基于就业背景的高职院校学生档案管理研究

宋东梅

摘 要：高职院校就是为国家培养工作在生产一线的高技术人才，主要包括生产和管理等方面的人才，所以高职院校培养学生最终的目的就是就业。所以应当如何合理地利用学生的档案为就业服务是现阶段学生档案管理所面临的最新问题。本文就是通过对学生档案信息资源共享、提高全社会档案意识等方面的研究，促进档案更好地为毕业生就业服务。

关键词：高职院校；就业工作；学生档案管理；就业服务

高职院校学生档案就是学生在校期间学习、生活等方面的真实记录，这也是学生在高职院校三年的经历，所以这部分内容是高职院校档案管理的重要组成部分。在档案中能够反映毕业生在校期间的整体素质，企业用人单位可以根据档案中所记录的内容对应聘者进行一定程度上的评价。所以，高职院校的档案管理对学生的就业具有重要作用，应当予以重视。

1 高职院校学生档案对学生就业的重要作用

1.1 搭桥作用

高职学校的学生档案就是社会上企业单位筛选人才的重要依据，它是学校与社会的之间的桥梁。高职院校的办学宗旨就是为了培养现阶段社会最需要的人才，所以高职院校与企业单位之间具有一定的共性，两者都是双向选择，这是当代毕业大学生必须面临的问题。企业单位如何对一个毕业生进行初评，就是根据档案中的内容进行判断，高职院校可以直接将学生推荐给企业用人单位，学生也可以自我推荐，不论以何种方式进入企业用人单位，用人单位都会对学生进行各方面的考察，这时毕业生的档案就起到重要作用。

1.2 宣传作用

高职院校的档案对于高职院校的办学而言也起到了重要作用。学生学籍表是学生档案的主要内容，学籍表中纪录学生在校期间每门功课的成绩以及学分，并且还记录学生的毕业设计和毕业答辩的成绩，它几乎涵盖了大学生在校期间的所有事项。这能够体现高职院校对于学生管理的合理性、科学性，对于学生的管理已经形成一个有机的系统，反映了高职院校的综合能力，这对于高职院校的办学是一种最有效的宣传。企业用人单位可以通过学生档案看出高职院校办学的成绩，体现了高职院校的综合实力，对于高职院校的社会声誉起到广泛的宣传作用。

1.3 凭证作用

高职院校的档案中包含学生在校期间所获的各种奖惩，同时也包含了学生所取得的各种发明成果、国家、省、市级证书以及一些高级工证书等，这些都是学生获得奖励的凭证。企业用人单位如何通过档案中的内容判断应聘者的能力，单纯地依靠学生学籍表上的纪录不具有强有力的说服力，但是国家、省、市级的证书足以使企业用人单位信服，这也是毕业生证明自身能力的一种最直接的凭证，这也凸显高职院校对于大学生档案管理的合理性、科学性，同时也体现了高职院校的办学实力，这同样是一种强有力的凭证。

2 高职院校学生档案管理的现状

2.1 学生档案造假现象严重

但是在高职院校中也存在这样一类人，他们对于档案的意识浅薄，为了能够顺利从高职院校毕业，从而制造假的学生档案，并在《毕业生推荐表》中填写与学生自身实际情况不符的内容，这样就会使企业用人单位产生误解，但当企业用人单位发现这一现象时，企业用人单位势必会对高职院校毕业生档案中的内容产生怀疑，从而影响毕业生的就业，这样不利于高职院校的可持续发展。

2.2 学生档案内容单一

目前，随着就业压力的不断增加，严峻的就业压力使企业用人单位对毕业生的要求更加严格，而作为主要衡量毕业生信息的档案呈现出诸多问题，如档案材料千篇一律、材料模式化、材料中口号过多等问题，档案材料的内容单一性使得材料的参考价值较低，并且材料中缺乏学生综合素质等具有重要参考价值的东西，这些是学生档案中的明显缺陷。企业用人单位面对这些参考价值较低的材料，对于毕业生的筛选更加谨慎，更加严格。由此可以看出档案材料的单一性使得档案不能有效地为学生的就业服务。

2.3 学生档案遗失屡见不鲜

在最近几年的就业中不难发现，学生档案遗失的现象常有发生，其原因主要有两方面：一是最近几年的生源各种各样，不同地区对于档案的管理各不相同，这样就对档案的管理造成了困难，也增加了档案遗失的风险；另一方面毕业生离校时随便与一些小型企业签订就业协议或者寻找一些区级的人才代理，这样给档案的管理也带来了困难，同时也增加了档案遗失的风险。可以想象一下，新生刚刚入学档案就已经遗失，这势必会给毕业后的就业带了严重的影响，所以我们一定要重视档案的管理，以免档案遗失或者出现其他状况，从而影响毕业生的就业。

3 就业背景下高职院校学生档案管理工作的有效途径

3.1 实现学生档案数字信息资源共享

开发学生档案管理系统资源其主要目的就是为了实现学生档案信息的共享。对于学生档案信息的管理一般是由多个部分共同管理，针对学生档案的管理涉及到多方面的内容，如计算机技术、办公一体化等，这些技术的应用就是为了保证档案信息的共享性，不仅能够使用人单位理解毕业生的具体情况，同时也能够使学生更好地了解企业用人单位的用人标准，这样不仅能够提高用人单位的工作效率，也能够降低学生盲目就业的风险。

3.2 充实学生档案内容

现在企业用人单位之所以不重视高职院校的档案信息，是因为毕业生的档案信息较少。为了提高用人单位对毕业生的录用率，应当保证档案信息的丰富性，应当能够满足社会就业的要求，更好地为毕业生服务，成为用人单位真正需要的人才。只有加强学生档案的管理，才能实现有人单位与学校两者对档案的关注。随着人员的不断流动，个人档案资料的信用情况越来越高，推动了高职院校档案管理的发展，同时也能为企业用人单位提高可靠的档案资料，为社会的诚信建设提高有效力量。

3.3 提高全社会档案意识

高职院校档案管理从表面上看只有学生、学校以及企业用人单位有关，实则不然，档案的管理涉及到各个方面。首先一定要做好档案管理的宣传工作，同时也要明确遵守《档案法》，提高人们对于档案的重视性，更重要的是通过实例向人们宣传档案的重要性，使人们意识到档案管理与自身的利益息息相关，并且也涉及到每个人的合法权益。管理档案的单位也应当出具一些据有说服力的单位证明，以此来说明档案对于每一位公民的重要性，这在一定程度上也能提高人们对档案资料的重视性。其次，目前国内大部分学校都是实行新生自己带着档案到大学报到，这是学校可以通过一定的方式使得学生了解档案的用途和作用，以此来提高学生对档案的重视性，同时也能减少档案遗失的可能性。

4 结语

综上所述，随着我国教育事业的不断发展，高职院校对于人才的培养也在不断增强，所以对于大学生档案的管理工作更加重要，这直接关系到学生毕业后的就业问题，应当对档案实施科学的、有效的管理，从而为毕业生的就业提供可靠的保障。

参考文献

[1]李亮，魏东蕊. 高校学生档案管理促进就业的有效性探究[J]. 兰台世界，2014，08：63-64.

[2]郭小青. 关于高校毕业生“弃档”问题的思考[J]. 内蒙古农业大学学报（社会科学版），2008，02：257-258+260.

[3]西梅. 高职院校学生档案管理中存在的问题及对策[J]. 工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2009，04：123-124.