浅谈档案管理中双轨管理模式的必要性

白凤玲

摘 要： 随着信息产业和电子科学技术的飞速发展，电子档案的出现给传统档案管理带来了强烈冲击。本文通过对电子档案和纸质档案特性的详细比较，提出档案工作中实行双轨管理模式的必要性。

关键词： 电子档案 纸质档案 双轨管理模式

随着计算机技术和网络技术的不断发展和进步，电子档案的出现，给档案工作开展带来了前所未有的机遇和挑战，使未来档案管理走向纸质档案和电子档案并进的档案管理模式。目前，档案主要载体形式主要包括两大类：

1.纸质档案和电子档案

1.1纸质档案：所谓纸质档案就是以纸张为记录载体的档案。这是我们日常工作生活中最常见的档案载体形式，在现行档案管理中仍占据重要地位，比如：企事业单位在生产过程中产生的各种文件资料，公司下发的各种“红头文件”，生活中的各类获奖证书、信函、证明等。

1.2电子档案：这是随着网络技术和计算机技术的发展而随之出现的一种新型档案载体形式，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在虚拟网络上进行传输和存储的文件。

2.纸质档案和电子档案的特性比较

2.1原始性、凭证效果不同

纸质档案记录的内容信息来自于人们的工作和生活，是客观的、可靠的，是经得起历史考证的原始信息；它记录的信息不易被修改，是第一手资料，具有一定法律凭证效果，而且是可以直接阅读的。

电子档案必须依赖现代科学技术和设备才能利用和阅读，且易于修改和复制而不留痕迹，从而无法确保记录信息的原始性，使电子档案的真实性、凭证性受到质疑，档案的可信度下降。

2.2信息容量和载体寿命不同

纸质档案在信息存储方面具有占地大、容量小的特点，需要专门档案库房进行保管；而且纸质载体稳定，只要保护措施得当，就可以保存几十年、上百年甚至更长时间。

电子档案以占地面积小、信息存储量大而具有明显的优势，但电子档案的载体材料通常是磁性物质，不稳定且寿命较短，较长时间的保存对电子载体来说难免老化变质，且随着技术不断进步，软、硬件的更新换代，使电子档案变得无法识读，不具备长久保存的条件。

2.3归档方式不同

纸质档案的归档是处理部门在处理完文件资料后，将其中具有保存价值的文件收集齐全，并按照文件之间的相互关联进行分类、整理后移交档案部门的过程。

电子文件的归档可采用向档案部门移交光盘等磁性载体或按照电子档案归档要求，从网络上归入档案部门规定的地址。

2.4服务利用方式不同

纸质档案的利用是通过人工查找方式实现的，效率低、速度慢。利用者对档案原文的检索利用仍要到档案馆进行，档案工作人员需到档案库房中查找纸质档案，利用人再办理借阅手续。此外，纸质档案的利用还要受到开闭馆时间和档案馆地点的限制。

电子档案的利用是通过网络实现档案信息的检索、传输、浏览、下载和打印，满足利用者的各种需求；利用者对电子档案的查询和利用不受时间和地域的限制，电子档案信息流动于网络上，实现资源共享，检索效率高、传播速度快，同时减轻档案工作人员的部分工作量。

2.5管理、维护方法不同

纸质档案管理主要是库房管理，主要指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等“八防”工作，要做到定期检查。

由于电子档案载体信息存储量大，且占用空间不大，因此对环境条件的要求更高，除了做到上述“八防”工作以外，特别需要对库房的温湿度进行严格控制，并配备防紫外线、防强磁场等设施。必须进行定期检测，应每年定期检测一次，可采取抽样方式进行；首先，进行外观检测，确认载体表面是否有物理损坏，其次，进行逻辑检测，对载体上的信息进行读写校验。

2.6人员素质要求和资金投入不同

电子档案的管理、开发和利用需要更高素质的档案管理人员，更需要一批素质较好的“档案专业”和“信息技术”兼具的复合型人才。同时，电子档案的管理、开发和利用离不开计算机软、硬件的支持，各类硬件及网络设施、软件开发的投入都需要大量经费，因此电子档案在设备和技术方面都离不开强大的资金支持。

3.结论

3.1通过以上对纸质档案和电子档案的特性比较，不难看出：电子档案的出现并不能实现纸质档案具有的原始性和凭证性，电子档案近期是不可能取代纸质档案的，但是电子档案具有许多纸质档案无法企及的优势，在未来一段时间内两者必然是长期并存、协同发展的。

3.2在档案实际利用过程中，纸质档案在先，出于利用和存储方面的考虑可形成电子档案，即纸质档案的数字化。既方便、快捷地满足用户的利用需求，又保护档案原件，一举两得。另外，在文件资料进档案馆归档时，除了归档纸质文件外，还要做好电子文件的归档，形成纸质档案和电子档案共存的格局。

所谓双轨管理模式就是纸质档案和电子档案两种载体并存的管理模式，达到既可长久保存，又方便利用的目的。

4.结语

在网络技术和信息技术飞速发展的今天，实行档案双轨管理模式是档案发展和科技发展的必然趋势。在实际档案管理工作中，通过建立双轨管理模式，使电子档案和纸质档案形成优势互补，两者相辅相成、取长补短，才能使档案发挥更大利用价值，更好地为经济发展、为社会服务。

参考文献：

[1]陈立波.电子档案与纸质档案的特点比较研究[J].黑龙江档案，2014（2）.

[2]冯华.信息化时代纸质档案和电子档案长期并存的思考[J].科技创新导报，2011，3.