浅谈档案数字化管理的优势与弊端

季珍娟　赵国云

摘 要：信息时代的到来，目前，档案管理工作也不断应用这项技术，大大降低了管理人员的劳动强度，提高了工作效率，实现了很多传统管理无法比拟的优点，本文就这些优点进行重点分析，同时对其存在的问题也进行了深入地分析，同时提出了有针对的建议和措施，从而实现档案管理工作的进一步提升。

关键词：数字；档案；管理人员

1 引言

现代信息化技术的发展，不断推动着数字化技术的应用，档案管理工作是一个系统性很强的任务，需要大量的人力资源消耗。随着数字技术、信息技术不断应用到这个领域之中，档案管理工作不断降低工作人员的劳动强度，提高了工作效率，实现了档案管理的无纸化、集约化的方式。但是这种数字化的档案管理模式还是存在一定的问题，下面就针对其主要优势和问题进一步讨论分析。

2 优势

（一）立卷方式更加到位

单位的主要业务科室在档案立卷问题上在过去的条件下一直存在很多问题，例如立卷不及时、很多的档案材料提供不够系统，不够完整，但是随着现代数字化档案的建设，各个业务科室可以将有关的材料进行分类处理之后进一步通过网络传给档案管理人员，档案管理人员在根据提交方的初步分类，整理材料，实现对各类档案立卷的有效性，在档案材料的完整性、系统性方面有了更加坚实的技术保障。

（二）工作效率更加提高

在以前的档案管理中，业务科室提交档案需要在上班时间去档案室提交。很多时候多个部门都去档案室，但是档案室的管理人员人数毕竟还是有限的，不能同时接受多个部门的档案提交工作，因此，需要一个一个来，整体的档案提交的工作效率大大降低，随着现代信息技术的发展，档案资料的提交只需要通过网络系统便可以完成，大大提高了档案提交的工作效率。各个业务科室在提交材料的时间上也没有了具体的限制，随时随地便可以提交材料，方便了相应的工作需要。同时这种网络提交的档案管理系统将进一步实现了业务科室对材料的初步处理，这种初步处理将大大提高档案室工作人员的工作效率，他们在后期的整理工作中将正确、及时地处理这些材料信息。

（三）查阅检索根据方便

随着这种数字信息化的档案管理工作，档案材料进入电脑之中，实现的电子化、无纸化的管理方式，这些也进一步降低了档案查阅工作的方便程度，在查阅相应档案的时候只要有查阅权限，在自己的权限范围下，进行有效检索，只要轻松敲击鼠标便可以实现，大大降低了传统查阅档案的繁琐，降低的档案室管理人员的工作强度，他们只有对整个检索系统进行有效维护便可以轻松实现查阅管理工作。

3 存在的问题

这种数字信息化的档案管理方式有着十分便利、快捷的优势，在工作效率、时间安排方面存在很多方便之处，但是由于这种管理方式还处在发展阶段，很多技术也是不够稳定，很多的管理还存在问题，影响其发展的进度。

（一）档案材料网络传输的不安全性

现在的网络时候，存在很多的电脑高手，他们经常性地对自己感兴趣的资料进行网络攻击，获取其中有价值的信息，各个单位的档案一旦通过网络进行传递之后，就给这些电脑黑客带来很多机会，造成单位的业务材料的流失，这种材料流失将直接影响企业单位的经济利益。目前，数字信息化的档案系统在信息保密工作中还是存在很多漏洞，信息传送的安全性不能得到保障。

（二）存储空间有限将直接影响档案管理的有序性

传统的档案管理需要有房间存储那些纸质的档案材料，数字信息化的档案管理需要的电脑内存和空间，但是毕竟我们在电子档案的管理中，档案资料是逐年增多的，存儲空间毕竟也存在有限性，这也是影响档案管理的有序开展，目前出现了基于网络空间的云空间技术，但是对于一些单位的核心档案、机密档案在云空间的储存还是存在很多风险的。存储电脑一旦出现问题，与传统的档案管理方式不同的，也是致命的就是当存储电脑出现问题，不能打开之后，造成一些数据信息的丢失，这样将降低这种数字信息档案的可靠性。

（三）电子化、纸质化的两重保障，将进一步降低工作效率

基于数字信息管理存在一定问不可靠性，很多单位在进行电子化档案管理的同时，还在同步实行传统的纸质化的档案管理工作，这种两重管理一方面保证了档案信息的安全可靠管理，另一方面大大降低了档案管理的工作效率，管理人员的工作量不但没有降低，反而增加了。

4 改进建议

在数字信息化的档案管理工作中，需要从软硬两个方面进行有效管理，下面提出一系列的有针对性的建议：

（一）硬件方面

首先在存在空间方面需要有针对性的加强，不断扩展单位的电子化的存储空间，增加储存空间的可靠性和安全性，不断加强安全密钥的管理，实现定期进行网络查毒，及时补上电脑中的安全漏洞等。对档案室的建设不断投入资金，在各种硬件方面不断加大投资力度，增强硬件设施的可靠性，这样才能进一步避免整个电脑储存空间存在一定的问题。

（二）软件方面

数字信息化档案管理工作的软件就是人员的管理。加强人员的技术培训需要进一步加强，这是此项工作的主要软件建设，档案室的工作人员存在人员老化、知识结构单一，缺乏信息数字化的技术培训，因此，开展有针对技术培训工作是提升该项工作的主要方式之一。在培训内容不仅需要有专业的技术方面，还要有相应保密意识的教育，同时，也要对档案管理的责任心、仔细程度进行有效管理。同时，不断提高管理人员的工作积极性，在物质和精神两个层面进行有效管理，不断鼓励管理人员的工作热情，这种工作态度将直接影响他们从事工作的效率。

5 结语

随着信息技术不断应用到档案管理工作之中，在工作的便利程度等方存在很多优势，同时还有一定的问题，这种问题的解决需要在软硬件上不断加强管理，实现数字信息化的档案管理工作的有效开展。

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