对中小企业档案馆数字化建设的调查与分析

白凤玲

摘 要： 数字档案馆是信息时代的产物，指的是互联网时代下的档案馆形态，档案馆数字化建设是现阶段档案馆发展的必然方向。

关键词： 数字化 档案馆 档案信息

目前，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的广泛关注，数字档案馆的建设与发展，给传统的档案馆带来了强烈的冲击和挑战。档案馆数字化建设的最终目的是通过档案馆档案信息资源的有效整合，实现档案信息资源的有效共享，提高档案信息资源的利用率。

一、数字档案馆的概念、优势特征

数字档案馆就是“在档案文件标准化和电子计算机及其网络管理的环境中，实施档案的数字化储存、管理、维护与传输、利用服务的档案馆”。也就是说，数字档案馆借助于现代信息技术和设备支持，实现数字信息的传输、处理和获取。

数字档案馆的优势特征：（1）档案信息数字化。数字档案馆把馆藏各类档案信息通过各种信息采集设备转换成数字信息存储起来。（2）档案信息传输网络化。数字档案馆通过网络技术和特定软件，将时空上分散的档案馆、室联结成一个庞大有序的信息空间，在网络中实现档案信息的检索、传输、浏览和下载。（3）档案信息存储海量化。数字档案馆可采用光盘、微缩等技术，海量存储档案信息资源，传统档案馆存储的主要是纸质资料，存储空间有限。（4）档案服务现代化。用现代化的电子计算机和网络技术的服务方式取代传统的手工查找服务方式。（5）档案信息共享化。利用者对数字档案馆的查询和访问不受时间和地域的限制，档案信息流动于网络上，实现了资源共享。（6）档案管理自动化。数字档案馆利用多种现代信息技术，实现档案信息的检索、传输、下载，并且对馆内各种相关数据进行自动统计，取代了传统的人工统计方式，为利用者提供了更方便、快捷的服务，为档案馆工作人员减轻了工作强度。

二、中小企业档案馆数字化建设面临的一些问题及对策

1.资金问题

资金问题是建设数字档案馆的最关键问题，因为数字档案馆建设是一项需要大量资金投入且不能立竿见影的工作。各类硬件及网络设施、软件开发及进行数字化的投入，都需要大量的费用，这就很容易造成企业对数字档案馆建设投入不足。数字档案馆建设是企业跨部门、跨行业的系统工程，必须由公司领导统一规划、组织协调。

2.安全问题

档案信息安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面，其安全隐患主要有三个方面：一是计算机病毒，二是计算机黑客，三是人员工作失误和设备故障。因此，档案馆数字化建设中必须采取一系列技术措施并制定相应的管理制度，保证主机安全、网络安全和数据库安全。

3.从业人员问题

由于数字档案馆里信息技术的广泛应用，使档案馆工作人员逐步向“专业型”转化，更多地需要一批素质较好的“档案专业”和“信息技术”兼具的综合性工作人员，要求档案工作人员与时俱进，不断地更新知识，适应“角色”的转换。

三、中小企业档案馆数字化建设现状及未来分析

中小公司的档案馆馆藏一般以纸质档案为主，虽然采用计算机进行档案管理已有多年，但利用者对档案原文的查询利用仍需要到库房中进行，这种方式还是传统档案馆的形态。或者有的企业通过内部的OA系统初步实现了局域网上的档案信息检索、资料用印、档案借阅等一系列流程的网络化，但是纸质档案的数字化工作未真正展开，利用者无法通过网络获得所需的档案信息资源。大部分中小企业在迈向建设数字化档案館的道路上才刚刚起步，未来还有大量的工作需要档案工作人员去做，重点集中在以下几个方面：

1.加强档案馆数字化方面相关知识的学习

数字档案馆是一种全新的档案馆管理模式，是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，对人才队伍素质的要求是具有较全面的知识结构、敏锐的信息意识、良好的职业道德、较强的信息处理能力，这就对档案从业人员提出了更高的要求。

2.强化档案馆人员服务意识

档案馆数字化建设的最终目的是通过档案馆档案信息资源的有效整合，实现档案信息资源的有效共享，提高档案信息资源的利用率。所以其最根本的目的是为利用者提供更方便、高效的服务，应将最基本的检索服务放在首位。随着数字档案馆的不断发展，提供知识型、智能型等高端服务无疑是一种方向。

3.建立档案信息传输的数字化平台

包括软硬件基础设施的购置、应用系统平台的构建开发。实现实时数据的在线归档，档案管理人员通过客户端的文件管理、档案整编、档案管理、动态管理、系统维护等模块，实现对档案数据库的操作。

4.加速档案信息资源的数字化进程

对馆藏传统档案进行数字化加工，是现阶段数字档案资源的重要来源，同时是一项庞大而繁重的工作，但其也不是指将全部纸质档案数字化，而是综合考虑企业资金等多方面实际因素，针对有价值的、重要的、有利用率的档案，因地制宜地开展数字化工作。

综上所述，数字档案馆不仅可以大大提高工作的质量和效率，而且可以达到档案信息高效利用、资源共享的目的。同时，我们要意识到：数字档案馆并不会成为传统档案馆的替代，数字档案馆实际上是传统档案馆在部分功能上的补充和延伸，只有数字档案馆和传统档案馆相互之间形成优势互补，档案馆的功能才能真正实现强大，才能以更高的工作质量助力于企业的发展。

参考文献：

[1]何丽明.关于档案馆数字化建设的几点思考[J].机电兵船档案，2010（4）.

[2]王主玉.浅谈数字档案馆区别于传统档案馆的特征[J].科教文汇（下旬刊），2011，3.

[3]邱迎莹.数字档案馆建设初探[J].才智，2009，8.

[4]潘世红.浅谈数字档案馆建设中应注意的几个问题[J].档案学研究，2013，7.