文书档案电子化的有关运用及其管理浅谈

摘 要：在信息化与计算机技术不断发展的当下，各行业已经逐渐实现了自动化办公。自动化办公主要就是充分利用计算机以及相关的办公设备与软件，进而及时并准确的对信息进行处理，这种方法在一定程度上提高了办公效率。然而，在自动化办公的过程中需要不断增加电子文件的数量，所以，在这种情况下就更需要对其进行电子化管理。文章对文书档案的电子化管理进行了阐述与研究，并针对具体问题来提出可行性的管理建议。

关键词：文书档案；电子化；运用；管理

目前，自动化办公逐渐普及，进而改变了以往办公的方式。自动化办公利用计算机电子格式从而替代了纸质文件与资料，所以电子文件的数量在此过程中也不断增加。这其中产生的大量电子文件被流转、归档、存储以及利用，这也叫做档案部门的管理。因此，积极推进文书档案的电子化管理建设，对于档案事业的发展具有重要现实意义。

1 文书档案电子化管理现状分析

1.1 自动化办公未实现全面的普及

如果想更好的实现档案的电子化管理方式，就必须要全面的普及自动化办公，然而，在现实过程中并没有较多企业真正的实施自动化办公。并且，在机关单位中，想要实现自动化办公也需要具备一定的条件与要求，重要的是行政单位内部的上下级关系较为紧密，时常会出现任务汇报与履行责任，并且同一级别的部门与机关存在紧密的业务关系，所以，同样需要机关部门全面的实现自动化办公，才能确保档案能够实现电子化管理[1]。但是，现阶段，大多数的机关部门在实际工作过程中仍然以纸质文件为主，这在一定程度上影响了其工作效率，并且始终制约着档案电子化管理的实现。

1.2 无法充分利用电子化档案

虽然实行自动化的办公时间较长，然而大部分人并没有深入意识到文件管理工作的重要性，所以，在实际的文件检索或者是文件借阅时还是习惯于运用传统方法，这种情况就使得计算机的功能无法充分发挥出来。同时，计算机的功能也仅仅限于编辑、记录和打印等，没有利用其传递电子文件的优点，一定程度上忽视了计算机的新功能。因此，依赖纸质文件的习惯，使得浪费人力物力资源的同时，也同样阻碍了电子文档的使用与发展。

1.3 电子文件的设备依赖性较强

计算机与相关软件是生成电子文件最重要的手段，也是传递和识别文件关键的途径。因此，电子软件本身对于设备的依赖性较强，并且只能够在具体的设备与软件同时具备条件下才能够生成所需电子文件[2]。

1.4 档案软件自身没有较强的通用性

在实际档案信息化的建设过程中，始终没有形成比较成熟的统一规划，所以使得相关的档案部门在计算机以及软件选择方面具有一定差异，同时也未形成有效的计算机软件系统，不具备实现检索与档案信息管理同时进行的功能。除此之外，软件与软件之间的通用性还很薄弱，无法实现相互的协调一致，进而对于信息管理工作来说就增加了一定的难度，并且对于档案信息电子化发展也具有一定的制约作用。

1.5 电子档案不规范不标准

现阶段，在我国档案信息管理工作中，实际的基础工作并不符合相关标准，没有按照统一的规定执行，所以，在一定程度上致使档案的自动化管理无法实现，进而间接影响了档案管理工作的电子化发展。

2 改善文书档案电子化管理的有效措施

2.1 建立健全电子档案的管理体系

科学合理制定出档案的鉴定制度、归档制度、网络安全管理的制度以及文件的保密制度，进而确保档案电子化建设的顺利开展。除此之外，还应该对电子档案的制作与搜集以及归档的方法进行有效统一，并且对于电子档案的具体时效与程序等问题都应进行全面的考虑与协调[3]。与此同时，应对电子档案进行定期整理，并明确的进行分类以及归档，电子档案需要派遣专门的工作人员进行负责与保管，进而更好的规避由于相关机构改革或者是个人问题、工作的移交以及计算机更换等问题导致其资料丢失的现象发生，这种做法有利于保证档案资料的内容完整。

2.2 积极实施文档一体化的工作制度

现阶段我国的档案管理正处于纸质与电子化的过渡状态，所以，想要用电子文件完全取代纸质文件是不可能、也不现实的。因此，最好的解决办法就是使得电子与纸质文件实现同步归档，也就是说可以在两种档案形式间创建“通道”，简单的说就是把纸质文件与电子文件通过文本形式与映像形式来实现共存，并共同发展。建立完善并符合实际情况的管理体制，进而有效实现归档文件凭证与依据的问题，同时对于归档文件来说也能够为其提供相应资源，实现互补。

2.3 贯彻落实电子文档安全管理的体制

可以说档案属于较为特殊的一种文字性资料，所以保密文件就需要进行密码设置，而且对于密码文件的管理工作，则需要具体的操作人员相互制约来实现。尤其是档案被数字化以后，其安全工作就变得越来越重要。安全工作的内容主要是硬件与软件的安全管理[4]。对于硬件的安全管理，可以对信息存储的载体质量进行严格要求，这样可以更好的延长文件載体保存信息时间。然而，说到存储电子文档的磁介质以及设备更应该严格保管，避免由于受到湿度与温度的影响而导致文件丢失。对于软件的安全管理工作来说，就可以使用多级的权限以及密码进行管理，设置多层结构，并且对通讯进行加密，例如防火墙加密等等，进而确保系统自身的保密程度，预防非法访问以及修改等对文件的破坏。

2.4 创建高专业水平的管理队伍

由于现代社会逐渐向信息爆炸的方向发展，所以，档案管理也逐渐从传统的劳动密集型转变成为现代化的知识密集型管理[5]。因此，对于相应的管理者也不断提高要求，不仅需要具备一定的分析能力，同时还应该熟练掌握较为专业的档案管理工作。除此之外，还需要针对不同的档案利用者来为其提供准确的数据档案信息。以上都需要档案管理的工作人员具有高专业技能与高素质，这样才有利于对档案进行现代化的信息管理。

3 结束语

综上所述，在档案的管理工作方面已经逐渐由传统方式转变为自动化的办公。所以，电子文件数量的不断增加，要想更好的实现档案电子化管理，就需要积极建立科学合理的电子档案的理体制，同时积极强化对档案管理人员的培训，并且不断实现档案管理的转型工作，进而不断推动我国档案的电子化管理，促进我国档案事业的发展与进步。

参考文献

[1]黄静虹.浅谈新时期如何实现文书档案电子化管理[J].城建档案，2013（2）：60-61.

[2]俞锦福.探讨文书档案管理信息的电子化应用[J].办公室业务，2012（15）：137.

[3]边莹.文书档案电子化管理相关问题的探讨[J].黑龙江史志，2014（20）：96-96.

[4]王丽娜.浅议文书档案电子化管理的现状及对策[J].科技信息，2012（3）：337.

[5]贾方琦.试论文书档案管理信息的电子化应用[J].华人时刊（下旬刊），2013（11）：295-295.

作者简介

李志华（1975—），女，土家族，贵州德江人，工程硕士（软件工程领域工程专业），毕业于四川大学，研究方向：档案电子化。