在学校评建创优过程中对档案管理工作的思考

2015-10-02广东省工业高级技工学校李锦霞

办公室业务 2015年3期

文／广东省工业高级技工学校　李锦霞

文／广东省工业高级技工学校李锦霞

学校的档案管理是学习工作的重要组成部分，加强对档案的管理，可以提高学校档案的真实性、系统性以及完整性，能够有效提高教育质量和学校的管理水平，对促进学校的发展有非常重要的作用。本文对高中职院校评建创优中档案管理存在的问题进行分析，探讨相应解决措施，从而提高职业院校档案管理的质量。

学校；评建创优；档案管理；问题；解决措施

学校档案可以为各项工作的开展提供具有参考价值的信息，而且随着综合经济水平的不断提升，高中职院校的数量在不断增加，师生也在不断增加，工作复杂程度不断加深，只有加强档案管理，才能提高各项工作的质量，在评建创优过程中进行档案管理工作，可以有效提高档案管理工作质量，对学校的发展具有非常重要的作用。

一、职业院校评建创优过程中档案管理存在的问题

（一）认识程度不高。现阶段，高中职院校对于档案管理的认识度比较低，一方面，没有认识到开展这项工作的必要性和必然性，误认为档案管理就是对档案进行简单的整理，忽视了档案管理工作的重要性；另一方面，学校领导认为档案管理是管理部门的工作和职责，实际工作中，缺乏和其他部门的配合，学校领导过于重视短期效益，不了解档案管理对学校发展的重要作用。例如，武汉某高等职业学院中，没有设立独立的档案管理部门，档案管理工作和其他工作放在一起，没有专门的管理人员对档案进行管理，学生的学籍的档案就简单放在柜子里，档案信息的收集也不够准确，对档案管理工作不够重视。

（二）档案管理人员的专业素质不够。档案管理人员的专业能力和职业素质直接影响档案管理质量的优劣，目前，我国高中职院校档案管理人员的专业素质普遍比较低，这对学校档案管理产生了非常大的影响。例如：武汉某一高等职业学院中，档案管理职位是由授课教师兼任，学生和教师的档案信息收放在办公室中，授课教师的主要任务是上课完成教学要求，从事的工作种类比较多，工作压力比较大，这些教师对档案管理工作不够重视，他们不认为档案管理的重要地位，工作过程中，会将档案管理工作放在末尾，不具备档案管理的相关素质和专业知识。此外，学校评建创优比较忙碌的时候，会调动学生进行档案管理，学生不具备专业能力，档案管理中不重视工作质量。

（三）档案信息不健全。高中职院校档案管理中经常可以见到档案记录缺项的情况，主要体现在学校每个学期召开的教学工作会议缺乏完善、规范的会议纪要，学生信息是由学生自己填写，没有对学生信息进行严格核实，学生信息不具真实性，教师业务档案中的资料比较少，不能全面、准确地反映教师的基本情况。例如：武汉某高等职业学院2012届学生信息，是由辅导员集中收集，学生自己填写相关信息，一部分学生为了丰富自己的档案，就会夸大事实，学生填写的信息不具真实性。

二、在学校评建创优过程中进行档案管理工作的有效方法

（一）加强学校领导对档案管理工作的重视。学校领导的观念是提高档案管理工作质量的关键，因此，评建创优过程中，学校领导必须加强对档案管理工作的重视，从而提高档案管理人员对档案管理的重视度。针对武汉某高等学院档案管理的现状，一是要加强校领导对档案管理工作的重视；二是要将档案管理部门从管理部门中独立出来，实际工作过程中，加强各个部门之间的配合，明确档案管理责任，在评建创优中提高档案管理工作的质量，为学校的评建工作提供参考，通过评价档案信息，充分调动教职工工作的积极性和主动性，提高教学工作质量。

（二）提高档案管理人员的专业素质。提高学校内档案管理人员的职业素质和专业能力，在高中职学校中培养出一批既懂专业知识，又具有新技术接受、应用能力的档案管理人员，档案管理人员要有专职人员。针对高中职院校存在的问题，第一，档案管理人员要设立专门职位，不能由教师兼任；第二，提高档案管理人员的专业水平，充分发挥档案管理人员在档案管理中的重要作用。

（三）健全档案信息。学生和教师信息的收集，要保证准确、全面、可靠，档案管理人员要对教师和学生的信息进行核实，对于不属实的信息要及时修正，对于客观存在的情况要在档案中详细记录下来，高中职学校在进行档案管理的时候，也要严格按照这个要求，健全档案信息，只有这样才能保证档案完善。