新时期英文商务信函在对外贸易中的应用

沈阳工程学院商务英语系 曹悦

在当今经济全球化的时代，各个国家间相互贸易的发起与完成都离不开英文商务信函，英文商务信函承载着大量的商务信息，用于联系业务、商业洽谈、沟通商情等事项，已成为国际商务沟通的必要工具。由于英文商务信函中涵盖的信息多涉及贸易活动，具有强的专业性[1]。因此，如何对英文商务信函中的语言进行规范和优化已成为制约英文商务信函写作水平的关键因素。本文正是基于这一认识，而从英文商务信函的语气、词汇、语句以及语态四个方面对英文商务信函的语言特点进行分析，总结英文商务信函不同于普通英语语言的特点，力求为提高英文商务信函写作水平，使得英文商务信函能够真正成为商务信息交流的媒介与载体，从而促进国际商务活动的顺利进行。

1 英文商务信函的语言特点分析

英文商务信函是一种功能性很强的语体，既体现了基础英语的全部特征，又在写作风格和语气上有其自身的特点。这些特点主要体现在其语气、词汇、语句以及语态四个方面，而每一部分又有很多细小的地方需要我们在写作过程给予特别的注意。

1.1 语气特点分析

为了实现顺利完成交易或者为进一步的合作奠定良好的基础，英文商务信函必须要做到礼貌得体，以期获得对方的好感，并适时地展现自身的自信与乐观。但是要让对方感受到我们的尊敬与自信，我们需要在写作过程中借助一定的手段去达成，而最为常用的就是通过行文的语气来体现。优秀的英文商务信函能够做到在字里行间渗透这种尊敬与自信，让收件人在读信的过程中自始至终都能够沉浸在写信人所营造的尊敬与礼貌的氛围之中。这些优秀英文商务信函的语气通常都具有如下的特点：以读者为中心、乐观、自信、礼貌真诚等，这些特点均需要巧妙地运用语言进行表达和体现。例如，为了到达以读者为中心的目的，在撰写中应充分考虑读者的感受， 要使对方感到你是体贴的、恭敬的。在肯定对方时， 多用You-attitude，少用we、our， 因为不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊， 最能打动人的词就是you和your，比如Thank you for your e-mail of July 4的表达方式就比We have received your e-mail of July 4让人读起来感觉好很多。因为前者是站在读者的角度表述，而后者显然有强调自我忽视对方的嫌疑[2]。

1.2 词汇特点分析

由于英文商务信函主要应用于现代商务领域，具有较强的专业性，因而与普通英语这相比较，其特殊性明显更胜一筹。而这些特殊性主要表现在英文商务信函的行文是如何进行遣词造句上面。其特点具体表现在大量使用专业术语和缩略语、词义的差异、时间前置词的选用等方面。英文商务信函中大量使用商务专业词汇，其中出现频率较高的词语有offer，order， freight， loading port等。其次，英文商务信函写作时在与时间相关的介词的选用上特别慎重，因为它涉及到每一笔业务各个环节的有效期。表示有效期的开始，时间前用介词“from”或“from and after”表示开始日期不包括在有效期内。表示截止到某年某月，还可用“until”或“up to”，日期当天也计算在有效期内[3]。

1.3 语句特点分析

由于英文商务信函要求行文要简洁清晰，而句式和句子结构的特点可以直接决定信函的简洁度与清晰度，为了达到这样的效果，英文商务信函的行文通常具有以下几个特点。首先，句子表达固定。英文商务信函的句子结构一般比较固定，自始至终都保持着比较高度的一致性，固定的句子结构能够使收件人更加顺利地在行文中查找有用的信息，这样收件人在阅读的时候能够节省大量的时间，直接回避了无用信息的干扰。为了表达明确，英文商务信函在实践中已经形成了比较固定的套语[4]。例如，Thank you for your e-mail of…、Our order is subject to your acceptance of…等。其次，句子结构以复合长句为主，较少使用简单句，通常为大量的定语从句进行套用。这样的写作方式也是一种为收件人进行考虑的安排，由于商务沟通中双方通常时间有限，为了节约时间，只能用最少的语言表达最大程度完整的信息，定语从句在此处得到了淋漓尽致的运用。再次，英文商务信函在写作的时候一般都是先完成语法结构，再增添修饰性内容。因为先确定句子的结构和骨架，就确定了最为简洁的表达方式。其他后期的修饰性成分只是为了使得行文读起来更加柔和，让对方感到自己的诚意与礼貌，写信人为了保证行文的简洁与清晰，完全可以舍弃修饰性成分。

1.4 语态特点分析

在英文商务信函中恰当地使用主动和被动语态是非常重要的，应该尽可能使用主动语态，因为主动语态的优点是避免了枯燥无味的无人称句， 同时让读者感到他正受到关注，在这一点上英文商务信函中的语言与普通英语也是有差别的。主动语态的大量应用主要是为了凸现写作者对收件人的尊重与理解，是站在对方角度进行换位思考的产物，这样的语态会让收件人感觉自身受到了很大的关注，产生愉悦的感觉，有利于进一步开展后续的商贸合作。虽然英文商务信函的写作经常运用大量的主动语态，但是这种使用并不是强制的，和其他的特点一样，需要笔者在进行写作的过程中灵活运用，这样才会达到最佳的效果，在传递信息的同时，做到礼貌与得体。

