信息化打造“智慧档案”新型服务能力

宫红彩

摘 要：当我们的档案遇到危险时，微信会在第一时间通知你；当没有经过手续审批的档案被带出档案馆时，我们可以通过电子监控了解情况；当档案储存室的温度较高对影响档案安全时，会有智能系统提醒工作人员……这便是所谓的“智慧档案”。它利用最新的科技技术，最先进的设备来管理档案，确保档案安全。这是一个信息化的时代，传统的档案的管理方式不能跟上时代的步伐，进而被“智慧档案”管理所取代。

关键词：档案；智能；管理；信息化

信息化档案建设是随着以计算机网络技术为主导的信息技术的发展而逐步发展的，特别是最近十年，信息技术的迅猛发展和广泛应用，也为档案信息资源的科学保管和广泛应用创造了前所未有的契机。在此基础上国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务。

1 档案信息化的概念和内涵

1.1 档案信息化的概念

档案信息化是一个过程，一个动态概念，它是指应用应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。

档案信息化是以国家信息化建设和档案事业发展的要求为导向，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障的信息化工作体系[1]。

1.2 档案信息化的内涵

档案信息化建设是一个动态的理念，档案信息化建设是以信息技术的广泛应用为前提，档案信息化建设是一个复杂的系统工程，它包括信息化基础设施、信息資源、信息技术与应用、信息产业、信息化法规和信息化人才等诸多要素。档案信息化建设的最终目的是加强档案信息资源的建设、管理和利用。

2 档案信息化建设的主要内容和目标

2.1 档案信息化建设的主要内容

档案信息化的内容主要包括环境构建和资源建设两个方面，具体内容包括：

1信息化基础建设，主要包括网络环境建设、硬件环境建设和系统软件建设。档案信息化基础建设就是把原来的纸质化信息转化到电子系统里。

2档案信息资源建设，主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

3应用系统建设，主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。

4保障体系建设，包括人才队伍、安全保障等各方面的保障条件。档案信息化建设，人才是关键，安全是重点。

2.2 档案信息化建设的主要目标

档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据[2]。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。

各个档案管理单位可以建立与完善国家档案信息目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库，适时启动数字档案建设和社会化服务工程[3]。

3 档案信息化基础建设

3.1 档案信息化硬件建设

档案信息化基础设施建设包括数字化加工和存储设备、网络环境的构建等内容。

数字化加工设备主要有扫描仪；网络连接设备主要有网卡、中继器、网桥、路由器、网关、调制解调器等；服务器有Web服务器、数据库服务器、应用服务器等。

3.2 档案信息化软件建设

档案信息化软件建设是指数据库系统和档案管理系统的建设。

数据库是以一定组织形式存储在一起的相关数据的集合。按照数据库所采用的不同数据模型，可将数据库划分为层次数据库、网络型数据库、关系型数据库和对象型数据库等。数据库系统可以实现数据共享、使得数据具有独立性等特点[4]。

4 档案信息化建设的意义与作用

档案信息化就是为了更好的服务存档人员，同时信息化档案可以提高档案存储的安全性。总的来说有以下几个方面：

4.1 可以解决传统的管理手段查询效率低的问题

传统的纸质存储档案需要有一个很大的档案库房，手工查档会因档案的不断增加、库房内同一类档案可能出现空间存放位置交叉或不统一，使检索和查询工作量大，而影响档案的利用查询服务。档案信息化以后，采用数据库系统，可以使得检索更加便捷。如果查询某一个人的档案只需要输入身份证号或者手机号就可以，只要这个号码是独一无二的就行。档案信息化大大提高了档案检索的效率以及准确性。

4.2 可以解决档案管理难度大的问题

传统的档案需要人工登记、录入还有归档、借阅等日常的复杂的管理工作，这些既费时又费力。但是采用信息化档案系统后，就直接可以输入、编号、分类。这些繁杂的工作可以变得简单、便捷。如果有人员需要借阅档案，只需要输入他的编号就能找到，此外还需要做好记录，某人某年某月借阅档案避免引起不必要的麻烦。

4.3 可以更好地解决档案保存的问题

灰尘、潮湿等自然因素会对纸质档案造成自然损害；频繁的调阅和复印原始档案，也会对纸质档案造成人为的损害。提供电子档案，可以避免纸质档案因多次反复利用而造成损害，保护档案原件。

4.4 可以解决不易实现信息共享的问题

原始档案只有一份，原来的保管和查询模式无法满足多人同时共享信息资源的需求[5]。档案数据库的建设，可以利用计算机系统，把电子档案同时提供给众多用户，这样实现了各部门数据共享。

5 结束语

信息化打造“智慧档案”新型服务能力就是加快档案信息化的建设，大力号召各个城市的档案管理单位全面采用最新的档案管理系统。同时也需要配备一些计算机软件方面的人才，能够很好的操作电脑，熟悉数据库系统的应用。为此我们要努力提高工作水平、工作效率以及提升服务质量；要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入，逐渐增配软、硬件设施，打好工作基础，使档案的管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益，服务于各个工作岗位的每一个人[6]。

参考文献

[1]李爱军. 档案信息化的现状及对策分析[J].铜陵学院学报， 2006，（02）

[2]金光华. 在企业信息化环境中的档案信息化定位研究[J].中国管理信息化，2005，（02）

[3]黄培. 档案信息化有多远[J]. 中国管理信息化（会计版），2007，（03）

[4]何日胜. 档案信息化的基本特征及其实施难点[J].中国管理信息化，2005，（11）

[5]吴立华.档案管理中存在问题与对策[J].当代经理人（中旬刊）2006（12）

[6]赵连琴.档案信息化的管理与制度创新[J].中国科技信息，2005，（18）