运用Excel构建出入库系统

2015-09-13王宇长河北建投水务投资有限公司财务管理部石家庄050000

中国管理信息化 2015年13期

关键词：维修中心数据录入出入库

王宇长（河北建投水务投资有限公司财务管理部，石家庄 050000）

运用Excel构建出入库系统

王宇长
（河北建投水务投资有限公司财务管理部，石家庄 050000）

本文以手机售后维修业务为例，通过对手机售后维修机出入库管理的需求分析，依托手机售后维修流程，介绍如何运用Excel设计手机售后维修机出入库系统，旨在提高通讯产品及PC产品售后维修中心的管理效率和管理水平。

Excel；出入库系统；模块设计

近年来，随着手机售后维修行业的竞争加剧，管理的精细度显得越来越重要。无论是单个网点、区域服务中心或省总服务中心，管理者都希望可以通过电脑或手机，实时了解维修中心的维修机出入库情况，追踪每一台维修机的维修状态；通过对维修机的故障分析统计物料需求，以制定合理的物料采购计划，保持合理的物料库存。管理者还希望每月统计员工的绩效清单，以方便计算业绩奖金；员工也希望利用系统查询和追溯查找自己的工作内容，以从容应对客户或供应商的询问查证。因此，构建手机售后维修机出入库系统，对手机维修过程进行严格的管理和控制，避免维修机库存积压，有助于提高手机售后维修中心的管理效率和管理水平。

1　手机维修流程

对于手机售后维修主体来说，无论组织架构如何设计，维修流程大体相似，可简单归纳为如图1的流程。

图1　维修流程

修好的机器与送修流程相反，由库管或工程师返回给受理人员，再由受理人员通知用户或客户取机，并将维修工单交信息人员录入系统。

2　系统结构设

建立一个Exce1工作簿，命名为“手机售后维修机出入库系统”，在其中建立3个工作表，其中：基础信息、数据录入、数据统计，3张表分别为系统的3个模块。基础信息表主要用于定义手机编码、手机品牌与型号等信息，为数据录入模块提供方便。数据录入模块顾名思义就是录入维修机出入库等信息，及时登记手机维修状态，利用VLOOKUP查找引用函数和Exce1的数据有效性功能提高键盘直接录入速度。数据统计模块是在数据录入的基础上，利用Exce1的数据透视表功能进行数据的多维度出入库统计，如统计期间维修机的总体出入库情况，保内与保外结算单据情况，工程师维修数量情况，并可实时输出相关统计信息。

3　系统模块设计

3.1基础信息模块设计

在基础信息工作表的第1行输入表1中的对应列的信息字段。

表1　基础信息工作表

手机编码是为了在数据录入时使用方便，使用者可以根据自身管理需求和使用习惯进行自定义，但一个手机型号的编码必须是唯一的。

3.2数据录入模块设计

在数据录入工作表的第1行输入表2中的对应列的信息字段。

表2　数据录入工作表

（1）将B、N、O、P列设置为日期格式，录入时只需录入数字格式即可生成日期。

（2）在E、F列输入VLOOKUP查找引用函数，D列录入手机编码后，E、F列即可生成对应的信息。先在单元格E2、F2分别插入VLOOKUP函数，并编辑为E2=VLOOKUP（D2，基础信息！SBS1：SDS5000，2，FALSE），F2=VLOOKUP（D2，基础信息！SBS1：SDS 5000，3，FALSE），然后对单元格E2、F2分别下拉拖动复制公式函数到5 000行（范围根据业务量大小自定义下拉拖至终至行）。

（3）G、I、J、K、L、M列利用Exce1的数据有效性功能，设置为选择性输入，录入时只需在单元格的下拉菜单中选择录入。如G列，单击“数据”菜单，选择“数据有效性”选项卡，在“设置”的“允许（A）：”中选择“序列”，在“设置”的“来源（S）：”输入“银色，白色，灰色，…”。I、J、K、L、M列依据内容按G列方法设置，也可参照上述（2）添加到基础信息模块利用VLOOKUP查找引用函数进行设置。

（4）H列入库（接机）数量和Q列出库（返机）数量始终设置为“1”，是为了在数据统计模块计算数据。

3.3数据统计模块设计

数据统计模块的数据来源于数据录入系统，利用Exce1的数据透视表功能进行设计。

（1）进入数据统计工作表，单击“插入”菜单，选择“数据透视表”选项卡，进入“创建数据透视表”界面，单击“表/区域（T）：”后方框，选择“数据录入工作表A1：Q5000”即可，便显示为“数据录入！SAS1：SQS5000”，然后单击“确定”。

（2）接着进入“数据透视表字段列表”，根据统计目的将“选择要添加到报表的字段”分别拖拉到“报表筛选”、“列标签”、“行标签、”“Σ数值”区域。此处将“品牌名称”、“客户类别”、“手机型号”、“返修性质”、“主要故障”、“向客户返机日期”及“接机日期”拖入“报表筛选”区域；将“工程师”拖入“列标签”区域；将“受理员”拖入“行标签”区域；将“入库数量”、“出库数量”拖入“Σ数值”区域。

（3）再次回到数据统计工作表界面，分别右击“计数项：入库数量”和“计数项：出库数量”，选择“值字段设置”选项进入编辑界面，选择“汇总方式”中“求和”。

通过上面3个步骤，数据统计模块设计就完成了，当新的数据录入时，只需右键点击“数据统计模块”中的工作区域，选择右键菜单中的“刷新”即可完成更新数据统计。需要查询统计数据，选择左上部分“报表筛选”中的筛选条件即可，对于查询统计的结果，可以复制保存。