人事档案管理在人力资源管理中的作用

摘 要：人事档案是人力资源管理的重要组成部分，人力资源管理是指在人本思想指导下，运用科学的方法进行合理的组织、培训与调配，对组织内外相关人力资源进行有效运用，使人力、物力能够保持最佳的比例满足组织当前及未来发展的需要，从而能够更好地实现组织的目标。

关键词：人事档案管理；人力资源管理；作用

人力资源管理的目的是优化资源配置，知人善任，将员工分配到合适的岗位上去，这个过程中不仅需要尊重和重视人才，更需要了解和熟悉人才，除了对人才的当前表现进行考核和评价之外，也需要对人才的过往经历和工作表现进行全方位的了解，而这离不开人事档案的信息支持和共享，科学的、有效的人事档案管理可以帮助组织进行人力资源的优化配置。组织在进行人力资源配置时，可以充分根据人才的专业、能力和特点，使其从事最适合的工作岗位，并促使人才在不同的部门、岗位和组织之内进行合理的流动，促进组织单位的迅速发展。另外，通过对人事档案的分析和了解，有助于组织了解本单位人才总体的状态，结合组织未来发展的实际需要，制定科学、合理的人才需求计划和招聘标准。可见人事档案工作的成效直接影响到组织人力资源管理的效率。目前，由于各方面因素的影响，我国传统的人事档案管理滞后于经济社会的发展和现代人力资源管理的需求，人事档案管理工作改革势在必行。

1 创新人事档案管理理念，保障人事档案知情权

人事档案中的很多信息和材料都是由个人来填写和签名的，这些信息属于公开的信息资源，应该取之于民、用之于民。但是，为了保证人事档案信息的机密性，现行的人事档案管理制度规定任何个人不得查阅与本人有关的人事档案信息资料。因此，长期以来人事档案一直处于比较神秘的地位，尽管每个人都参与了人事档案的建档工作，但大多数人对人事档案的价值和作用是陌生的，这也是社会上很多“死档”现象发生的主要原因。随着社会发展和进步，以及公民知情权的不断提高，现代人对人事档案的信息需求不断增加，对于人事档案管理者而言，要树立现代社会的档案服务意识，拿捏好人事档案适度公开和机密安全的尺度，一方面向本人或者组织适当公开人事档案信息，提高档案信息的流动性，提升人事档案的价值。例如个人的学历层次、党龄、职务、年龄等资料都可以进行公开。另一方面，也要保护好组织和个人的档案隐私权，例如组织对个人的处分、考察等资料，以及个人身体状况的隐私要绝对保密。

2 加强人事档案的时效性、完整性和真实性

人事档案是单位在长期的人事管理活动中形成的、能够反映人才个人情况、工作表现、德能勤绩等诸多方面的内容。人事档案资料要具备完整性，不然就无法从档案信息中来了解人才的能力、特点和工作表现等事项。然而，在一些机关事业单位中，人事档案资料过于简单，有时只有员工的一些基本资料，例如姓名性别、籍贯住址、学历层次、工作经历、家庭成员等资料，缺乏最主要的对工作业绩和工作表现的描述，这样的人事档案价值大打折扣，对人力资源管理的作用式微，也无法成为选拔和任用人才的重要依旧。因此，需要人事档案部门加大对档案资料的补充，建立完善的档案资料搜集、登记和整理制度，将散落在各部门的、有价值的额档案资料及时收集起来，保证档案资料的完整性。同时要加大对档案资料的审核力度，如果人事档案资料不真实，将无疑是废纸一堆，不仅起不到优化人力资源的作用，反而会降低人才配置效率。而且越是年代久远的档案资料，失真的可能性就越大，因此人事档案工作者要提高档案资料收集的效率，及时更新个人材料，增加近期人员培训和绩效表现的材料。

