谈如何保证电子档案的可用性

王长伟

(黑龙江省云山农场社会保险事业管理局 黑龙江 虎林 158420)

一、电子档案载体的保存环境要求

电子档案的保存，首先应要求具备一个适合电子档案载体保存的环境。电子档案载体的保管环境，一般是指脱机存储而言，其载体种类有磁带、光盘等。对存放载体的柜、架要达到有关标准的要求，防止意外的碰伤、划伤存储载体;库房温度应控制在17℃－20℃之间，相对湿度应控制在30%－45%之间;远离强磁场和有害气体;载体应直立排放，严防变形，并满足避光、防尘等保存条件。良好的保存环境、不仅可以延缓载体的自身老化，而且还可以减慢载体上所存信息的自然衰减。

二、电子档案载体的检查与维护

电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。即便是在良好的保存环境之下，也难免不发生信息丢失或读取错误的现象，这是由于载体在长期保存的过程中，材质老化及磁记录的自然衰减所致。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期有效的检查与维护，以确保电子档案信息的可靠性、完整性。

定期检测应一年进行一次。可采用等距抽样或随机抽样的方法，其抽样量以不少于l0%为宜，以一个逻辑卷为一个单位。检测内容，首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，是否清洁，是否有霉斑出现。然后进行逻辑检测，逻辑检测应在相应的电子计算机设备控制下进行，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读取校验，并判定被检测的载体是否需要进行重写或更新。对所有检测出错的载体，必须进行有效的修正或更新，方法可随机修正，也可用其对应的封存拷贝件进行修复。

定期拷贝，是保证磁性载体可靠性的一种行之有效的方法。存储在磁性载体上的电子档案，应每4年进行拷贝一次，且原载体继续保留，时间不少于4年。对电子档案载体进行保存、检查、维护和拷贝时，应注意下列几点:

1.电子档案入库时，应进行有效的检验，保证无物理损伤，表面清洁，无电子计算机病毒感染。

2.在对电子档案进行检测、拷贝等操作时，应先用有效的手段，对其驱动设备进行测试，使所有同电子档案相关的操作，都在驱动设备可靠、完好的状态下进行。

3.对电子档案载体进行电子计算机读取检验和拷贝时，应先对所用设备进行电子计算机病毒检查和消毒处理，以避免在上述操作中感染病毒。

4.对所保存的电子档案，应有一个或一个以上的拷贝，并存放在不同地方，以防止自然灾害或保存环境变化带来的损毁。

5.对电子档案进行检谢与维护的操作人员，必须进行专门培训与考核。

6.所有对电子档案检测与维护的操作，必须在责任人的授权和监督下方能进行。

三、建立电子档案维护管理的信息文档

对于电子档案的检查与维护，必须进行严格的控制与管理，因为任何一次误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。即使可利用相应的封存拷贝进行修复，但在人力、物力、财力上造成浪费。因此，除了需要从各方面提高操作人员素质和严格工作调度及各项操作规程外，还必须建立相应的电子档案维护管理信息文档，并由工作人员认真填写。建立这个文档的目的是对电子档案的检调、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。此外，还可以通过对这些信息的统计、分析，总结经验，找出规律，对今后的电子档案维护管理起参考作用。

(一)维护管理信息文档的内容

维护管理信息文档的记录是以一个逻辑卷为单位，应包含以下内容:(1)卷号:归档后经过逻辑组卷的标识。(2)起始盘号:该卷存储载体的编号，当该卷存储于多个载体时，应注明第一个和最后一个的编号即:从× × × × ×号至× × ×× ×号。(3)归档日期:归档时的日期，应标明年、月、日。(4)归档前检验情况:注明归档前做过哪些检验以及对错误的处理情况。(5)验收人:即归档验收责任人。(6)卷内文件数:卷内电子文件的份数。(7)逻辑记录数:卷内每份电子文件内逻辑记录数的总合。(8)载体类型:指该卷所存载体的类别、规格及型号。(9)硬件环境:适合用于卷内电子文件读取的电子计算机设备及驱动器规格型号。(10)软件平台:指适用于卷内电子文件读取的操作系统及数据库管理系统平台，一般应包括名称及版本号。(11)应用软件;指电子文件形成时而由形成单位开发的对应于卷内电子文件的应用软件名称及存放位置。(12)归档后检调与维护登记表:是在对该卷所存载体及信息进行检测和维护的过程中或结束后应填写的内容，其中包括:

1.日期:进行检阅与维护的年、月、日。2.次数;当前所进行的检测与维护是第几次。3.设备:检阅与维护所使用的设备规格、型号及编号。4.软件:检调与维护所使用的系统软件、应用软件及工具软件等。5.检测内容:进行哪些检测操作，具体应包括外观检测、有效性检测、完整性检测等。6.检测结果;对各项检测结果进行的记录。7.差错处理;对在检测中校出的错误进行处理和维护情况的记录。8.载体转存:对载体转存操作情况记录，并注明是第几次转存。9.设备更新兼容性检验:由于设备至新所进行的兼容性检验结果登记。10.操作人:进行检验与维护的操作人员姓名。

(二)在填写维护管理信息文档时应注意的事项

1.文档中(1)－(11)项是在电子文件归档时就需填写的内容。而第(12)项则是在每次检团与维护操作过程中进行的记录。2.在进行转存操作时，若新载体的规格、型号发生了变化，则应在维护管理信息文档中第(8)项原填写的内容中注明。3.当设备更新时，所进行的兼容性检验合格后，则应在维护管理信息文档中的第(9)项原填写的内容中注明。

［1］张健.电子文件长期保存中的可用性保障研究［J］.上海档案，2014(08).

［2］崔屏.电子文件凭证性溯源及内涵研究［J］.档案与建设，2013(09).