如何加强工程建设项目档案管理工作

孙文靖

摘 要： 本文就当前档案作用日益突出的工程项目档案管理存在的问题进行认真分析，并提出做好工程建设项目档案管理工作的相关建议及解决对策。

关键词： 工程建设项目档案 存在问题 解决对策

工程建设项目档案是指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。随着各地新一轮城市建设的大发展，工程项目建设档案的管理问题日益引起社会的广泛关注。完整、准确、齐全、系统的工程项目档案不仅能满足项目本身管理维护的需要，而且能为城市建设及改造提供准确的依据和凭证，减少不必要的人力、财力和时间的浪费。因此，如何加强工程项目档案管理工作可以说是刻不容缓的。本文在分析目前工程建设项目档案管理工作存在的问题的基础上，提出一些建议及对策。

一、存在的主要问题

1.缺乏有效的档案管理组织，对工程项目档案工作重视不够。

目前，在很多项目中，还没有建立固定专职性的档案管理组织。主要表现为：档案工作人员不固定，一般不设专职档案工作人员，兼职的也不固定，造成职责不清，兼而不顾，工作不到位，甚至存在无人管理的现象。另外，一些单位的领导往往只重视抓经济效益和工程质量，同时由于项目部不是固定常设的编制单位，不少施工项目部从项目经理到部门领导档案意识薄弱，片面认为只要把工程搞好就行了，忽视工程档案管理工作。

2.管理规章制度不健全，档案整理人员素质偏低。

某些工程单位没有建立健全档案管理制度，没有实行工程中的档案质量否决制。他们对工程工程进度和质量有严格的制度要求，对档案资料的形成、收集、积累、整理和交接没有制定相关管理制度加以保障，导致归档材料不完整、不齐全。有些工程建设单位、施工单位临时抽人整理立卷。这些人没有参加过档案专业知识培训，不能做到科学分类和整理立卷，使得移交档案馆的重点工程竣工档案质量低。有的档案进馆后，还要重新拆卷返工，浪费了人力、物力、财力。

3.在工程项目建设过程中没有指定一个主要责任单位按照“四同步”原则，负责检查指导各阶段和各部门文件材料收集、积累情况。

大部分工程建设项目都具有建设工期长、专业涉及多、建设队伍流动性强等特点。如果没有指定责任单位不定期检查和指导档案工作，每个施工单位只负责自己那部分工程的施工档案；当工程竣工时，基础工程已完工了几个月甚至一、两年，其施工资料残、缺、脏、乱，甚至杳无踪影的不为少见；若出现资金、质量等问题，则会延长工期，由此造成档案的不完整、不齐全。

4.没有及时将工程项目建设过程中的档案管理责任纳入相关合同中，使得部分合作单位缺乏必要的法律约束，导致档案管理意识淡薄，材料收集不全。甚至有些工程的竣工验收根本都没有把档案的专项验收列入其中。

二、加强工程建设项目档案管理工作的建议及对策

1.强化全员重视工程项目档案工作的思想意识。工程项目档案是工程人员花费大量心血完成的，不仅是工程项目建设的历史记录，更是工程项目建设经验和技术的结晶，直接反映工程项目建设的成果。从这个意义上说，建设单位应把工程项目档案工作作为一项重要的基础工作抓，提高全员对工程档案管理的认识。同时把工程项目档案管理工作列入工程管理的内容，与工程管理的其他内容同计划、同要求、同考核。

2.建立健全档案管理组织网络，明确专兼职档案人员职责，工程项目负责人为项目档案主要责任人，牵头成立建设、设计、施工、监理四方面组成的档案资料小组，要求各施工、设计、监理等单位，配备固定的专职或兼职档案人员，负责工程建设期间资料的收集、整理和归档工作。

3.把档案管理责任纳入相关合同中，增强合作方的档案管理意识，自觉按照合同约定收集、积累、整理和移交完整、准确、齐全的档案资料。

4.组织项目专兼职档案资料管理人员参加相关工程项目档案专业知识培训，提高业务技能，及时掌握国家、省市档案行政管理部门制定的案卷整理规则，提高案卷整理质量。

5.加强档案人员与工程项目技术人员密切配合。工程技术人员参与工程项目建设全过程，他们熟悉工程文件材料的内容和形成过程，同时了解工程进展情况。可以由工程技术人员协助档案人员审核各项施工记录数据是否真实可靠，竣工图是否真实准确地反映工程竣工的实际情况等，这样有利于工程项目档案质量的控制。

6.加强工程项目验收过程中档案的验收、总结。档案部门参加竣工验收，同时审查工程档案资料是竣工验收的法定内容，也是保证工程档案资料质量的一种手段。在工程竣工验收时，档案验收要同时进行，对工程项目档案进行初验收，检查各项合同项目档案是否符合规范，对存在的问题提出整改措施并限期整改，在工程总验收前检查整改结果，提出验收意见。竣工档案的验收移交应纳入工程交接验收程序，没有完整、准确、系统的竣工档案，工程不能交接验收。

7.增强建设单位的依法治档意识。建设工程档案是依附于建设工程的，是工程保质保量的一个重要凭证，因而工程档案与建设单位及全社会有密切的利益关系。国务院颁布的《建设工程质量管理条例》十七条明确规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各个环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。”建设单位是有法可依的，也必须依法管理工程档案，做好收集整理、建档、移交三个环节，保证工程档案的成套性和科学性。

工程建设项目档案不同于一般的档案，工程项目建设的特点决定了工程建设项目档案的系统性、专业性。而且，工程建设项目档案形成于工程项目建设的全过程。这就要求在工程建设项目档案管理工作中，从工程项目立项起开始，采取行之有效的运作机制，加强对工程建设项目档案的过程管理，确保竣工档案材料完整、准确、系统。