浅谈信息化对档案工作的影响

贾二中 秘文军

社会文化的发展总是离不开档案工作，档案记载也是社会得以发展的必备条件，随着社会的日新月异，档案工作是随着社会进步而进步，随着社会的发展而发展，随着社会科技的进步，档案管理工作也逐渐步入了现代化、信息化阶段。对于这一变化，档案工作者应当顺应时代潮流，看清形势，提升自身的文化修养、知识修养，不断学习现代化的档案管理知识，并且在实践中不断积累经验，逐渐适应现代化档案管理模式，最终才能在信息化浪潮冲击下做好档案管理工作。

一、信息化对档案管理工作的影响

计算机网络的普及，使得信息变得多元化、世界化。世界各国之间、本国之间、行业之间的联系变得越发紧密，整个社会的办事效率也大大提高，这些都为档案信息化和网络化提供了前提条件，可以说档案管理方式的转变也是应时而生、应势而生。所谓档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

就我国目前来讲，现在已经实现了从上到下、从机关到企业横向和纵向的联系，形成了计算机局域网，从某种程度上来说，档案资源可以尽可能的扩大，即使空间距离较远也能够在极短的时间内查到所需要的信息资料，使得档案管理部门从封闭走向开放，大大提高了各个行业和部门之间档案工作的效率，更好的服务于社会;但是从另一方面来讲，信息档案的安全性受到威胁，因为无论谁都可查档案，无论谁都能从档案中获取、变造和编造原始信息，为了尽可能避免这类问题产生，加强资料的保密性，保留档案资料的原始性、真实性和准确性，档案管理部门也采取了一系列措施，这些措施也得益于互联网和计算机技术的发展，例如为了保证档案在传输和处理过程中不出现错误，我们设置了数字签名、信息认证以及身份验证和加密保护（如指纹和语音识别技术等）等措施，另外，为了方便用户正常和安全地查找资料，档案管理部门还设定访问限制级。档案管理工作信息化具有安全性高、使用方便、成本低、网络资源丰富等优点，使得档案管理信息化、网络化成为社会的一种客观需要和档案管理融入社会的必然选择。

二、信息化对档案保管利用工作的影响

所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将档案资料转化为电子文件。缩微技术主要是通过照相方法，把文献和资料的影象缩小记录下来，然后把缩微资料及相应的放大设备提供给用户。随着计算机的发展，尤其是计算机COM和CIM技术的出现，使存贮和传递信息的能力和效率大为提高。如果在档案管理方面实行档案信息数字化，就可通过计算机进行智能化检索，其具有检索速度快、范围广的优点，并且克服了纸质档案管理中的许多局限性，特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，可以使更多的图文资料生动形象地保存下来，并且由于其存储密度较传统的大许多，自然也增加了档案信息的承载量，节省了空间。

信息化技术的发展已经影响了整个社会工作方式的转变，例如我们的文件传输方式已经不仅仅局限于以纸质为载体的方式，在可以使用电子方式的情况下，我们更侧重于选择电子传输的方式，无纸化已经逐渐成为一个趋势。这种无纸化的发展优势逐渐瓦解了传统纸质为唯一方式的办公模式，影响了社会的各个方面，当然档案管理工作也不例外地受到了巨大冲击，同时也带来了前所未有的变革，使得档案管理工作也朝着无纸化方向发展。

不仅如此，档案资源通过计算机实现共享即通过网络虚拟化（网络虚拟化是指在网络环境中不再出现档案实体，取而代之的是看不见摸不到的数字化的档案信息资源）的方式共享，对于档案的查询工作大大提高了效率。与传统的档案管理方式不同，新型的档案管理对保存场地的面积要求不高，避免了不必要的资源浪费;从另一个角度来讲，档案的资源更加丰富，也不必担心由于档案过于繁杂而造成的查阅和整理不便。

随着计算机走入人们的生活和工作中以来，机读档案资料越来越多，并且迅速与传统档案平分秋色。机读档案区别于传统档案的一个方面就是各自保管的介质不同，机读档案已经出现了磁盘、磁带、优盘、光盘档案，介质的不同导致了档案管理方式的转变，出现了各种管理程序档案、系统程序档案和文本材料档案，这种系统化的档案管理程序使得档案管理呈现了自动化、智能化的特点，从档案管理人员方面来说，大大减轻了档案管理工作的工作量，由以体力劳动为主的档案管理模式逐步转变为以脑力劳动为主，对于用户而言同样也可以进行简单的检索便可找到所需的大量资料。

三、信息化对档案资源建设的影响

随着当今互联网的迅速发展，个人、企事业、各行业乃至国家、世界对信息的需求量越来越大，通过单方面的渠道获取档案资料已经不能满足发展的需要，这就要求实现档案资料的来源多元化、丰富化，档案管理实现多方位一体管理，离不开实现档案资源信息化。档案资源信息化便是通过互联网将各方面的档案信息聚拢起来，丰富档案数据库，满足不同用户需求，实现资源共享，不再受时间和距离的限制。档案资源信息化管理有利于档案的开发利用和档案事业的健康发展，并可以有效节省档案管理的人力、物力和财力支出，可见档案管理实行信息化管理是势在必行，大势所趋。然而实现档案管理信息化不是一蹴而就的，这就对我们从事档案管理工作的工作人员提出了更高的要求，要不断学习现代档案管理知识，勇于实践和创新;档案管理部门更是要高度重视、综合决策，从各方面支持档案管理的信息化、现代化发展。

（作者单位：平山县机关事务管理局 平山县扶贫办）