网络信息时代中学会计档案管理工作的注意事项

张娜

摘 要：会计档案管理是财会工作的最后一个环节，随着网络信息时代的来临，当前中学会计档案工作实现了电子化管理，同时也带来了档案管理工作在存储介质、存储环境、管理内容和人员素质的新变化，所以需要会计档案管理人员注意档案管理工作中的一些事项，保证档案管理工作的顺利进行。

关键词：网络信息时代；会计档案管理；注意事项

20世纪中期以来，信息技术得到突飞猛进的发展，特别是互联网及电子商务的广泛应用，人类已进入了网络信息时代。信息网络技术的发展带来管理的现代化，要求财务管理人员不仅要具备现代财务管理的理论和方法，还应具备计算机软件的应用技能，建立各种分析决策模型，达到合理利用核算信息、外部信息，提高财务水平的目的。在中学的财务管理工作中，会计电算化已得到普及，而且会计档案管理工作包括档案管理（电子档案和纸质档案）、会计数据、程序文件和其他会计核算资料。本文主要就信息时代下中学会计档案管理工作中的注意事项展开论述。

1 网络信息时代中学会计档案管理工作的新变化

1.1 存储介质的变化

传统的会计档案主要依靠纸质文本来存储和处理日常业务，而网络信息时代，会计档案管理转为依靠计算机和其他磁性介质进行。

1.2 管理内容的变化

会计档案存储形式的变化，出现了纸质与电子文档并存的管理模式，所以相对于传统会计档案管理，网络信息时代会计档案管理变得更加复杂。随着计算机相关技术与软件的不断升级更新，人工操作工程逐渐被智能化管理所取代，而且纸质与电子文档共存的管理模式同其他系统之间的联系更密切。

1.3 人员素质的变化

传统的会计档案比较直观，而网络信息时代的会计档案主要存储于计算机和其他磁性介质中，所以管理人员必须懂得使用计算机软件和其他介质的方法，并不断学习跟上软件的更新速度。

1.4 档案保存环境的变化

由于存储介质的变化，使得会计档案的保存环境发生变化，不再限于传统档案管理的防火、防潮工作，而且要注意存放环境、存储信息的有效期限、保存介质质量等因素，磁性介质中的数据易受损坏难恢复，所以管理人员要时刻关注档案的安全性、系统性、专业性和完整性。

2 网络信息时代中学会计档案管理工作的注意要点

2.1 重视会计档案管理工作

网络信息时代，一些中学对会计档案管理工作不够重视，无视对电子会计档案的管理，导致这项工作缺乏集中的统一管理，会计档案保管不符合要求。有些学校疏于对会计档案的管理，没有配备专业管理人员，结合本校的档案管理制度也没有制定，如遇上级检查也只能突击一下，平时的档案管理工作不到位。

一个单位的会计档案水平可以反映出其会计工作的水平，因此，中学各级负责人，尤其是主管会计档案管理工作的财会部门负责人，应提高对会计档案管理工作的重视，要带领部门工作人员学习贯彻档案管理的法律法规，提高工作能力，同时自己要有会计档案管理和对档案管理工作负责的意识。

2.2 提高档案管理人员的素质

中学财会人员岗位流动比较频繁，电子档案管理人员的素质参差不齐，有些人员不能适应工作的需要，使档案管理工作面临较大的困难。在这种情况下，应提高会计档案管理人员的素质，以适应工作的要求，重视对电算化会计档案的管理。认真学习、掌握会计档案管理的具体要求和办法，严格按照会计档案管理办法来收集、组卷，做到档案目录清晰、案卷标题详实、保管档案规范，方便档案的查找和利用。同时，要定期打印输出会计数据，对会计电算化系统的软件程序和文档资料进行保管，及时向档案室归还有关电算化软件的磁盘、光盘，以免丢失。

规范中学档案管理工作，根据档案工作业务量的增加，加大对档案管理工作的投入，学校相关部门要在学校财务预算中安排专项资金，用于购置会计档案所需的设备和资料，比如档案盒、档案柜、计算机、光盘刻录机及扫描仪等，改善会计档案管理工作的环境及条件。重视对会计档案管理人员的业务培训，学习《档案法》、《会计档案管理办法》和档案管理的基本知识，熟练运用与会计档案管理有关的计算机和财务软件。增强会计档案管理人员的责任心和自觉性，按照规范工作提高档案管理质量。

2.3 软件和硬件的升级要与时俱进

电子会计档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统。在科技进步的同时，信息技术的更新升级速度非常快，包括计算机财务软件的升级、硬盘存储量的加大、新编码方式的出现，导致文件格式由于老化，无法在新编码方案下读取，所以，在中学会计档案管理工作中应该及时的更新升级信息技术，做到与时俱进的升级软件和硬件系统。

2.4 实现电子档案多备份管理

网络信息时代，保证会计数据真实、准确、安全的重要措施就是电子会计档案的备份和恢复。电子档案管理人员要养成数据备份的习惯，同时为防止磁性介质磁性损坏导致数据丢失，要根据会计数据的业务量定期对档案进行检查和拷贝。会计档案管理人员应该定时对电子档案进行双备份或多备份，将备份的数据与原数据分别放在不同地点的两个会计电子档案保管室，实现电子档案备份的制度化及规范化。

2.5 注意保密工作，保护数据安全

会计档案管理工作主要是监督和保证按照学校要求生成各种档案，同时保证档案的安全保密及合理利用，学校财务会计部门应制定针对本校档案的管理制度、安全保密措施。对于具有磁性的磁盘、微缩胶片等会计档案，应当定期检查和复制，防止磁性介质中档案的丢失，有条件的学校针对档案或者会计资料可选用光盘进行复制或保存。对磁性介质档案的借阅手续进行严格管理，未经相关领导批准，不得外借，对于借阅归还的介质档案进行认真检查，防止病毒感染和数据的损坏更改。

3 总结

随着网络信息系统、电算化系统在中学财务工作中的应用，尤其是在会计档案管理中的运用，一方面给会计档案管理人员的日常工作带来了便利，另一方面也对会计档案管理人员提出了更高的要求，分析了解网络信息时代中学会计档案管理工作的注意事项，为今后的档案管理工作提供理论依据和借鉴方法，实现中学会计档案管理工作的专业化、安全化、系统化、专业化和完整化发展。

参考文献

[1]李业巍.网络环境下会计档案管理初探[J].办公室业务，2012（12）：89.

[2] 索俊颖.网络信息时代的高校会计档案管理[J].中国科技信息，2007（17）163—164，166.