计算机在供电局科技档案管理中的应用

杨玉春

摘 要：科技技术带来了计算机技术的广泛应用。档案管理作为供电局管理中的重要工作内容，可以有效降低档案管理的成本，提升档案管理的工作效率。科技档案管理作为信息时代产物，计算机的应用在其中起着重要作用。完善计算机在供电局科技档案管理中的应用，是使供电局科技档案管理更能发挥自身优势的必要措施。本文基于计算机在供电局科技档案管理中的作用和应用现状，讨论计算机如何更好的在供电局科技档案管理中应用。

关键词：计算机应用；档案管理；科技档案管理

引言

科技档案管理是指通过相关的科学技术实现对档案资料的管理和信息开发利用工作[1]。科技管档案是重要的信息资源，科技档案管理的重点就是对档案的检索和整理速度进行管理。计算机无论是在贮存功能、检索功能还是编制功能都能很好的为科技档案管理服务，大大提升了科技档案管理的工作效率。

1.计算机在供电局科技档案管理中的作用

1.1有效的对档案信息流通进行管理

供电局的档案主要用于查阅，通过计算机的痕迹查询功能可以清楚的了解有多少人使用过供电局档案。这样不仅有助于供电局档案管理规范化，也是保证档案保密不外泄的重要方法。一旦出现恶劣的档案信息外泄事件，计算机的痕迹查询功能为事件调查提供重要的依据。

1.2提升科技档案管理的检索功能

检索功能是计算机字科技档案管理中最常用也是最重要的功能，它极大的改善了传统档案管理中查询档案信息的不便性，让档案信息能够得到充分使用，减少了档案管理人员的工作量，提升了科技档案管理的整体效率[2]。供电局的用户信息是一个庞大繁杂的数据，如果只是依靠人工去进行检索，对档案工作管理人员来说无疑是巨大的工作压力和工作量。计算机的检索功能能够让工作人员快速的找到自己需要的档案信息，减少了档案管理成本，提升了供电局的服务效率。

1.3有利于科技档案管理的系统化

计算机系统操作是有一个程序的，通过对档案信息的收集、整理、流通、检索等步骤，供电局也有利于制定出一套完善的科技档案管理操作流程及相关管理制度[3]。供电局应该如何管理科技档案，如何规范使用，相关部门如何负责，负责的内容是什么……这些都可以以计算机的操作流程为依据进行制定，使本供电局的科技档案管理系统化，标准化。

1.4加强对档案信息的数据处理

供电局的档案信息内容多样，数据庞大。仅仅是供电局的用户档案信息就包含了用户的基本信息、用电情况、缴费情况等内容，如果没有及时对档案信息的数据进行处理，不仅会影响到信息检索的正常使用，还会导致整个科技档案管理系统无法正常工作甚至陷入瘫痪。

2.计算机在供电局科技档案管理中应用措施

2.1实现科技档案管理自动化

科技档案管理因其引用了一系列相关的科技技术，省掉了很多传统档案管理中的人工工作环节。将计算机应用在供电局科技档案管理中，是实现科技档案管理的重要表现。通过计算机及相关技术，能够有效地加快信息检索，通过相关的程度有效的对档案信息进行整理。随着计算机技术的飞速发展，微机通信技术和仿真技术能够有效的对科技档案资料进行保护。当科技档案管理系统出现故障时，微机通信技术能够代替系统主机进行基本的工作，保证科技档案管理系统工作的正常运行。

2.2建设完善的计算机科技档案管理网络系统

完善的计算机科技档案管理网络系统能有效的利用计算机系统为科技档案管理服务，即便如此，由于每个地方的供电局人力、物力和财力的不同，对计算机科技档案管理系统的建设投入也是不一样的[4]。供电局要根据自身情况，建立合适的计算机科技档案管理网络系统，既可以对档案资料既能够及时有效的更新，也可以扩大并加强科技档案的服务能力。

2.3建立有效的沟通制度

无论何时有效沟通制度有助于企业更好的发展。供电局主要的服务对象是用电者，通过相关的计算机技术所建立起的沟通制度，用户可以及时表达自己的观点和意见，为供电局的树立良好的社会形象，提升服务质量有着关键性的作用。

同时通过计算机建立起的沟通制度能够及时更新档案资料信息，及时的对新档案信息进行整理归档。在传统档案管理中一直存在档案信息更新不及时，信息收集不完整，整理不完善等情况。这就会造成档案信息无法等到足够的利用，其中一些较为关键有效的信息也会因为其自身的时效性而失去效用。

2.4重视对计算机的维护工作

计算机的维护工作主要体现在两个方面，即硬件和软件的维护[5]。计算机硬件的维护关系到供电局科技档案管理的正常工作，一旦计算机因为硬件维护不到位将直接影响供电局职员对档案的正常使用。计算机硬件维护内容主要包括正常并合理的使用计算机硬件，定时对本供电局的计算机硬件进行更新，保证计算机可以正常使用。

计算机软件的维护主要体现在其系统的维护和更新。计算机系统直接影响着科技档案管理的效率，一旦计算机系统崩溃，科技档案管理将无法进行工作了，同时计算机系统的安全性直接关系到档案信息的泄漏和隐私。因此日常对于计算机系统维护主要以系统的更新和系统的抗攻击性为主，保证计算机系统的安全，也是保护档案信息不被外泄的重要手段。

结论

档案信息管理是供电局管理中重要的工作内容，运用当前先进的计算机技术和相关的科学技术可以让供电局在进行档案管理的工作事半功倍。随着计算机技术的发展和广泛使用，供电局的档案一定能够得到更好的管理，档案信息管理也能够更好的为供电局和广大用电者服务。（作者单位：贵州省铜仁市思南供电局）

参考文献：

[1] 白小薇. 计算机在档案管理工作中的应用[J]. 黑龙江史志，2015，11（11）：79.

[2] 陶鑫. 浅谈计算机技术在档案管理中的应用[J]. 科技资讯，2014，02（2）：32.

[3] 杨敬宏. 浅谈新时期计算机在档案管理中的应用[J]. 科技创新与生产力，2014，02（13）：32-34.

[4] 姚海燕. 淺谈电子计算机在档案管理中的应用[J]. 山西档案，2013，S1（21）：70-71.

[5] 李南南. 计算机在档案管理中的应用[J]. 办公室业务，2012，24（20）：40-41.