电子档案有机整体与来源原则

候玉梅

(大庆市让胡路区怡园社区工作站 黑龙江 大庆 163000)

一、组合成群体是档案运动的重要特点

电子档案与所有其它各种类型的文件一样，是适应交流、传递、处理、储存、利用信息的需要，而在人类的社会活动中自然产生的。任何一种人类社会活动都离不开信息，稍具复杂性的社会活动中更会形成各种类型的文件。故而档案与形成它的人类社会活动之间存在一种共生而又对应的关系。档案的这一特点决定了它既是连接、推进这种活动的纽带和工具，又是这种活动的真实记录和见证。我们说，档案之间的联系可以有多种。它们有的来源相同，有的内容所反映的问题同一或者性质类似，有的时间一致或相近，有的作者同一，有的密级一样，有的信息记录方式或载体类型相同……。同一的社会实践活动过程将这种文件紧紧地联系在一起，使文件之间必然有着与这种形成、运动过程相一致的，“对它本身的意义不可或缺的结构、关节和自然联系。档案的这种性质可以称为有机关联性。它使档案必然依据各自不同的形成过程构成一个个有机的整体。档案的这一基本特点，极大的增加了它对人类社会所具有的意义。

首先，组成有机整体的档案，其价值远大于分散的文件。档案中载运的是记录社会和自然界各种事物、过程、状态及其发展变化的原生信息，是未经过事后人为加工的真实原始记录。从微观来看，与自成系统的单本图书不同，每一单体文件自身的系统性较差，“从一个档案组合中抽出来的单独的一份文件本身所能告诉我们的，并不会比脱离了某种已经绝迹的不知名的古动物整付骨骼的一块骨头所能告诉我们的更多一些。”然而，从宏观来看，档案的有机关联性，又使得档案有可能深刻地反映其整个形成过程。一般来说，人们之所以要保存、利用档案，不但是要获得每份单体档案所能提供的信息，更重要的是要了解形成档案的人类社会实践活动自身的整体过程、状况甚至其全貌。如果在档案管理中，能注意保持档案间自然形成的有机联系，就可充分地发挥信息的综合整体效应，生动地再现形成文件时社会活动的真实场景，提供具有整体意义和凭证作用的情报。整体功能大于孤立部分之和，这样档案的价值或历史价值都将更大。其实，以单体形式出现并且以服务于某一职能活动或科学技术活动为目的的档案，也只有在反映该项活动全貌的档案整体中，其价值才能充分显示出来，因为档案都是活动的产物，它的意义在很大程度上要以它与活动的关系而定。

其次，构成有机整体的档案，更便于人们的利用。尤其是贮存备查的档案之所以会对各种类型的、有着不同需求的用户有用，就是因为它记录了一定的人类社会活动。这种活动是与各种事物相联系的，因此后来的利用者才会从这一活动过程与自己查考的事物有关系这样一种角度，需要利用这些文件。也就是说，从各种角度、方面对某一档案的利用需求，实际上是档案所反映的人类社会职能活动或科学技术活动本身将其吸引过来的，或是由这种活动本身的存在而诱发出来的。因而，依据档案之间的有机联系组成的有机整体，必然更便于用户的利用。

总之，同一项人类社会活动过程必然赋予在该过程中形成的档案以最紧密的联系，这种联系是在该过程中自然萌发的、客观的、反映事物本质的有机联系。而在同一项人类社会实践活动过程中形成的档案，即来源于这种过程的文件也就自然地构成了一个有机整体。这种有机整体当然是档案基本单位。

二、以来源原则为指导组织电子档案信息

电子档案问世以后，鉴于电子档案不同于传统载体档案的特点，有人认为来源原则对于电子档案和档案管理而言已经过时了。他们的理由大致上可以概括如下:第一，在网络条件下，“人们打破机关，地区界限共享电子数据和信息，许多机关、工作人员有可能一起参与形成同一批数据。”在这样的环境中，“认为有仅属于一个单位、甚至某一系统的文件实体的观念，已被打破，因为文件的形成是一个以多种方式处理多种来源信息的动态过程，而不是静态的、稳定的物质产品的生成。“许多信息系统跨越了组织机构的界限”，于是“源于各种不同结构组织体的数据的。也就是说，不少电子档案及其有机整体产生改变了单一(形成者)来源的概念”将再也没有明确的、一一对应的“形成者机构来源”，也就没有办法再按来源组织电子文件和档案了。第二，应用计算机检索，任何电子文件都能极其迅速而又便利地查寻出来，似乎也就再无必要按照来源原则或有机联系的原则为电子档案区分全宗和组织案卷了。

确实，电子档案具有许多不同于传统载体文件的特点。然而就其最本质的特征而言，它们依然是人类社会实践活动的真实历史记录，依然是货真价实的档案;只不过运行的平台不同了，传输和检索的速度大大加快了而已。因而，保持档案之间的有机联系仍将是档案与档案管理的永恒主题。否则，档案文件反映历史真实的能力和凭证价值将大为削弱。既然如此，不应该继续在“来源”与“文件形成者”之间划等号，而应该使档案的来源”广义化、抽象化。因此，档案人员的关注焦点应该“从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源转变为变动、临时、甚至虚拟’的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源”

我们认为，按这种广义的来源观阐释来源原则，正是更深刻地掌握了来源原则的精髓。也可以说，按广义来源观阐释的来源原则才更深刻地反映了客观真实和档案规律。正因为如此，来源原则仍然适用于对电子档案和档案的管理，因为档案的“主体形成者来源”虽然有可能变得不太容易确定了，但是档案的形成过程，即形成文件的人类社会活动过程总是存在的并且是可以在实际工作中确定的。故而，来源原则必将永葆其青春，即使在高科技时代也能大放异彩，是指导电子档案和档案管理的最基本原则。

以来源原则为指导，必须注意按档案的形成过程组织电子档案，保持文件来源于这种形成过程的有机联系，用一定形式把这种有机联系记录下来，与档案一起保存，以便于利用和证明档案的原始性及凭证价值。这可以说，也是对档案形成背景的一种记录，是“现代著录”的组成部分。

［1］麻新纯．电子文件时代档案来源原则的嬗变［J］．广西民族大学学报(哲学社会科学版)，2007(02)．

［2］傅荣校，周林女．电子文件管理中的热点理论问题研究类举［J］．上海档案，2002(06)．