2 英文商务信函在对外商贸中的应用

用做涉外商贸交流的英文商务信函不仅是对外商贸交往沟通的媒介，更是吸引客户建立长期信任合作关系的有效方式。商务信函的写作会直接影响到对方企业对笔者企业的评估。因此，英文商务信函在现今的对外商务外贸活动中有着举足轻重的地位，我们应更加注意英文商务信函在对外商贸中的应用，这样才能促进商务合作的顺利进行。英文商务信函与普通书信相比具有鲜明的特点，在格式构成上不粗枝末节；在语言讲究上完整简练精确，在内容上直接讲究实用效果，信函语言讲究礼貌尊敬，不要求绝对优美。一般来说，英文商务信函在对外商贸中的应用，有以下几个方面：

2.1 对外商贸中写作技巧的应用

2.1.1 词语应用

英文商务信函中非正式口语词汇应用较少，专业术语相对较多，体现出了英文商务信函规范性特点。因此，英文商务信函在选词方面要选用庄重规范，能有针对性的专业性术语。要注意某些词汇的灵活运用，避免一词多用现象。如：(1)We are glad to cooperate with you to market this product，(2)This product has a good market in New York。在这两个句子中“market”分别是销售、销路的意思。因此，在具体信函中词汇应用应联系上下文语境，防止误解发生。

2.1.2 句子应用

英文商务信函句子运用比较固定，句子简洁精干，力求表达有效，增大双方合作的可能性：如：Referring to your letter，I am glad to accept your invitation等。句子简洁精干并且更易清楚地表达内容。同时还应注意句子的完整性，特别注意时态误用和词汇拼写错误。

2.1.3 架构技巧

英文商务信函语篇思维明确，篇章逻辑连贯。信函架构应根据主题内容不同，完成信函的整体框架和结构，应尽量避免凌乱的架构分支，使对方客户能够准确地明白信函初衷及要求，增大双方合作完成可能性。

2.2 对外商贸中架构技巧的应用

2.2.1 语境应用

随着我国对外商贸形式不断变化，英文商务信函风格、规律也在不断变化，其写作模式和写作语境在对外商贸交流中起到了决定性的作用。信函讲究语境表达的方式方法，写作者应结合事务具体语法语境去探求。英文商务信函语境主要由内、外部语境两部分构成。外部语境即是气候、时间、地点等客观因素以及写作者身份、职业、修养、思想等主观因素。内部语境是指信函自身所在环境条件，主要有信函所在上下文结构、语法、内容等。内外部语境一起制约着整个英文商务信函的情景，应根据贸易对象的不同确定风格与语体，只有充分了解英文商务信函写作语境的重要性，才能将内外部语境有机结合，提高信函语言交际能力，促进对外商贸活动顺利进行，否则英文商务信函将成为实现对外商贸活动的阻碍。

2.2.2 构思应用

写作者在书写商务信函之前需清楚对方实际情况，构建相应的写作思路，如：列出概括提纲或清单的做法。这将有助于写作者明确思路，从而最大限度地避免写信过程中的遗漏或错误。具体可以从以下几方面考虑：客户的背景情况、客户希望了解的情况、客户感兴趣的消息和话题及客户收到信函给出的做法或者答案等。同时要根据写作目的充分考虑未知的可能性，逐个提出或写下未知可能性成立时应对的方法，然后构思信函语言。

2.2.3 翻译应用

英文商务信函有自身特殊性，故其英文翻译比较复杂。翻译者除了要掌握熟悉翻译技巧外，还必须充分了解商务情况，了解不同专业领域语言的特点。如：document本意为“文件或文档”，但在商贸英语中通常译为“单据”。此外，模棱两可词汇应尽量避免，如：“in an afternoon”通常翻译为“在一个下午”也可以表达为：“不知道是什么时间的下午”，这是一种需要与对方商定改换表意明确的词组。在英文商务信函中注意突出重点信息，如：商品价格、质量、货运方式等。在信函翻译时应尽量遵循原文用语方式，使译文在风格规范、言语准确方面与原文相同。

3 结语

随着经济一体化进程的加快，各国之间的商贸往来注定会更加频繁，作为主要沟通工具的英文商务信函，其重要性也逐渐显现。英文商务信函写作的改进空间还会被进一步的扩展，无论从语言语气还是写作风格上都会更加完善，从而适应当今新时期下不断提高的现代商务的需要，在结合电子商务的技术优势的基础上，能够拥有一个更加美好的明天。

[1] 张宇.英文商务信函文体特点分析[J].西华大学学报(哲学社会科学版),2009,28(1).

[2] 程小蔷.英语商务信函语言风格研究[J].黄河科技大学学报,2010,12(3).

[3] 邓英华.试析英文商务信函的语言特点[J].湖南经济管理干部学院学报,2002,13(1).

[4] 刘艳妮，商务英语写作中的语气使用[J].辽宁教育行政学院学报,2005(11).