电子档案一体化管理探讨

刘芳凝

(牡丹江市航务管理处 黑龙江 牡丹江 157000)

一、档案一体化管理的理论依据

文件生命周期理论认为，档案由文件转化而来，是文件中的特殊部分;文件和档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。文件是文件管理的物质对象，它与档案的密切关系说明了文件管理与档案管理存在必然的内在关系，即文件管理是档案管理的前期工程、起始工程;档案管理是文件管理的继续和发展。文件管理的质量将直接影响档案管理的成败，管理和处理好现行和半现行文件，是档案馆馆藏的质量保证。

由此可见，把文件、档案管理看成一个统一的系统工程，即实现文档一体化管理，从整体上组织控制文件、档案信息，既可加强档案部门对文件管理的超前控制，又能保证入馆质量，减少重复劳动，节约人力、财力、物力。毫无疑问，以文件生命周期理论为指导所提出的文档一体化管理是科学的、合理的。然而在实际工作中，文档一体化思想并没有得到充分体现，存在将文件、档案分别对待的情况。

二、实现文件档案一体化管理的关键

文件与档案既有区别，又密切相关。文件强调的是现行效用，而档案注重的是长远价值。文件转化成档案不是其本身发生质的变化，而是依据其运动周期不同阶段的不同作用所进行的不同划分，是同一事物价值形态变化的体现。档案可以被理解成是由于它们的特定价值而必须保存起来的某个机构或组织的所有的现行文件和非现行文件。这种观点已被越来越多的档案工作者所认识和接受。尽管如此，传统档案的管理工作是与文件工作分开的。大多是在机关内分设两个部门，分别负责文书处理工作和档案管理工作。两者以立卷归档为界，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种管理体制下，文件在两个相互封闭的系统里分开运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量得不到可靠保证，档案资源不能充分发挥作用;出现了文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案的恶性循环。

(一)电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关

电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关，如果在文件形成之初不能采取技术与管理措施使其真实性、完整性得到控制，则形成的电子文件转化为档案后，其凭证价值将难以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最关心其档案价值的部门对其进行控制与管理，一些有价值的电子文件可能会由于工作人员疏忽或对文件价值的不理解而从系统内清除、删掉，这将造成有价值的电子文件流失而无档可归。

(二)电子文件需要预先的档案干预

电子文件来自计算机，计算机技术导致了相关的信息管理原则，可以有效地进行信息处理，把它作为实现一个组织目标的有效手段，这是信息技术的一种战略作用。在计算机内，管理程序以迅捷的电子化方式进行。新开发的“工作流程”软件，可以通过完整的工作程序来自动处理电子文件。这一电子工具的应用，导致了机构工作形式的完全变化。文件管理在计算机信息系统内进行，而不再是一个机构内纯粹手工进行的行政管理或公文运行。

档案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成过程中去指导工作，直接对文件进行鉴定、著录，使文件管理与档案管理部分重叠，使文件从产生到最后利用形成一个无缝系统，这样才便于对文件的保护与存取。

所谓文档一体化管理，它是将原纸质文件归档管理系统中的许多“后控制”手段提到了最前端，主张在电子文件形成前采取行动，以保证其归档质量，即将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超过了对文件进行传统的档案保管。这种保管模式因此又被称为“后保管模式”、“前端控制思想”。这样实行的结果，就使文件管理工作与档案工作真正熔为一体，再也无法将两者明确区分。

三、结论

人是一切管理活动的中心，文件管理与档案管理的这种内在关系，决定了文件管理人员与档案管理人员之间存在着相互促进、相互依存又各自独立的关系，他们是影响文档一体化进程的关键。文档一体化要求文件、档案管理者改变过去狭隘的职业观念;认为文件只是文件管理者和形成机关的事，档案则是档案管理者和档案机构的事，互不干涉，因而档案永远是归档移交后的“过时信息”;而且按传统概念和方法归档，使得一些不具备历史研究眼光，也不知档案还有第二价值的业务部门人员，往往在决定文件是否归档问题上具有主导权，只要这些人员认定文件不具备归档价值或不想让其归档，处于从属辅助地位的档案部门一般也就对此无可奈何。这种文件管理与档案管理的严重脱节，违背了文件物的运动规律，严重影响了档案的归档齐全率与档案质量。文档一体化要求文件管理者增强档案意识，熟悉并掌握档案管理的一些特理者增强档案意识，熟悉并掌握档案管理的一些特点，在文件形成过程中有意识地管理文件，使之向档案顺利转化。档案工作者应本着对历史，对工作高度负责精神，做好建档指导工作。当然，建档指导工作不能局限于以往的组卷工作上的指导，而应将此项工作提前到文件形成过程中就开始，帮助文件管理者认识文件与档案二者之间的关系，同时也了解文件的形成质量及积累情况，担负起对现行文件进行筛选的责任，这样就会使档案工作具有一定的主动性，不仅提高了档案的归档齐全率，而且使文件转化的档案达到高标准要求。当然，文件、档案管理者在认清文件、档案关系的同时，也应认清形势。在高科技新形势下，计算机和计算机网络应用于办、公自动化，已成为现代化管理的一种重要手段，体现文档一体化思想的文件档案管理系统亦从无到有，逐步趋于成熟，文档一体化管理必然成为现代档案事业发展的趋势。

［1］刘艳．加强企业电子文件档案管理促进文档一体化建设［J］．山东档案，2006(04)．

［2］陈振兴．议电子文件档案的管理［J］．山西档案;2007(S1)．

［3］武正洁．启用电子文件档案管理应注意的问题［J］．黑龙江金融，2008(04)．