略论新形势下的高校外事接待工作

张海波

摘要：党的十八大以来，高校外事工作面临着全新的发展形势。外事接待工作是高校外事工作的一项重要内容，不仅体现出高校外事工作的总体水平，也是中华传统文化的重要体现。党中央“八项规定”等一系列新政策的陆续实施给高校外事接待工作提出了全新的要求。对于高校外事部门来说，如何能够做到既严格遵照“八项规定”的要求，又能够高标准高质量地完成外事接待工作，是值得认真研究的问题。为了做好新形势下的高校外事接待工作，外事部门要转变工作思路，创新工作载体，更好地适应高校外事工作面临的新形势和新要求。

关键词：高校；外事接待；外事工作

中图分类号：G526.9

文献标志码：A

文章编号：1001-7836（2015）04-0185-02

外事工作是各项对外交流活动和事项的总称。外事工作是一项政治性和政策性很强的工作。它对认真执行国家的外交政策，维护祖国的荣誉、民族的尊严和人民的利益，加强同世界各国的经济、技术和文化交流，促进各国人民之间的友谊和世界和平，有着非常重要的作用。对于高校来说，开展外事工作对于提高教学科研能力、展示良好的国际形象等方面具有非常重要的作用。实践证明，通过广泛开展高校外事活动，我国高等教育发展水平得到了显著提升，给我国经济社会加速发展注入了全新的动力。

改革开放以来，我国高校的外事工作进入了一个全新的发展阶段。特别是从上世纪90年代开始，高校外事活动的领域不断拓展，对外交流的范围不断扩大，高校外事活动的数量显著增长，质量稳步提高。根据调查统计，1998年全国普通全日制高校每年举办的各类外事活动约有1.8万次，到2005年已经突破了5万次，截至2013年已经超过了20万次，与我国高校进行各项交流的国家和地区也由1998年的40余个增加至160余个。这些数据充分说明，我国高校外事工作已经进入了快速发展的新阶段。

在高校的外事工作中，外事接待工作是一项十分重要的内容。外事接待工作贯穿外事工作的全过程，也对外事工作质量产生直接影响。高校外事接待工作不仅可以体现出外事管理工作的总体水平，而且还能够体现出高校良好的文化底蕴。党的“十八大”以来，国际环境的发展变化以及国内许多新政策给高校外事接待工作提出了全新要求。

一、新时期高校外事接待工作面临的形势分析

1.高校外事接待活动数量将进一步增加。新一届党中央明确提出，全面深化改革，进一步提高对外开放水平。高校外事工作是传播中华民族传统文化和开展国际交流合作的重要途径，也是我国对外开放的重要窗口。随着我国对外开放程度的不断深入，可以预见，未来一个阶段国内高校外事接待活动的数量将会进一步提升，外事活动的形式也将更加多样化，对外交流的深度和广度也将不断提高。

2.高校外事接待工作面临全新要求。党中央“八项规定”提出进一步规范出访活动，严格规范外事接待标准，控制经费开支。在这些具体要求之下，高校外事接待工作方式势必要进行全面调整。从以往外事接待工作开展情况来看，很多高校为了片面追求接待效果，随意扩大接待规模，好大喜功，甚至不惜花费重金进行宴请、组织参观游览以及进行活动现场布置等等。实践证明，这种外事接待方式很有可能产生适得其反的效果，会在来访者心目之中留下奢靡浪费的不良印象，进而影响到其他国家和地区学者对于我国高等教育事业的总体评价。

为了落实党中央“八项规定”等一系列新政策和新要求，今后一个阶段高校在组织外事接待活动的过程中必须要改变以往的工作方法，在节约外事接待费用、转变外事接待方式、提高外事接待效率等方面多下功夫。

3.高校外事接待工作模式将逐步实现多元化。随着高校外事活动类型的不断丰富，今后一个阶段外事接待活动模式也将逐步实现多元化。具体来说，高校外事接待活动将由以往传统的外事宴请、外事会谈、外事参观等等逐步转化成为与外事活动紧密相关的接待形式，更加侧重契合外事活动的主旨以及高校自身的实际情况，从注重外事接待形式逐步转化为注重外事接待活动的实际效果。此外，在外事接待活动类型方面，人文、学术、文化交流等活动数量将会进一步增加，而传统的事务性接待活动将会逐步减少。

二、现阶段高校外事接待工作存在的主要问题

1.外事接待工作经费投入过高。当前，随着高校外事活动数量的逐年增加，外事接待活动经费投入也在显著增长。笔者曾经查阅过北方某高校2011年行政经费投入的相关数据，其中直接或间接列支用于外事接待活动的经费投入占行政总经费投入的30%左右，所占比例非常之高。虽然目前教育部等相关部门并未对外事接待经费所占比例进行明确规定，但是在现阶段高校经费总体增长速度放缓、科研教学经费投入普遍不足的情况下，使用如此大比例的经费用于外事接待活动，显然不符合高校发展的实际，也将会在很大程度上影响到高校教学管理各项业务的经费投入。

