浅谈教育信息化对高职院校公共关系管理的作用
2015-07-29蒋俊凯
蒋俊凯
浅谈教育信息化对高职院校公共关系管理的作用
蒋俊凯
随着社会文化的不断繁荣进步,公共关系管理已引入社会各行各业,公共关系管理成为社会组织塑造良好形象的重要手段之一。高职院校无论是在收优质生源还是就业方面竞争都非常激烈,那么怎样在激烈的竞争中脱颖而出,高职院校采用有效的公共关系管理是一种必然发展和内在要求。在新的历史条件下,高职院校如何搞好公共关系管理,树立良好的学校形象,提高高职院校的知名度与美誉度,最大限度在发挥学校公关的积极作用,具有良好的理论价值和实践意义。
信息化;高职院校;公共关系;管理创新;策略
随着社会文化的不断繁荣进步,公共关系管理已引入社会各行各业,公共关系管理成为社会组织塑造良好形象的重要手段之一。高职院校无论是招收优质生源还是就业方面竞争都非常激烈,那么怎样在激烈的竞争中脱颖而出,高职院校采用有效的公共关系管理是一种必然要求。在新的历史条件下,高职院校如何搞好公共关系管理,树立良好的学校形象,提高高职院校的知名度与美誉度,最大限度在发挥学校公关的积极作用,具有良好的理论价值和实践意义。本文从教育信息化角度分析高职院校公共关系管理面临的机遇与挑战、阐述教育信息化对高职院校高职院校公共关系管理的作用。
一、教育信息背景下高职院校公关管理现状分析
(一)教育信息背景下高职院校公关管理的机遇
1.教育信息化提高了高职院校公共关系管理的水平。信息是社会组织开展公关活动的前提与基础。对于高职院校来说,信息是高职院校管理进行科学决策的依据。因此,教育信息化为高职院校公关管理提供的保障。在互联网时代,信息具有量大但真假难辨的特点,影响管理者的决策,阻碍了学校管理决策的科学化,而新的教育信息化技术极大的拓宽了高职院校公共关系的信息源,有利于学校建立广泛的信息网络,从而改善学校管理者或决策的理性程度。另外网络人促使社会信息传递途径多元化和高职院校组织扁平化,解决了学校决策层与信息不对称的问题,避免了信息传递的失真与失误,从而大提高了高职院校公共关系管理的水平。
2.教育信息化增强了高职院校教职员工的公关意识,即全员公关。在教育信息化背景下,公众能够快速获取高职校各方面的丰富的信息,而且使得信息的传播具备了以前无法比拟的广度和深度,内部和外部公众只需登录学校的主页就能快速地获取学校的相关信息,社会公众的知情权得以充分实现,激发了他们参与社会组织相关活动的欲望。另外,传播媒体的不断发展,尤其是新媒体的发展,使得公关模式也发生新的变化,公关活动的开展不再局限传统的新闻发布会、赞助活动、展览活动等,网上公关成为主要的新模式,这样新模式引起了社会公众的变化,使社会公众由被动变主动,这些促使高职院校公关部门必须增强积极性与主动性,高职院校的所有教师与学生都应积极主动参与了学校公共关系管理中,即全员公关。
3.教育信息化丰富了高职院校公共关系传播的方式。教育信息化时代,网络实时技术得以广泛运用,改变了高职院校公共关系传播方式。网络实时技术既可以实现高职院校与社会公众之间的实时互动,也可以实现学校内部各部门间的实时互动,这种新型的网络服务模式被很高职院校用于公共关系传播当中,比如,高职院校通过网上认坛、博客、微博等互动方式与社会公众进行交流互动,及时了解并反馈信息,有效地控制信息,大大提高了高职院校公关管理的综合应变能力,开辟了高职院校公关传播的新模式。
4.教育信息化提升了高职院校的学校形象。在教育信息化的支撑下,高职院校公共关系管理的手段与技术大大增强了,包括信息技术和网络技术等新的技术手段得到了广泛运用,有助于帮助高职院校实现信息化管理,有助于高职院校建立合理的学校管理流程,有助于提高高职院校行政办事效率,有助于打破部门之间条块分割的局面,有助于增强社会公众对高职院校的信任,有助于提升高职院校的学校形象,提高学校的知名度与美誉度。
(二)教育信息化背景下我国高职院校公关管理的挑战
1.教育信息化要求提高高职院校教职员工的自身素质。目前很少有高职院校专门设立专门的公共关系管理部门,那么学校在对外进行公关的职责就落到全体教职员工身上,教育信息化对高职院校教职员有着较大的影响。首先,对高职院校教师的传统观念有着一定的影响。在过去绝大部分教师认为一个学校良好形象的树立是宣传部门或办公部门的事务,跟普通教职员工没有关系,在当今这个竞争激烈的社会中,单靠某个部门是难以树立良好的学校形象,应该学校的全体教职员都应该参与进来,即全员公关意识,教师的一举一动皆代表着学校的形象和精神风貌。其次,教育信息化对高职院校教师的知识技能有着一定的影响。教育信息化要求高职院校教师努力学习信息知识与信息技术,并利用信息技术开展网上公关活动。
