浅谈勘察设计企业合同管理

王晓明 （安徽省交通规划设计研究总院股份有限公司，安徽 合肥 230088）

0 前 言

持续经营是公司的基本特征，合同行为是公司存续期间的重要商事活动，一个企业的经营成败与合同及合同管理有密切关系，因此，必须十分重视合同及合同管理。

合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是从合同洽谈、草拟、签订、生效开始，贯穿合同履行全过程，直至合同完成为止；系统性就是凡涉及合同条款内容的各个部门都要共同来管理，它是企业经营生产活动的“核心”；动态性就是注重履约全过程的情况变化，尤其是不利的变化，及时对合同进行修改、变更补充或中止和终止。

由此可见，企业不仅要重视合同形成签订过程，更要重视合同签订后的管理工作，切不可合同一签就万事大吉，把合同书束之高阁，要防止合同管理不善而带来的风险，树立事前防范、过程跟踪、事后补救的立约观念，坚持规范、有效管理，以实现运用法律手段有效维护企业的合法权益。

本文针对近年来勘察设计企业合同管理实践中出现的问题提出一些看法，以期与经营和合同管理人员共同探讨，寻求勘察设计企业合同管理新途径、新办法，为企业经营管理服务。

1 历史根源与现状分析

当今的勘察设计企业，大多数是从计划经济时期走过来的国有单位，不少企业领导和管理人员的思维方式和管理方式以及企业管理制度都或多或少带有计划经济的色彩。在计划经济年代，勘察设计任务由上级下达，勘察设计单位只管生产，无须讲经营，更谈不上讲企业效益。改革开放以来，勘察设计企业逐步走向市场，参与市场竞争，勘察设计单位通过投标承接项目，与发包单位签订勘察设计合同，逐步引入合同意识和合同管理，但合同的签约过程简单，合同内容粗糙，不少企业虽然建立了相应的管理制度，配备相应的管理人员，但工作不够扎实，有不少教训，到目前仍还存在很多不足之处。

1.1 认识上不足

首先是对市场与合同的关系缺乏认识。在市场经济条件下，市场与合同是一种相互依存的关系，市场的运作离不开合同，合同的成立必须以市场为前提，有些业内人士不了解市场与合同的必然联系和相互依存的关系，只顾到市场承揽任务，却不去签订合同或者草率签约，结果遇上纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足。

其次是对合同与合同管理关系缺乏认识。合同管理是对合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。经营人员往往顾此失彼，甚至把合同管理当成了合同保管。

1.2 操作上不当

1.2.1 仅口头约定，无文字依据

作为企业，合同当事人双方权利与义务关系到各自企业的利益，若没有书面协议，一方一旦毁“约”，将给相对方造成损失或不必要的麻烦。但实际工作中，人们总有一种习惯性思维方式，认为“都是系统内部的，问题不大”，往往以口头约定，无文字依据，甚至是先干活，后谈合同，有些项目往往竣工多年迟迟未签订合同，一旦人事变动或机构调整，合同无法兑现，造成烂帐、坏帐。

1.2.2 合同主体不当，授权不清楚

合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一，而合格主体的首要条件是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人，常常会出现当事人错位现象。如某市公路局受市政府指令负责某某项目的实施管理，但公路局不是真正的“业主”，就会出现推萎扯皮现象。

1.2.3 内容不够准确，文字不严谨

业主对设计产品的具体要求不准确，或约定不明确，导致返工现象严重，设计方往往又不能及时变更合同内容，可谓“雪上加霜”。合同文字不严谨，也容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。

1.2.4 合同条款遗漏，责任不明确

合同中遗漏的往往是违约责任，主要是碍于面子造成的，作为勘察设计企业处于被动或“弱势”地位，怕得罪业主。我们强调违约责任，并不是非要追究委托方的责任，往往只是强化委托方责任意识，更好地有效实施项目，至少在沟通协调方面能争取主动权。

1.2.5 缺乏风险意识和防范措施

在市场如战场的激烈竞争中，知己知彼显得尤为重要，因此，对委托方的资信和项目能否及时上马，必须有清醒的认识，不然合同签订之日就是风险降临之时。作为设计方往往为了拿项目，忽视基本建设程序问题，项目一旦搁置，合个同无法履约，设计费也就不了了之。

1.2.6 法律意识淡薄，违规签约

根据《招投标法》等有关文件规定，勘察设计费超过50万元以上就必须招标，若不严格履行招投标程序，即使签订了合同，也属无效合同，无效合同不受法律保护。业主为了尽快上报设计文件，仅凭一纸委托书或承诺函，勘察设计单位就去开展工作，设计文件交付后，又要履行招标手续，勘察设计单位劳命伤财。

1.2.7 过分迁让委托方

勘察设计企业为了争取项目，将业主的要求当成圣旨，按业主意图工作，无论是合理的、不合理的都尽量满足，结果是不尽如人意，甚至在设计文件的评审后，大量返工，反而被业主指责未尽合同义务。

