探究档案数字化管理体系建设面临的困境及应对策略？

摘 要：随着社会经济的不断改革和发展，我国档案数字化管理体系建设不断深入。但是，由于我国档案数字系统在90年代以前的很长一段时间，都是采用的纸质档案管理，因此，在新时期推行数字化管理体系建设工作，必须要开展大范围的扫描机器录入工作，工作量相对较大，技术要求高。本文根据当今时代的数字化管理体系建设主要工作情况展开讨论，提出几点有利于档案信息数字化管理系统革新的方式。

关键词：档案管理；数字化；体系建设

1 档案数字化管理体系建设背景

由于我国档案信息数字化管理起步比较晚，发展速度比较缓慢，相对于西方发达国家的美国和欧洲的英国、法国、德国，档案信息的数字化水平不够高。除了各省市档案馆实现了数字化管理体系建设，而其他机关、企事业单位更多的是实现了办公自动化管理，数字化管理体系的建设却相对滞后。因此，在新时期的档案信息管理过程中，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息工作被许多单位提上了议事日程。可以说这项工作是21世纪档案管理的发展方向。

2 信息时代档案数字化管理体系建设必要性

（一）传统的档案数据管理存在的问题

在传统的档案数据管理过程中，档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，单位各部门工作人员如果想要查阅文件，需要前往单位的档案室，根据文件级目录，进行针对性的查找。这种方式不仅耗费了较多的时间，而且档案管理人员还需要将档案文件从档案柜中提取出来，通过进行实物查阅才能够读取到想要的档案信息。為了更好的利用查阅到的档案信息而进一步的进行拍照或是复印，这种情况无疑加大了档案提取的复杂性，一方面是对纸质档案多多少少会造成一定的损伤，另一方面由于利用者的各种因素，容易造成文件材料受到污染，文件材料的完整性也容易招到破坏，为了防止此类事件的发生，档案管理人员必须要严防死守，消耗大量的精力。而计算机互联网时代的档案管理系统，可以很好地革除传统档案管理中的种种弊病，工作人员如果想要调取文件，只需要登录单位内部构建好的数据信息库系统，点击鼠标便能轻松阅读文件，而且不存在亲临档案部门提取文件的问题。

（二）档案数字化管理的优势

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化形式进行存储，以网络化的形式互相连接，并利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，以实现资源共享[1]。档案数字化管理是档案部门在工作方式上的一种创新，可以提高档案管理的工作效率，为利用者带来便捷，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

3 档案数字化管理体系建设水平的困境

在现代化的档案数字管理体系建设的过程中，部分单位领导及管理层对档案数字化进程认识不足，因而，在资金投入，人员配备，业务培训等方面相对滞后。单位内部的相关设施设备的配置不能完全按照所需要的标准和要求进行完善，仅仅只为应对上级部门的达标检查。对软件系统的完整性、保密性、防火墙设置，查阅人员的分级管理等还没能形成一套行之有效的标准化模式。硬件设施设备往往存在着一定的操作困难不匹配问题。面对一方面需要投入大量的资金构建一套新型信息管理系统，另一方面需增配人员加强信息安全管理和系统维护，以防止信息被篡改丢失以及严重失密。在加上需要进行档案数字化的单位往往都存在几十年的一个时间积淀，档案数字化的实施将面临工作量大，耗时长的局面。[2]档案数字化过程中要求对选用电子文件格式具有一定的标准性，有较好的通用性和可移植性，选用电子格式的支持软件应支持数据从专用格式中方便地移出以达到利用，又要保持档案原貌。这势必给部门领导和档案管理人员提出了一个新的挑战，档案管理人员需要进行计算机应用新技术、新设备、新方法等的再学习培训才能够掌握和运用现代档案数字化管理的技能。

4 提升档案数字化管理体系建设水平的有力措施

（一）细化文件信息的分类和处理

为了实现档案数字管理的电子化和信息化，首先要做的是按照年代的顺序，将这些文件分门别类的检索出来，然后按照要求整理成以“每个月”为单位的数据信息处理小组。但是，在实际进行档案数字化信息操作的过程中，往往会存在着一些实际的困难。档案文件数字化扫描过程中，对文件的纸张“完整”、“光滑”性有比较高的要求，而很多档案文件由于年代久远，导致纸张泛黄，扫描的时候相当容易“卡机”。

（二）落实好数字化管理的各项要求

为了使档案数字化工作标准、规范，最终达到档案信息共享的目的，国家档案局于2005年发布了档案行业标准——《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005），规定了纸质档案数字化的原则、基本环节以及档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等主要技术要求。各单位都要按照《规范》原则，结合本单位的实际情况认真落实好各个环节的工作，以适应本单位档案数字化建设的要求。

（三）加强档案数字化加工场所的监管

数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。防止档案实体受损、丢失[3]。

（四）定期检查，确保扫描质量

在档案扫描工作中，如果前期的档案整理不够规范，在扫描时扫描人员为了追求速度，很容易忽视原件的内容出现漏扫多扫等情况，所以对于每一个工作日中，系统扫描完毕的档案文件副本，应该采取定期检查的方式，检查档案扫描是否完整，将扫出残页的部分挑选出来，并且将它们重新扫描，然后将扫描文件完整的整理在一起。为了确保档案信息的凭证、参考作用，因此，提高当今时代背景下的档案数字化管理体系的稳定，提高档案信息文件的扫描质量，必须要将“定期检查”固定下来，形成一个稳定的检查制度，从细节上量化数字化的管理水平。

5 结束语

单位内部的档案数字化管理工作是一项艰巨而复杂的工程，需要工作人员抱以“认真”和“负责”的态度，开展每日的文件扫描，信息录入和信息库的编辑和整理工作。单位的档案信息化管理系统不仅是一项容量庞大的数据库系统，还是一个需要实时优化的系统，档案数字化管理对于单位的发展和建设及各个部门工作的顺利开展，都有着重要和深远的影响。在网络信息化和文件资料数字化的时代，档案管理部门领导必须要高度重视数字化档案信息的推进工作，用新式的互联网思维武装自己，通过不断地革新和深入的发展数字化系统，推动单位内部档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

参考文献

[1]张照余：档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001：94-99

[2]李泽锋：《档案数字化的电子格式研究》，《档案学研究》，2004年第5期：51-55。

[3]国家档案局：《规范》2014年7号

作者简介

闵莉（1964-），女，汉族，大专，中级，研究方向：文书与业务档案管理。