浅析企业档案信息化建设

徐行有

摘 要：新形势是指事物发展新的态势，在新形势下，无论从哪个层面考量，档案信息化的推进都势在必行。档案工作者如何从被动服务者转为直接参与者，如何做好档案信息化的推进工作，是新形势下企业档案工作面临的重要课题。本文从企业档案信息化的必要性档案信息化建设的实施要点两方面进行了分析，对企业档案信息化建设具有积极意义。

关键词：企业；档案；信息化；建设

企业信息化是目前企业建设与发展的一个重要内容，而企业档案信息化正是企业信息化建设的一个重要组成部分。所谓企业档案信息化，是指企业在档案管理活动中，利用计算机技术，对企业所有档案信息资源进行有效采集、直至提供利用的全程管理，其覆盖了企业信息流管理的全部内容。档案部门作为企业信息收集、整理、保管和传递的中心，在大力实施信息化建设的今天，必须抓住机遇，加快档案信息化建设步伐，这是企业档案工作发展的方向。

1 企业档案信息化的必要性

1.1 企业档案信息化是企业全局信息化发展的需要

现代企业的科研生产、经营管理都完全依赖于各应用信息系统之间的数据交换，企业信息化为企业各项决策提供了可靠的信息和数据支持，使企业资源得到合理配置。目前企业信息化的主要应用系统有：MES 执行制造管理系统，项目管理系统，人才资源管理系统，ERP 应用系统等，企业的研发、采购、生产、加工、销售等各环节都依赖于各种数据的提取和使用，其中档案信息是企业科研开发、生产运营中最可靠、最直接的数据信息。因此，档案信息化的推进对企业的科研生产和运营发挥着至关重要的作用。

1.2 企业档案信息化是企业内部数据交互的需要

随着企业信息化的发展，现代企业的运营基本上是建立在应用系统之上，各应用系统会产生不同的数据，如工艺CAPP 数据、PDM 数据、档案管理系统数据、公文管理系统数据、ERP 系统数据、门户系统数据、保密管理系统数据等，这些数据及其数据交换成为现代企业运营的重要支撑。在科学技术日新月异的今天，信息技术飞速发展，企业信息化也随着科技和企业科研生产的需求不断推进。档案信息化也应紧跟企业信息化的浪潮，否则，档案管理系统将会因为无法与企业其他信息系统进行数据信息的交换而变成信息孤岛[1]。

1.3 企业档案信息化是企业科研生产对于数据的需求

1.数据量发生质变。随着信息技术的发展和企业自身业务流程的扩展，企业产生的档案数量极速增加；同时，随着企业科研、生产等各环节流转的加快，各个环节产生的档案数量也在极速增加。2.数据形式发生变化。随着三维仿真设计在各行业中的广泛应用，大量的三维数据成为企业归档文件的重要组成部分。三维数据的存储方式和利用形式都不同于传统的二维数据的管理方式。3.载体形式发生变化。随着信息技术的普及，档案载体由传统的纸质形式向各种磁介质、光介质等新型载体转变，传统纸质档案的管理方式已经无法适应现代信息技术产生的各种新载体档案的管理需求。

2 档案信息化建设的实施要点

2.1 统一目标，明确而行

企业档案信息化工作任重而道远，这就要求从领导层、管理层开始，将其纳入到企业信息化的整体规划之中，坚持技术与管理并重、档案信息化与企业信息化建设同步实施的原则。档案信息系统建设目标为：以信息化规划为指导，结合档案专业特点，立足于规范管理和提高效率，依托先进的信息技术，注重信息、业务和系统的集成，建立档案目录中心，实现档案信息资源的优化配置及信息共享，提高档案管理的工作效率和服务水平。这一目标也可形象地概括为：档案资源数字化、档案信息结构化、数据传输网络化、档案管理自动化、信息利用全员化[2]。

2.2 统筹规划，分步推进

企业档案信息化建设既然是一项系统工程，那就应该在目标明确后做好统筹规划，而总体规划的制定，必须服从企业发展战略，要根据本企业的发展战略和档案信息化建设的客观规律，制定出符合企业自身实际又切实可行的档案信息化建设的总体规划，继而制定统一的标准、措施、要求，突出重点，分层推进，分步实施，确保企业档案信息化建设工作的有序进行。这种规划方式在档案信息化建设过程中体现出了一定的优势，有了统一的实施规划，统一的制度保障，统一的技术支持，档案信息化建设开展起来就比较顺利。同时这种集中分级的管理模式也避免了资源的重复开发和浪费，节省了投资，提高了效率[3]。因此，企业在规划档案信息化建设时应从全公司角度通盘考虑，根据全公司的整体情况，做好系统需求及软硬件配置的设计和有关制度标准的制定，具体实施时则可根据自身实际，采取合理适用、经济可行的实施方案。

2.3 基于技术，创新管理

从表层看，企业档案信息化是计算机技术的应用实施过程，然而究其实质，则是一种复杂的融合了现代管理学思想的管理实施过程，其验证的唯一标准就是其实施后的成效。要保证企业档案信息化实施后的成效，就要在实施过程中让信息技术和信息管理“比翼双飞”，技术是手段，管理创新是关键。企业档案信息化建设要双管齐下，一方面利用先进的信息技术手段，减少工作量，提高工作效率；另一方面，不断创新思路，接受新事物，将有效的档案管理方式与先进的信息相结合，使其发挥最大效用。

2.4 注重管理，完善制度

凡事有法可依则通，有章可循则达。企业档案信息化建设也应遵循这个准则，以此建立一套完善的企业信息化建设标准规范体系。在遵循国家相关规定的基础上，结合工作实际，总结经验，着力开展档案信息化标准、规范的研究制定工作。坚持从管理性标准、业务性标准、技术性标准三个层面上系统规划档案信息化标准体系，先后在公司层面制订多个制度体系文件，建立一套行之有效的档案管理制度和规范。这些规章制度和标准规范体系的建立，优化了档案工作流程，有力地保障了档案信息化建设的有序开展[4]。

2.5 正确处理高效利用和安全保密的关系

档案信息系统在提供多方位、多角度、快捷、准确的用户服务，满足各类利用需求的同时，决不可忽视安全保密问题，档案信息对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用权限的。因此，档案信息化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全，其中包括档案实体安全和电子信息安全两部分。传统的档案实体安全可通过加强档案实体流动过程的监控管理予以保证；而电子信息的安全则必须针对电子信息的特点和不安全因素建立信息安全机制，通过加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，使系统及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

3 结束语

大型企业的档案信息化建设是一项复杂的系统工程，其涉及的范围广、牵涉的前端业务系统多、数据量大并且数据结构复杂，在开展档案信息化建设之前，应针对自身企业的实际情况、信息化建设的程度，进行深入的调查、分析和科学的论证，制定出档案信息化发展的总体框架、规划、具体措施、技术支撑、标准规范以及组织实施，使档案信息化建设能够规范、有序、快速地发展。

参考文献

[1]李敏. 论企业档案的信息化建设[J]. 科学中国人，2015，06：71.

[2]朱小琳. 企业档案管理信息化建设存在的问题及对策[J]. 科技与创新，2015，04：71+74.

[3]封爱萍. 加强企业档案管理信息化建设的有效策略研究[J]. 中外企业家，2015，05：208+213.

[4]杨昊. 企业档案管理的信息化建设[J]. 商场现代化，2015，03：121.endprint