1.2.8 投标文件中过度承诺

在投标文件中，承诺很多额外工作，自认为是增值服务，而被业主视为理应为之，结果是吃力不讨好，长久以往，很多不属设计单位的事，也就顺其自然被业主视为设计单位的份内事，这部分经济损失也是相当大的。

1.3 管理上不规范

1.3.1 合同管理脱节

在履约过程中往往由于客观条件的改变、现场条件的变化等，业主提出超出合同条件的要求，设计人员一味地满足业主提出的要求，而没意识到合同条件已经发生变化，又不能及时将情况反映到经营部门，待事后发现时，已处于十分被动的地位，很难争取到这部分利益。

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1.3.2 该变更的合同没有变更

合同变更包括合同内容变更和合同主体的变更，作为承包方的勘察设计企业，为了维护自身的合法权益，合同变更要及时。

1.3.3 应当发出的书函没有发

在履约过程中及时发出必要的书函（会议纪要、供图协议、索要资料清单等），是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是勘察设计企业自我保护的方式。

1.3.4 应签证确认的没有办理签证确认

未履行签证确认手续，发生纠纷时，无法举证。

1.3.5 应当追究的合同权利过了诉讼时效

勘察设计行业被拖欠设计费的情况相当严重，有些拖欠没有及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过诉讼时效，无法挽回损失。

发包方不按合同约定支付勘察设计进度款，勘察设计单位可以行使抗辩权停止工作，但由于多种原因而没有行使，问题也愈来愈难解决。此外，合同管理相关制度有待完善，人员不到位、合同评审流于形式均不同程度存在。

2 解决问题的主要对策

企业特别是大型企业，职能部门、分院、子公司众多，合同的类别、种类繁杂，年度合同量巨大，仅靠一两个部门或人员，难以胜任。特别是随着形势的发展，勘察设计企业走设计——施工一体化发展道路，拓展外向型经济渠道，开展投融资活动，必将涉及境外合作合同，BT、BOT等项目管理合同，这些都有待于经营人员不断探索、总结。

现就勘察设计企业目前所遇到合同管理方面的症结和问题提出应对策略。

2.1 领导重视，全员参与

领导重视是搞好合同管理的重要保证，勘察设计企业的各级领导应树立牢固的法律意识，建立以合同为核心的生产经营运作体系，落实各级责任，并使之法制化、制度化、规范化、标准化。

全员参与是合同得以顺利履约的基础，全员参与是指员工在工作过程中应强化合同意识，使合同洽谈到终止全过程的管理都有相关岗位人员履行职责，每一环节都有责任人去实施，才能保证合同的正常履行。

2.2 提高合同管理人员素质

提高合同管理人员素质是企业合同管理的首要任务，又是当前的迫切需要，可以从以下4个方面着手。

①选好人员。依照合同管理岗位、任职条件，从本企业员工中选拔合适人选担任合同管理人员。

②组织好在职学习。根据企业与市场的实际，有针对性的组织合同管理人员参加在职学习，采取“请进来，走出去”短期培训等灵活多样的方法培训人才。

③到有关院校深造。选择有一定专业技术水平的骨干人员到有关院校深造，提高综合能力，培养高素质的合同管理人员。

④鼓励在职自学。鼓励员工参加经济师、企业法律顾问资格考试，给予奖励。

通过以上途径，全面提升企业经营合同管理人员的素质，包括思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。

2.3 建立和健全企业的合同管理体系

建立和健全企业合同管理的组织网络和制度网络。组织网络是指企业要由上而下地建立和健全合同管理机构（包括专职机构、兼职机构）和管理人员（专职、兼职），使企业合同管理覆盖企业的每个层次，延伸到每个角落。作为大型勘察设计企业，总院应当设合同管理专职部门，分院、子公司、驻外分院设专职部门（人员）或兼职部门（人员）。制度网络就是企业就合同管理全过程的每个环节，建立和健全具体的可操作的制度，使合同管理有章可循；对合同的洽谈、草拟、评审、签订、交底、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等各种环节，都应落实责任部门或责任人；总院要建立和健全合同管理制度，分院或子公司根据自身的需要补充合同管理制度；重点是要强化合同评审和合同审查机制，本着安全与效率并举的原则，实行“分级管理、归口审查”。

2.4 借助外力，提高企业合同管理水平

企业合同管理仅靠内部措施还不够，还需借用外部影响，来推动内部的合同管理。一是积极参加工商行政管理部门组织开展的“重合同，守信用”活动，营造“重合同，守信用”的氛围，通过定期检查活动，促进管理。二是依据上级主管部门组织的活动，推动合同管理工作。三是请外部专家把脉，针对合同管理现状，提出解决问题的渠道和方法，尤其请法律专家、合同专家审核合同文本，作为本企业的合同规范文本，提高合同文本的质量。

合同管理工作是多学科的融合，对合同管理人员要求较高，需具备较强的专业业务知识，同时要具备一定的法学基础知识，熟悉企业管理、经济运行相关业务，方可对合同的具体工作内容、深度、要求、质量、成本等有全面的理解和掌握，这就要求合同管理人员在工作中加强学习、勇于实践，不断探索，逐步形成适合本企业特点的合同管理模式，为企业发展保驾护航。