文档一体化管理流程控制的关键节点

刘洪星

(黑龙江省五九七农场人力资源和社会保障科 黑龙江 宝清 155610)

80年代以来，以“六特征立卷法”为基础，衍生出“一事一卷”、“四分四注意”、“三个为主”、“五个分开”、“三分两同“等一些了立卷法;随着计算机的普遍使用，人们开始探讨计算机辅助立卷的方法;90年代末期，特别是电子文件的到来，更使得人们站在办公自动化的新平台上审视文件、档案一体化流程中的归档问题。

归档向来被视为文件工作和档案工作的“结合部”，电子文件的出现使得这种粘合剂作用愈益明显。在文件工作和档案工作实现管理一体化的过程中，归档工作不但发生了时空的“位移”与“扩散”，而且在内容上也发生了很大的变化。

传统的立卷归档方法是把纸质文件整理成案卷，移交给档案部门。那么在文件、档案一体化的流程中，完全可以凭借计算机技术和网络技术对归档工作加以改革。传统的立卷方式以传统手工环境中的纸质文件为基点，称作文书立档;新型整理方式以OA 环境中的电子文件为基点，称作归档文件整理。文件连续管理论将电子文件生命周期视为“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程“，强调文件工作与档案工作之间浑然天成的紧密联系，要求文件人员在生成文件时便要考虑到其潜在的档案价值从而悉心呵护，要求档案人员提前介入到文件工作之中进行前端控制以便有效保管未来的档案。以文件连续体理论为指导，电子文件必须实现实时归挡，使具有档案价值的电子文件自生成、收到之际便纳入档案部门的掌控之中，并由此监控其办理过程，保证真实性与完整性，从而维护其凭证性和可利用性。

文件、档案一体化管理要求将归档工作嵌入到程序设计当中，并与业务环节紧密相联，归档环节的变化是文件、档案一体化管理所提倡的前端控制原则的集中体现。

二、鉴定

文件、档案一体化流程中的鉴定较传统的鉴定要复杂一些，它需要在整个文件生命周期过程中反复进行，但每次鉴定的内容和目的均有差异。

初次鉴定。在文件、档案一体化系统设计的时候进行，也就是在编制计算机软件的时候，就将有关的鉴定标准和程序编入软件之中，由计算机自动进行文件的初次鉴定工作，这样可以最大限度地控制文件自动消失、或者由于种种误操作或其他人为的、自然的原因而引起的错毁文件现象的发生。这种提前进行的鉴定，是在对机构业务职能进行详细、全面分析的基础上，采用“职能鉴定”的方法实现的;根据业务流程因中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类;结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌惰考虑。将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类(名称)、区分文件价值的依据和保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统即将文件与保管期限表的条件对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程。初次鉴定主要是内容鉴定。

二次鉴定。可以在纸质文件或电子文件的介质实体归档时，也就是脱机保存时进行。本次鉴定当然主要应由档案人员(也可以会同有关部门人员一起)进行。鉴定内容则应该既包括对内容价值的鉴定，也包括对文件原始性、真实性和完整性，以及对技术状况进行的全面性鉴定。

对电于文件还要进行第三次鉴定，可以由机构(企业)档案室在电子文件保管期满时进行。然而，由于仍然保留数字化形式，储存在光盘、磁带中的电子文件不需要复制，以延长其寿命，故这种类型的签定可以结合复制进行，并且也应该是一种全面性的鉴定。此外，也可以重新复制一次同时就鉴定一次。确实没有继续保存价值的电子文件，可以剿除销毁。在电子文件向档案馆信息系统传送的时候，应该进行第四次签定，以确保进馆的都是具有永久保存价值的档案。

应该指出，今后鉴定在档案工作中的地位将急速上升，终将成为档案人员的主要职责。

三、著录

文件的著录，是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，准确描述文件的过程及成果。电子文件的著录，除了继续承担编制目录，以备检索的功能外，还具有保护电子文件真实性的作用，其原因在于著录将电子文件形成之后历经的变化记录了下来。电子文件著录的对象包括文件三要素:内容、结构和背景。在文件、档案一体化管理的初始阶段，人工著录是文件著录的主导方式;随着自动化程度的加深，人工直接著录的方式将渐渐演变为系统自动著录和人工控制相结合，其中主要的自动化技术是元数据技术。在文件、档案一体化管理比较完善的阶段，所有的著录项目将都被设计为无数据，著录信息的获取将由系统自动进行。

与传统的著录不同，文件、档案一体化中的著录将贯穿于文件的整个生命周期，包括文件编制、登记、处理、归档、迁移、利用等全过程;而且著录的内容也发生很大的变化，不仅包括文件内容本身，还包括生成、管理电子文件的活动。对于某一份文件而言，其完整的著录信息包括三个部分:第一，存在于电子文件形成时所在系统中的关于文件背景、内容、结构、文件系统及其相互关系的著录信息;第二，存储于档案管理系统中关于案卷级以上的文件集合、系统、归档后管理活动及其相互关系的著录信息;第三，以纸质形式存在的著录信息。

［1］周岳芬.文档一体化管理探讨［J］．办公室业务，2012(03)．

［2］杨凤玲.办公现代化趋势下的文档一体管理刍议［J］．青海师范大学学报(哲学社会科学版)，2010(01).

［3］张衔，，韩英.文档一体化存在的主要问题及思考［J］．档案天地，2005(05).