档案室搬迁过程档案保护之我见

文／冀中能源峰峰集团马头洗选厂 崔敏侠

本单位新档案室建成后，大量的档案要从旧档案室搬至新档案室，由于搬运的档案是本单位自成立以来所有室藏的档案，包括财务档案、科技档案、文书档案，还有一些老照片、影像资料。这些珍贵的档案是本单位几代人辛勤工作的结晶，是企业的各项职能活动共同作用的结果，它综合反映企业的基本面貌和全部活动，为企业的生存与发展起着举足轻重的作用。所以，从保护档案的角度出发，对搬运档案这项工作提出了更高的要求，既要保证档案的安全，又要保证档案的完整；既要考虑遇到突发事件的处理，还要考虑档案不散落、不破损等现象的发生。在搬运过程中，如何做到忙而不乱、有条不紊，能够顺利地完成搬运任务，对于档案工作者来说显得尤为重要。因此，要做好搬运前制定周密的搬运计划，搬运中的档案保护，搬运后档案整理抢救等等各项工作。结合本单位这次档案搬迁过程中应注意的问题，以及采取的措施，谈谈个人的看法。

一、制定周密的搬运计划，做好搬运前准备

一是在档案搬运前要制定详细的搬迁计划，如：搬运的具体时间，详细的路线；搬运人员的确定，车辆的确定；搬运的数量及搬运的次数。

二是对搬运人员讲解搬迁中过程中应注意的问题，如：档案的安全与保护、搬运人员的自身安全，防止发生磕碰、遇到突发事件的处理等等。重大问题要及时向领导汇报工作，不能隐瞒。

二、搬运过程中的档案保护

在搬迁过程中档案人员的职责是：要认真做好档案的清点、包装、运输等诸环节工作，保证档案安全，杜绝档案资料遗失，全程监督指导档案搬迁过程。

档案在搬迁时要注意的事项是：1.包装时用胶带封档案柜，胶带要粘牢，档案柜要封实，防止在搬运过程中档案柜不慎被打开，碰伤人员。2.为了便于今后查找，档案柜上的编号一定要粘牢。3.搬迁中对封箱的档案柜，不得与其它办公用品混放，不得与易燃易爆和其它危险物品放在一起，坚决落实防火、防腐蚀措施。4.严格遵守国家有关档案工作的保密规定，严防泄密，所以保卫人员与档案人员要随车全程押送。5.在搬迁过程中，涉及的人员比较多，有时会非常混乱，门都是敞开的，搬迁人员在楼道走来走去，因此需要采取防盗措施，以确保小偷等闲杂人员乘虚而入。

三、搬迁后的档案保护与抢救

档案搬到新库房后，档案及档案库房的管理都会出现更多的问题，档案的整理、鉴定、保护、抢救、消毒、防虫成为工作的重点，需要档案人员去解决。

一是根据规定对所有档案进行重新鉴定。对于那些不规范的档案，要进行重新整理，发现破损及时补救；而对于那些不能重新整理的档案，要进行抢救性保护，如复印原件备查，输入电脑保存进行拷贝，最大限度地保存原始档案信息。

二是为了防止虫害的发生，对搬迁后的档案，一定要进行消毒。地板、墙面和屋顶等处有孔洞和缝隙时要封死，档案库房内使用驱虫剂对防止害虫的破坏起到一定作用，本单位采取的措施是放置樟脑丸。在使用樟脑丸时还要用透气的纸包住，避免与档案直接接触。

档案室搬迁工作是一项紧张有序的工作，在此过程中，要想做到档案的完整与安全，确保档案万无一失，是档案职能部门的职责，也是每个档案管理人员的职责，通过这次档案室搬迁，谈谈自己新的体会：

（一）领导重视，做好预案。在搬运档案的工作中，要积极争取领导的重视及有关部门的支持与配合。如调用保卫部门全程跟踪档案搬迁工作，对档案的安全保护起到了积极的作用。

（二）清点档案，做好台账。旧档案室条件简陋，档案存放于箱柜类储具里，经过人员流动，原有的标识与记号模糊不清。在搬迁前，需要清点档案，认真做好台帐，使档案案卷目录与档案实体一一对应，真正做到熟悉馆藏，摸清底数，为档案搬迁作准备。

（三）严密组织，精心实施。确定档案运输计划，对承运档案运输任务的单位提出要求，并按规定的线路运输，确保档案的安全。如果一次不能完成搬运任务，合理制定搬运次数及及每次搬运数量，充分估计搬迁工作中可能遇到的问题与难题。

（四）有效保护，做好“八防”。档案搬迁完毕后，对于档案的缺失和破损，有污渍的，档案人员要最大程度的采取各种有效措施予以保护，不能置之不理。对于库房的管理，要严格按照档案管理的“八防”要求去执行。

四、总结

档案室的搬迁这项任务，工作人员做到了有条不紊，忙而不乱，确保了档案的安全与完整。档案在整个过程中，不乱、不少、不损、不污。档案搬入到新档案室后，保管条件大大改善，更利于档案的保护。在不久的将来，档案管理水平必将会有一个质的飞跃。