新形势视角下的档案信息化管理

郑婷

摘 要：新形势下，信息化建设的飞速发展加速了档案信息化管理的发展和完善。本文立足于对新形势下档案信息化管理重要性的认识和了解，重点分析新形势视角下档案信息化管理存在的诸多问题，并阐述了应该如何完善档案信息化管理的对策等内容。

关键词：新形势;档案信息化管理;安全系统

所谓的档案信息化建设就是指依靠现代信息技术等科学技术手段来对相关档案进行信息化处理和保存，进而有效提升单位档案管理的效率，实现档案管理的自动化管理流程。档案信息化管理的主要内容主要包括两个方面的内容，一是档案管理的信息化分类、运用、检索、提取和管理;二是档案管理的数字化管理，通过数字信息来实现档案信息的调配和管理。

一、新形势下档案信息化管理的重要性

档案信息化建设能够利用信息技术和网络技术来实现档案数字化的存储，能够缩小存储空间，提高档案信息的存储效率。同时也能大大提高档案信息的检索效率，信息检索可以超越时间限制，通过互联网来实现虚拟数字化操作。此外，通过系统软件能够实现自动匹配的检索功能，也能够使使用者快速获取所需要的档案信息内容。在以现代通信技术和互联网技术为依托的现代社会，档案信息化管理是一个不可逆的发展趋势。

二、新形势下档案信息化管理存在问题

1.缺乏完善的档案信息化管理的制度建设

目前，我国的档案信息化建设仍然处在起步发展阶段，相关的制度建设还比较缺乏，尤其是缺乏比较科学和完善的组织规划，大多数单位的档案信息化建设都是各自为政，档案信息化建设的标准参差不齐，缺乏统一的建设标准。这种低水平的档案信息化建设使得许多单位和部门之间因系统存在问题而无法进行有效的联结，这对档案信息化管理活动的完善和实施产生了极为严重的阻碍。

2. 档案信息化管理的安全存在漏统

目前，网络安全问题表现突出成为影响档案信息化管理持续发展的一个重要问题。档案信息化管理的安全问题主要表现在这两个方面：一、计算机档案管理系统存在安全漏统;二、利用互联网传输信息存在安全隐患。此外，网络病毒、黑客技术的不断发展，联网系统可能遭到攻击，这也加剧了档案信息化管理的安全隐患。

3.档案信息化管理人才队伍建设不完善

根据相关调查数据显示，大约有九成以上的档案管理人员并没有接受过比较正规的档案信息化管理方面的知识培训和学习。大多数档案管理人员仍然按照传统的档案管理思维模式来实施档案信息化管理活动，普遍缺乏网络意识和信息安全意识。专业的档案信息化管理人才十分缺乏，一些单位的档案管理人员还是由后勤人员带兼代，信息管理的专业化水平比较低，这也影响到了档案信息化管理的发展。

三、如何完善新形势下档案信息化管理的对策分析

1.加强档案信息化管理的制度建设

档案信息化管理是一项系统运作工程，它需要系统内部各个部门进行有效的连接和协调。因此，加强档案信息化管理的制度建设就显得十分重要和迫切。通过制度建设，能够进一步明确档案信息化管理的思路、要求、工作内容等。 加强制度建设，也能够有效提升档案处理、存储、检索等各个步骤的工作效率，进而提升档案信息化管理的整体效率。此外，加强档案信息化管理的制度建设，还必须明确档案信息化建设的目的以及内容的可行性等，在此基础上进行科学、详细的论证和规划，确定完善的档案信息化管理制度的各项内容，努力提升档案信息化管理的效率。

2.完善档案信息化管理的安全系统

加强档案信息化管理的安全系统的完善是关系其是否能够有效运行的关键环节。首先，要加强档案系统的保养维护，随时对系统进行安全性能检查，避免因系统存在安全漏洞而出现信息泄漏等安全问题。其次，要加强安全技术的更新和发展，建立数据备份系统和防病毒系统，通过有效的防病毒技术措施来加强对外网病毒、黑客攻击等的隔离与安全检测，做好档案信息系统的实时检测和防护工作。

3. 加强档案信息化管理的人才队伍建设

加强档案信息化管理的人才队伍建设也是十分重要的一个环节。通过必要的人才储备和培养计划来加强专业的档案信息化管理人才队伍的建设。首先，可以通过自主培养和对外的专业招聘活动来培养和引进专业的档案信息化的技术和管理人才。其次，对原有档案管理人员进行有效的业务培养，主要是加强档案管理人员的思维理念、档案信息化管理技术方面的更新和完善，使他们能够有效掌握专业的档案信息化管理的相关内容。第三，档案信息化管理人员应该深入到到各个部门当中，切实了解单位各部门工作的内容，掌握相关档案信息资料，这有利于其档案信息化管理工作的开展。最后，档案信息化管理人员还必须加强自身的职业道德和社会责任意识的培养和完善。在次基础上来构建一支独具特色的档案信息化管理的专业人才队伍。

新形势下，伴随着现代科学技术的不断创新及发展，过去传统的档案管理模式已经无法适应现代社会快节奏、高效率的档案管理要求。在新形势视角下，加强对档案管理活动的重新认识和定义是十分必要的。确立新的档案管理原则和理念，最重要的是要将档案管理与新形势下的现代科学技术相结合，通过信息技术、网络技术和数字化技术来构建档案信息化管理体系。

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