3 提高档案管理人员的素质

人事档案管理是一个专业性很强的工作，需要档案工作人员具备较高的政治素质、扎实的专业知识、踏实的工作作风。因此，必须加强人事档案人员队伍的思想建设和业务建设，而且随着互联网的发展和普及，计算机和网络技术在人事档案工作中的应用十分广泛，新的档案管理方式也不断涌现，人事档案从业者要熟练掌握计算机技术，熟悉网络环境下如何进行人事档案资料的收集、整理以及保密工作。这些都对档案管理人员提出了新的要求和挑战。一方面，需要档案从业者提高服务意识，改变坐等上门的传统思维，积极与各部门沟通和联系，提高各部门对人事档案工作重要性的认识，及时、完整的获得各种有效人事档案信息；另一方面，单位要加大对档案从业人员的培训，提高人事档案管理工作人员的综合素养，不断充实有经验、责任心强的高素质人才到档案管理队伍中，特别是要重点招聘一些懂得数据系统开发、设计和分析的人才，使得档案管理工作走向网络化、标准化的道路；同时加强对现有档案从业人员的培训力度，提高其档案管理的专业知识和技能，最终使人事档案工作为人力资源管理和为高层的决策提供更好的服务。

4 利用先进手段对人事档案进行现代化管理

随着网络时代的到来和网络技术的不断提高，传统的手工档案管理模式越来越滞后于时代发展的需要。当前的人事档案管理已经步入了自动化、网络化的时代，利用计算机，档案管理人员可以将海量的资料存入电脑，建立数据化的档案资料。单位要为档案管理人员配置数码照相和扫描等仪器，方便档案管理人员迅速及时的处理档案资料，不仅能提高工作效率，也会大大减轻档案人员的工作强度。当然，网络是把双刃剑，在给档案工作带来巨大便利的同时，也使得档案工作面临巨大的不安全状况。有的档案管理人员缺乏必要的网络安全意识，也不懂得如何对人事档案资料进行加密和保护，造成一些重要的档案资料泄露，给个人和单位带来安全威胁；有的档案管理人员工作责任性不强，由于操作不当或者版本问题，造成大量电子资料无法阅读。因此需要组织建立完善的档案使用制度，对重要电子资料进行保密存放，给专门档案管理人员配置密码和权限，其他人未经许可不允许接触装有人事档案资料的电脑。

5 创新服务方式，构建信息化平台

虽然很多单位都使用了组织人事信息管理系统，人事档案实现了信息化管理，但由于人事档案信息管理系统是不允许接入公共网络的，只是在组织人事部门内部进行数据共享，其他人员和部门无法登录也禁止访问，使人事档案信息管理系统成为信息孤岛，提供人事档案信息利用的方式基本上还是“你查我找，你需要我提供”单一的服务方式。为推进人事档案工作向“资源建设型”、“服务网络型”、“开发利用型”转变，必须加快人事档案信息网络化步伐，以实现网络化为切入点，建立档案信息数据库和管理系统，建立由编研成果目录、专题目录、档案目录等组成的索引目录数据库，实现信息的海量存储、长期积累和有效更新，并保持档案的动态性。同时创新服务方式，通过网络建立统一的信息交换与共享平台，让每个部门定期将档案信息进行上传，由系统的管理员对各个学校分散的档案资源系统进行优化组合，利用网络平台使利用者能够足不出户方便快捷地查找到所需要的人事档案信息，实现人事档案信息资源有效共享，为人力资源管理提供真正所需的全面服务。

6 结束语

人事档案是我国人才主要信息的来源，是组织单位知人善用、选拔人才的重要手段。在提倡服务型社会建设的今天，我们要充分发挥人事档案管理的积极作用，把档案工作延伸到发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，促进人力资源健康、和谐的发展。

参考文献

[1]李文龙. 人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J]. 价值工程，2013，17：142-143.

[2]杨丽丽. 浅议人力资源管理中的人事档案管理[J]. 才智，2014，28：339.

作者简介

谢奕青（1975-），女，泉州，馆员，研究方向：档案管理和人力资源。endprint