，以防被篡改都有待進一步的加强。现阶段，档案管理工作还处于以纸质为介质的传统档案与以磁盘、光盘等形式为介质的电子文件档案共存的状态，如何顺利完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，有待档案管理人员和信息技术人员的进一步探索，以确保电子档案能够长期有效的使用和借阅。

综上所述，医院档案建设与发展对我国医疗事业的发展有举足轻重的作用。档案是再现历史真实面貌的原始文献，是人类历史的载体，做好档案管理工作至关重要。做好医院档案管理工作，可以有效提高医院档案信息资源的利用率，促进医疗科学的发展与进步。在医院发展的历史沿革中，医院档案的建设可以体现医院的发展脉络[3]，用数字化信息技术转化并存储传统档案管理的重要信息，更好地服务民众。在医学发展的进程中，利用数字网络传输缩短用户与档案的距离和信息传递的时间，加快信息交流、反馈的效率和速度。二十一世纪的医疗机构要不断拓展自身档案建设的领域，积极融入数字化建设，只有充分认识档案信息化管理的优势，才能更好地利用档案资源，体现医院档案的价值，充分为医院的建设和发展发挥作用。

[参考文献]

[1] 窦雪兰.浅谈医院档案信息化建设[J].安徽卫生职业技术学院学报，2010（4）：3-4.

[2] 郭云.信息化背景下的医院档案管理工作[J].医药管理，2014（11）：122.

[3] 孙涛，陈小铮.办公自动化环境下医院档案管理谈讨[J].中国病案，2014（15）：51-53.

（收稿日期：2015-07-05）