浅谈电子文件和档案全宗

贾 珩

(齐齐哈尔市碾子山区档案局 黑龙江 齐齐哈尔 161000)

一、主体全宗与客体全宗

有机整体当然是文件运动的基本单位，也就是全宗。所谓全宗，正是:“人们在同一项社会实践活动过程中形成的文件有机整体。”形成文件的人类社会活动过程在现代社会条件下，有着异常丰富的内容和多样的形式。在这种情况下形成的档案有机整体，必然有着不同的特点。一般情况下，它们可分作主体全宗与客体全宗两大类型。这两大类型的全宗，来源于对形成档案的社会活动的不同划分。从哲学角度看问题，人类的社会实践活动是由主体、客体及其相互间的复杂运动构成的。在档案管理领域，我们习惯上是按社会活动的主体，也就是按档案文件形成者的不同来区分人类的社会实践活动的。一个相对独立的文件形成者所进行的全部活动，就构成了一个相对独立的活动过程或档案文件的来源。然而，对人类的社会活动，不仅可以按活动的主体进行划分，而且应该还可以按活动的客体来进行划分。正因为对形成文件的人类社会活动过程存在着上述两种划分方式，使社会活动过程自身存在着两种类型。其中，在以主体为核心的活动过程中形成，可以反映一个相对独立主体单位或个人历史活动全貌的全宗，简称为主体全宗。所以，所谓主体全宗是由一个相对独立的主体单位或个人，在其执行社会职责的活动过程中形成的文件有机整体。另一种，以客体为核心，或者说主要用来反映客体状态以及以客体为中心组织的社会活动全貌的全宗，可以简称为客体全宗。所以，所谓客体全宗，实际上是人们在围绕着具有相当规模而又相对完整、独立的客体事物而展开的社会活动过程中形成的档案有机整体。这种全宗一般情况下无法反映形成它的主体单位的历史活动全貌。

二、确定全宗构成方式

全宗构成方式指全宗围绕何种核心(主体还是客体)形成。科学地确定全宗构成方式是正确区分全宗的前提。所谓区分全宗就是将产生于同一活动过程的档案集中在一起，并使它们与产生于其他过程的档案分开，以便保证档案反映社会活动过程的完整性，充分显示同一活动过程中形成的档案之间的本质有机联系。为此，在区分全宗时，首先应判别这些活动的范围和界限，而这又与确定活动过程的中心是分不开的，因为以主体为中心的活动过程与以客体为核心的活动过程，其范围和界限往往截然不同。但是，任何人类社会活动都是主体、客体之间相互作用的复杂过程。对它们既可以从主体，也可以从客体的角度进行划分，两种方法都是正确的，并无优劣之分。然而，站在不同文件管理部门或档案部门的立场上看问题，由于各自的利益和需要不同，对社会活动过程和文件据以形成的核心又必然会有不同的理解，得出不同的结论。也就是说，这里主要涉及的是利用需求问题。

不同类型档案保管机构的存在及其服务目标，体现着不同的社会需求。所以，站在不同档案保管机构的立场上分析形成全宗的人类社会实践活动过程和全宗本身应该采取的构成方式，其结论必然不尽一致。现行机关(企业)建立的电子文件信息系统，主要是为本机关(企业)服务的，所以储存在这些系统内的电子文件一般均构成主体全宗。但是一些辖有若干下属机关(企业)，并且互相之间已经实现联网的机关(企业)信息系统，则也有可能组成一些电子文件客体全宗。这一现象可能在企业、事业单位的科技档案、专门档案中更多一些。

类似专业性档案馆的信息系统，作为本专业的信息资源储备中心、咨询中心、情报交流中心，它所汇聚的档案信息以反映本专业的概况、客体事物的结构、状态和运动规律及专业技术的发展变化为主，因此自然应以客体为中心组织这些信息。但是，如果这些信息系统也有必要反映参加向本系统传输汇交档案信息的主体单位的全面历史情况，那么就也应该组织以上述主体单位为中心的主体全宗。

三、全宗区分标准

在确定全宗据以形成、组建的核心以后，应进而识别形成全宗的社会活动过程是否具有相对独立性。全宗无非是一群产生于同一活动过程的档案文件。它们的最大特点是相互联系紧密，而与产生于其他过程的文件联系较为疏松。但是，只有当形成这些文件的活动过程具有相对独立性时，这种现象才有可能出现。一种活动如果不具有相对独立性，它就与其他的活动过程难解难分，这些活动中产生的文件就会交织在一起，不可能相互分开，各自构成全宗。档案形成过程的相对独立性，主要取决于活动过程核心的独立性。主体全宗的形成、组建核心可称为立档单位;客体全宗的核心则可称为立档单元。它们本身如果是相对独立的，围绕它们进行的活动过程就有可能清晰地显示出其范围和边界来。所以，区分全宗必须以全宗的形成组建核心——立档单位或立档单元是否具有相对独立性作为主要标准。

四、客体全宗的划分

如前所述，可以把客体全宗据以组建的核心称为立档单元。明确了立档单元的构成条件，也就明确了应该如何划分客体全宗。立档单元必须是具有相当规模、相对独立的客体事物。所谓相对独立，主要指客体事物本身应该是完整的，可以自成一体或是配套的。只有如此，围绕它形成、能够反映其结构、性质、状态或运行轨迹的档案文件才会具有成套性成为一个互相之间有着密切联系的有机整体。

实际上单纯从为档案信息分类而言，所谓的全宗群、全宗、类别、案卷无非是一组相互隶属的大小类别而已。其中既具有相对独立性、完整性或成套性，又具有相当数量的类别，可以成为全宗;隶属于它的类别就是属类和案卷;统辖它的类别则可以成为全宗群。所以，如果收存的档案信息都统属一种类型并决定按客体的特点分类整序，而且也没有与其它系统共享信息以便形成或共建更大网络系统的任务，那么就不一定非要将某一分类层次，明确地确定为全宗。只有当本系统收存的档案信息种类不止一种，有的要按主体的特点分类，有的又要按客体的特点分类时，才必须如此做。

［1］何嘉荪．论全宗形态的异化——电子文件时代还有全宗吗?［J］．档案学通讯，2008(02)．

［2］于英香。孙逊．电子文件管理理论研究之路径探析［J］．档案，2010(04)．

［3］傅荣校，周林女．电子文件管理中的热点理论问题研究类举［J］．上海档案，2002(06)．