2.高校外事接待普遍存在铺张浪费现象。高校外事接待活动普遍存在铺张浪费现象，是现阶段的一个非常突出的问题。归根结底，这是与高校管理者对于外事接待工作的理解和认识存在偏差有关。很多高校管理者或外事部门负责人认为，外事接待工作是高校对外形象的直接展示，必须坚持高规格和高标准，才能够给来访者留下深刻的印象。因此，一些高校在外事接待的过程中过分追求形式，悬挂大量的条幅，摆设鲜花，组织学生现场迎接。在外事宴请活动中安排大量的名菜、名酒。为外宾购买名贵的礼物作为纪念品，并在外事活动之余安排大量的观光、游览等活动。这种做法的直接后果就是造成严重的铺张浪费，大量的外事工作经费被运用在这些活动之中，不但难以产生理想的效果，反而会给来访的国外学者造成很多负面影响。

3.外事接待的程序不够规范。一般来说，外事接待活动都有严格而规范的程序。相比其他外事接待活动，高校外事接待活动的程序不够规范，具有很强的随意性和主观性。通常情况下，高校外事接待活动程序的设计都由高校外事部门来完成，并报校领导同意后实施。由于没有统一的规范，很多高校外事接待活动的程序并不完全相同，甚至一些高校由于缺乏外事专业知识，还在外事接待过程中出现了常识性错误，给高校的对外形象造成了严重影响。

4.外事接待工作人员专业化能力存在不足。现阶段很多高校都具有一支专门的外事接待工作者队伍，负责外事接待工作的组织、协调和实施。相比高校的行政管理和教学工作者队伍，高校外事工作者队伍的专业化水平存在一定的不足。很多外事工作者并不具备专业的知识背景和工作经历，并且不能够定期接受外事工作相关的业务培训。由于不具备专业的业务能力，很多高校的外事工作者在组织外事接待工作的过程中往往会产生一系列问题。此外，由于很多高校在制定外事接待方案的过程中缺少紧急情况预案，导致在外事接待活动中发生突发状况后，外事接待工作人员不能够迅速做出反应，并给予妥善处理。应当说，现阶段高校外事接待工作人员专业化能力不足也是一个非常突出的问题。

三、对提高新形势下高校外事接待工作水平的建议

1.充分认识新形势下外事工作的新要求。对于高校来说，必须要全面、深刻、准确地认识到新形势下党中央国务院对于外事工作提出的全新要求，重点学习“八项规定”以及相关政策中关于外事纪律、外事接待等的新要求和新精神，对照新要求进行自查，及时发现本校在开展外事接待工作过程中存在的问题和不足之处。制定切实有效的措施，抓紧时间进行对照整改，将最新政策要求贯彻到高校外事工作之中。

2.转变对外事接待活动的理解和认识。对于高校管理者来说，应当进一步转变观念，正确全面地理解外事接待工作的意义。充分结合当前世情、国情发展变化的趋势，转变以往过分追求形式、奢靡浪费的接待观念。将衡量外事接待活动质量的标准定义如下几方面，即外事接待活动是否能够为双方文化交流服务、是否能够充分融入到外事活动总体之中、是否坚持务实高效原则等等。通过切实转变思想观念，带动高校外事接待工作模式的创新。

3.坚决避免铺张浪费。高校要制定完善的校内规章制度，明确外事接待经费投入额度、接待标准、陪同人员数量、接待行程安排等等。在外事接待经费标准制定的过程中，应当充分借鉴“八项规定”等关于公务接待活动经费标准的新要求，严格外事接待经费管理，实行外事接待经费预算制度。此外，高校还要注重对外事接待活动实施过程的监督和检查，避免出现过度形式化的问题，要确保外事接待工作经费能够得到高效合理地使用。

4.创新外事接待工作模式，规范外事接待工作程序。对于高校外事管理部门来说，要进一步创新外事接待工作模式，避免将外事接待工作简单地等同于提供“衣食住行”服务。要注重提高外事接待活动人员的文化水平，创新接待工作模式，通过形式多样的外事接待活动使得来访者充分感受到学校深厚的人文底蕴和良好的国际形象。

除此以外，笔者建议教育部等有关部门尽快制定相关政策，进一步规范高校外事接待活动的程序，以此来约束和要求高校外事接待活动，避免出现因程序不统一、不完善所导致的一系列问题，提高外事接待活动的水平。

5.全面提升高校外事接待工作者队伍的专业化水平。针对现阶段高校外事接待工作者队伍专业化水平普遍不高的问题，高校应当加强外事工作者队伍建设，一方面定期组织外事专业培训，重点传授外事常识、外事礼仪、突发事件应急处置等内容，提高现有外事工作者队伍的专业化水平。另一方面还要广泛地从全社会挖掘专业的外事人才，充实到高校外事工作者队伍之中，藉此来全面提升高校外事工作者队伍的专业化水平。