2.教育信息化要求增强高职院校应对危机公关的能力。教育信息化使高职院校组织结构趋于扁平化发展,使社会公众与高职院校之间的沟通的距离变得越来越近,沟通的方式变得多种多样。社会公众要了解、掌握学校的相关信息资源,只要通过互联网就可以获得,而且可以利用网络做出相应的反馈,这样的双向互动增进了公众与学校的交流与沟通,但凡事有利必有弊,信息也具有传播速度快、传播面积广的特点,倘若有负面的信息一旦泄漏,高职院校往往还没反应过来,信息就以迅雷不及掩耳之势像空气一样在互联网上散播开来,如果没有得到及时有效的控制,那么信息就会愈演愈烈,一发不可收拾,这就要求提高高职院校处理危机公关的能力与速度。
3.教育信息化要求高职院校管理者提高决策的准确性。首先,在教育信息化时代,互联网上充斥着各种各样的信息,有真的也有假的,有有用也有没有的,这就给高职院校管理者进行科学的、准确的决策增加了难度,而适量的有效信息是高职院校管理做出决策的依据。其次,互联网上大量公众反馈的信息往往带有一定的主观倾向性,高职院校管理者应明辨是非,排除自己主观上的因素,客观公正分析出对决策有效的信息,以此提高决策的准确性。
二、教育信息化对高职院校公共关系管理的积极作用
(一)促使高职院校提高教职员工信息化服务意识和公关意识
高职院校教育信息化要求学校在开展公共关系活动时,必须以信息为前提与基础。首先,高职院校教职员工一定树立树立“公众至上”的理念,对公众心声认真倾听,对公众需求积极回应,为社会公众提供诚心实意的服务,实现“公众利益第一”,体现“以人为本”的思想。其次,高职院校应从软硬性环境上为社会公众服好务,即包括教育教学服务的设施设备、为社会公众服务的态度两个方面,从而使社会公众对高职院校的管理效能感到满意。再次,培养一批高职院校公关人才,使他们具有良好的职业道德,具有灵活思维、广阔视野等专业化的业务能力,使他们具有良好的公关人才的素养,更好地为学校公共关系管理服务。
(二)促使高职院校建立健全公关管理机构
据相关资料显示,目前我国高职院校在公关管理方面是比较滞后的。从调查的情况看,许多高职院校没有设立专门的公关部门,而是将具有公关性质的工作分散在宣传部门、人事部门、科研机构等部门,这样的局面使得公共关系工作很难落到实处,各部门间存在相互推诿的现象,虽然也有少部门高职院校设置了专门的公共关系管理部门,但由于缺乏专门的公关人才或学校领导不够重视等原因,使得高职院校公关工作无法有效的开展。因此,我国高职院校亟需建立一个系统的完善的公共关系管理机构,对学校公关工作进行有效管理,提高学校的知名度和美誉度,树立良好的学校形象。
(三)促使高职院校完善公共关系管理制度
有了完善的公共关系管理机构,还应建立健全公共关系管理制度。首先,要建立健全高职院校新闻发言人的管理制度。高职院校管理应打破传统的旧观念,不要认为只有政府部门要有新闻发言人,对于高职院校在对外宣传或发布信息时同样需要新闻发言人,对外统一发声,便于形象学校整体形象。其次,建立健全高职院校信息管理制度。建立高效的公关信息管理系统,借助大众传播媒介或新媒体,将学校新闻及时、准确地向社会公众提传递,保证信息的来源,使信息的传播处于可控状态。再次,建立健全公共关系反馈制度。高职院校在对外发布信息时不仅要重视信息的传递还要重视信息的反馈,建立高职院校与社会公众之间互动的平台与机制,及时、准确地掌握反馈的信息,并给予相应的回应,提高社会公众对高职院校的满意度和信任度,提高学校的组织形象。
(四)促使高职院校进一步做好舆论的引导和规范工作
信息社会,信息无处不在,无所不能,公众获得信息的手段之多和速度之快让人瞠目结舌,但许多信息存在欺骗性和虚假性,一般社会公众具有从众的心理,如果对真实信息不了解,许多社会公众容易产生盲目跟随的心理,因此,高职院校首先应加强对互联网舆论的引导,通过正确的引导改变一些不正确或非理性的舆论,以此达到高职院校与社会公众之间的交流与沟通。其次,构建高职院校校园网络环境,实现学校纵向和横向管理相结合,增强各个部门之间的协调合作。
[1]张帆.品牌形象的塑造与公共关系的应用[J].金属材料与冶金工程,2008(5).
[2]周安华,苗晋平.公共关系理论、实务与技巧(第三版)[M].中国人民出版社,2010.
[3]中国行政管理学会课题组.加快我国社会管理和公共服务改革的研究报告[J].中国行政管理,2005(2).
(作者单位:湖南化工职业技术学院)
蒋俊凯(1975.08-),女,湖南省株洲市,湖南化工职业技术学院,职称:高级讲师,学历:硕士。