电子档案工作标准化的内容和特点

李宏实

(杜尔伯特蒙古族自治县政府采购中心 黑龙江 大庆 166200)

一、电子档案工作标准化的概念与作用

电子档案工作标准是:对电子文件和电子档案工作中具有多样性和相关性特征的重复事物，经过充分协商，通过专门的程序制定的、用特定的文件形式、由权威机构颁发的统一规定。电子档案工作的标准化是全部档案管理标准化、科学化和现代化的组成部分。实行电子文件和电子档案管理标准化，对于简化和科学管理电子档案，维护其法律效力、提高工作效率均有非常重要的作用。电子档案工作标准化的作用主要表现在以下几个方面:

(一)标准化是指导档案工作实践，规范档案工作的重要内容

电子档案工作标准是为档案工作者提供组织和技术保证，又是他们工作的指南。标准是衡量工作水平、工作成果的客观尺度。档案工作人员自觉遵守、采用有关的标准，就可以摒弃那些不符合标准的操作方法，出色地完成自己的本职工作，为档案工作的现代化创造有利的条件。

(二)标准化有利于提高电子档案管理水平

电子档案工作标准，是对档案管理人员提出的一些具体的工作规范和客观指标，要求他们认真执行，经努力完全能够达到。这些客观指标对提高档案管理水平，起到推动和促进作用，同时也起到了改善电子档案管将面临现代科学技术发展、社会管理职能扩大而带来的信息资源膨胀的挑战，我们档案管理部门也不例外，其根本的出路在于现代化的管理。要达到这个目标，必须在管理环节上高效化，管理手段上自动化，管理人员专业化，同时也确保了档案资源的原始性和可靠性。而构成这一切的基础是档案管理的标准化。

二、电子档案管理标准的构成与制定原则

(一)电子档案工作标准的结构

电子档案管理标准，由电子档案工作的组织标准和电子档案工作的技术标准两部分组成。

第一、电子档案工作的组织标准。这是用以组织档案机构活动的依据。它可以使电子档案工作的组织活动成为协调内外关系，实现管理科学化的一种手段。

第二、电子档案工作技术标准。这是保障电子文件和电子档案工作顺利进行而设计的技术性标准。针对目前计算机和网络产生的大量的电子文件，如果没有一个统一的工作技术标准，就会造成电子文件和电子档案管理的混乱。

(二)制定电子档案管理标准的原则

第一，与整个档案工作的标准相衔接。电子档案工作标准属档案工作标准的组成部分，在制定过程中，应考虑与其他有关标准的衔接问题，避免发生矛盾，以维护档案工作标准的系统性。制订电子档案管理标准既应该充分考虑电子文件的特殊性，又应该考虑与纸质文件和档案管理标准相衔接和配套的问题。但是，在这样做的时候又不能一味地去迁就已经显得过时的、老的档案工作标准。相反，也应该以改革的思路去对待传统载体档案管理的标准，使之也同时跟上改革时代的步伐。

第二，采用国际标准。认真研究，积极采用国际标准，已成为我国标准化工作的一项基本政策。当然，制定电子档案工作标准也不例外。虽然每个国家的档案和档案工作各具特色，但在电子文件和电子档案管理方面有许多共性的问题。国外对电子文件与电子档案的研究起步比我们早，成果比我们多，为我们制定电子档案工作标准提供了丰富的经验。我们遵循这一原则，可以加快我国电子档案工作标准建设的速度，便于与国际档案学界交流与合作，推进我国的电子档案管理学术研究。

第三，追踪高科技的发展，适时制订和修订标准。任何标准都是实践经验的总结，反过来又用于指导实践。事物的发展是复杂的，每一项标准的制定都应该在最能促使事物发展的最佳时期进行。电子文件和电子档案管理是在高技术条件下操作，对技术设备的要求非常高。然而，电子计算机技术更新的速度非常快，每次技术设备的更新，多少会对原工作标准产生影响。所以当一个标准制定过后，就需适时地制订和修订标准，避免给新的工作环境带来困难，造成人力、资源的浪费，乃至于造成管理落后的尴尬局面。

三、档案人员的意识是推进电子档案标准化的关键

在电子档案管理工作中应用计算机技术，必须建立在标准化的基础上，档案管理的目的是为了利用，实现电子档案为经济建设服务的大目标，只有通过网络工程，使本部门、本单位的档案信息资源成为全社会共享的信息资源，才能真正实现这一目标，这就要求档案指导部门制定统一的标准，从选购档案管理软件，制定数据录入统一标准等方面加以规范，以便于数据的移交与接收。另一方面，应用计算机管理电子档案的标准化，还必须建在电子档案的立卷归档及其管理的标准化的基础上。因此，统一电子档案信息化建设，为档案信息资源共享和安全提供保障，要使档案信息在市场环境下找准位置，发挥实效是信息价值竞争的重要措施，实现这一目的条件就是档案人员要有积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，更新知识，努力学习现代化设备的实践技术，以应用多媒体技术，网络技术等现代化信息技术实现档案信息资源检索和利用。以计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识培训教育为重点培养档案信号人才队伍，推进电子档案工作的进程，努力使电子档案建设成为现代化信息化的重要组成部分。

四、电子档案工作标准化的实施

目前我国已发布了《GB/T17678．1－1999CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《GB/T17679－1999CAD电子文件光盘存储归档一致性测试》和《GB/T17825．1－17825．10－1999CAD 文件管理》三个国家级标准，现已全部实施。电子档案管理标准的实施，主要取决于有关档案管理部门的努力。根据以往的经验，人们往往对制订标准比较重视，对实施标准则有时会疏于职守，以致达不到预期的效果。为此，必须从思想上提高认识，努力创造条件保证标准的推广和运用。除此，还需有相应的措施和制度作保障，把执行标准作为档案人员自觉的思想和行动，才能取得良好的效果。

［1］董莉．浅谈山西省组织机构代码电子档案扫描工作［J］．大众标准化，2009(S2)．

［2］颜祥林．略论档案工作标准化的完整内容和主要特性［J］．浙江档案，1996(04)．