关于如何做好机关部门干部职工档案及文书档案资料管理工作

王睿

摘 要：每个机关部门都会有自己的档案，而且档案是机关部门的核心所在，因此应该引起相关领导的关注，而档案管理可以分为两个部分，一是职工档案，二是文书档案。正因为档案关系整个单位资料的保密性，因此相关工作人员必须做好管理工作，文章针对这部分内容展开论述，并提出相关措施，进一步完善档案管理工作。

关键词：机关部门干部；职工档案；文书档案；资料管理

档案管理工作对于每个单位来说都非常重要，但档案管理工作往往得不到领导的重视，就其原因在于领导认为这项工作相对简单，而且并不会为其带来经济上的收益。就现状而言，档案管理工作漏洞百出并且工作人员素质较差，阻碍了档案管理的科学化发展。本文针对档案管理工作现状提出有效的改进措施，促进档案管理工作的合理化。

1 档案管理存在的问题

1.1 干部职工档案

文体局干部档案管理非常重要，这关系到干部人员的隐私以及基本信息资料，因此必须做好相关管理工作，而工作的完善需要良好的制度作为依托，只有管理制度相对健全，才能从根本上保证档案管理的科学化。但是就现状而言，文体局档案管理制度并不完善，在进行档案转入或是转出时，相关审批手续不合理，没有对应的工作制度，并且借阅制度也并不完善。而对于一些部门来说，虽然具有管理制度，但是相关管理人员却没有根据制度执行，在进行档案管理时，自己随心所欲的进行工作。因此，管理制度的不完善在某种程度上致使管理人员在进行档案工作时无章可循、缺乏依据。此外，档案管理工作中还存在其它问题，比如档案意识缺乏、档案材料不完善等等，亟待解决。

1.2 文书档案

文书档案在管理过程中也存在一些问题，其主要问题就是领导重视程度不高，所以导致文书档案管理并没有被纳入重点管理范围之内。对于领导而言，他们认为文书档案工作相对简单，并不是工作的重点，文书档案管理工作在很短时间之内基本见不到任何成效，也不会为文体局带来任何经济利益，因此领导对于这一方面的工作要求较低，只是涉及到相关工作时，才会调出来使用。由于领导并不重视文书档案工作，因此工作人员相对较少，而且他们还要兼顾其它工作，没有专门负责档案的人员，而档案工作多数是由文秘完成。而文秘人员工作内容较多，根本无暇顾及文书档案，致使其在工作中出现漏洞，比如材料收集不及时、真伪度辨别不清等。此外，文书管理工作在某种程度上与档案管理密切相关，但是两者之间衔接较差，相关管理人员素质较差。这些问题全部解决以后，才能确保文书档案工作有效开展。

2 档案管理措施

2.1 干部职工档案

1.完善管理制度

一项工作的开展离不开制度的保障，档案管理也不例外，因此领导应该重视档案管理制度，并推动管理制度的有效实行。而对于档案管理来说，它是一项沉杂的工作，因而必须完善管理制度，这样才能确保档案管理实现科学化，相关工作才能有序开展。

完善管理制度需从以下几方面着手：第一，建立规章制度，而管理人员必须遵照制度工作，在日常工作之中，保障档案工作科学合理的开展；第二，对于档案工作中出现的不当行为，比如材料上交超出规定时间、乱涂乱改、虚假填写等等，必须严厉惩罚，确保档案材料的真实性；第三，在填写档案资料时，必须规范纸笔，严格统一，并要填写规范，禁止使用下列字，比如谐音字、同音字等，以免出现错误。

2.强化档案管理意识，确保材料真实性

作为档案管理人员，他们必须有强烈的责任感，以及极高的思想素质。针对档案管理来说，这是一个相对枯燥的工作，并且复杂繁重，这就要求管理人员要认真谨慎工作，并且具备奉献精神。完善档案管理工作不仅需要工作人员一方面的努力，相关干部人员也要自身发掘原因，提高档案意识，逐渐认识到档案的重要性，并向干部职工传递这种理念，让相关人员逐步了解档案的日常知识，避免出现以下问题。比如在填写材料过程中弄虚作假、偷工减料。从根本上提高干部职工整体认知，并使其具备档案思想，这样他们在递交相关材料时，才能有效及时上交，而档案工作人员做好自己本职工作，妥善管理上交材料，最终保证档案管理工作科学有效进行。

对于职工档案而言，其具有一定的特点，即原始性、唯一性、真实性，而其核心是真实性，这是档案管理的基本前提。而机关在选拔干部时，最注重也是材料的真实性。因此工作人员在整理档案资料时，必须严格把关，注意资料的完整性以及真实性，做好材料的收集工作，并确保材料的准确性的前提之下，才能进行下一步工作，对于有疑问的材料，必须与当事人核对清楚方可进行归档。然后根据档案归档要求，填写正确的信息资料，准备好相关手续，最后进行归档工作。

2.2 文书档案

1.加强领导重视

文书档案工作的有效开展在某种程度上，取决于领导的重视度，而档案管理人员应该及时向领导反映情况，并采取不同活动形式，进而引起领导的重视，进一步得到领导的支持，提高文书档案工作的地位。只有得到领导的认可，才能使文档成为单位的工作重点，领导才会投入更多的人力以及相关设备，实现现代化的管理。随着社会的不断发展，信息技术的不断更新，文档管理也进入新的阶段，相关人员要不断学习新知识，更新管理理念，提高综合素质，并且运用新的技术进行管理工作，使文档管理工作能够跟随时代的发展而不断创新。

2.做好衔接工作，实现自动化管理

针对档案管理来说，文件是基础性要素，其质量的好坏在某种程度上会直接影响到档案质量，要想实现档案质量提升，就必须保证文件的质量，而档案规范管理必须具备一定的基础，即文件的规范化。文书人员要做好自己的本职工作，做好文书材料的整理工作，并且进行立卷归档，提高档案意识，使文书与档案工作能够很好的衔接，并且实现系统化。文书人员在工作过程中，要注意纸张的大小，以及文字的格式等，要时刻注意文件质量，并制定标准。例如：工作人员对文件材料进行审阅时，禁止使用以下几种工具，如红墨水、铅笔、圆珠笔等等。文书工作人员在处理文件时，必须要及时准确，收发文件准确登记，一旦发现文件缺失，应该立即查找。而对于一部分账外资料，如领导的讲话、外出开会记录等，必须及时收集处理，在一定程度上保证材料完整。

随着信息技术的不断发展，文书档案管理也利用计算机进行日常工作，因此档案工作人员必须不断完善自身知识储备，学习新的技术以及现代化管理模式，掌握计算机相关知识，让自己成为综合性人才。对于单位领导而言，其应该不断引进新的技术设备，增加现代设施，使档案工作人员能够借助现代的设备，更好的进行档案管理工作，进而提高他们的管理水平，提升工作效率。针对档案管理人员则要建立奖励机制，使其能够更好的服务于档案工作。

3 结语

综合上述观点，对于机关职工以及文书档案而言，单位领导应该重视其管理工作，并采取积极有效的措施完善档案管理工作。但就现状而言，档案管理工作存在一些问题，并且已经严重影响到档案工作的有效开展。文章针对档案管理工作存在的问题进行具体分析，并就存在的问题采取积极有效的措施，促进档案管理工作能够真正发挥其职能作用。

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