强化档案利用 发挥社会效益

薛丽

摘 要：档案利用的价值在现代社会是不言而喻的，然而尽管这已引起大多数有识之士的共鸣，但是档案利用却远远没有发挥到其实在的作用和功效，在档案的开发和利用过程中存在着很多的漏洞和不足，这是所有档案管理人员和相关人士应该共同探讨和改变的地方。本文从档案利用的各个方面入手，寻找目前的档案管理工作中的不足并提出措施加以强化，以充分发挥其社会效益，服务社会大众。

关键词：档案 管理 利用 社会效益

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098x（2015）06（b）-0000-00

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。特别是在二十一世纪的今天，所有的事业单位、企业单位几乎都完整地保存着相关业务的档案信息，以备查阅和校对。虽然如此，档案利用却远远没有发挥到它的价值。

1 目前档案利用工作的不足

利用不到位，就是由于种种原因使得物不得尽其用，那么档案就永远只是锁在档案室里的档案，并没有实际的价值，这是非常可惜的意见事情。为了强化档案利用工作，必须认识到目前档案利用的不足，才能够有依据、有针对性地进行完善。

1.1 档案利用意识薄弱，被动因素占主导

不仅是档案利用人员，档案的收集、管理以及领导者的重视程度都存在这种情况，大多数人是因为任务或者工作的关系必须去查找以前的档案才会去翻。毫无疑问保存档案的目的是为了发挥其作用，为了得到利用，只有社会民众真正形成了学会利用档案、善于利用档案的良好风尚，档案利用才会达到一个很好的效果。这就必须提高利用者的档案利用意识，意识到档案利用的重要性和价值。

1.2数字化与文本资料不同步，频现管理漏洞

众所周知，现在的档案管理工作基本都依赖于数字化系统的运转，在利用档案也依赖数字系统进行查找和校校对。然而，电脑里面的信息毕竟是人录入的，且需要人工不断更新内容，在这个过程中，容易发生种种电子档案与实际不符的情况，有时甚至是错误颠倒的信息，这就在源头上造成了档案利用时的弊病。这些疏漏往往是由于操作者粗心大意所致，因为档案整理工作十分繁杂，但这并不足以成为造成纰漏的借口，正是因为这样反而应该加倍耐心、细心，把工作做得尽量完美。

1.3 档案利用信息反馈未得到重视，相应改善工作滞后

这一话题似乎超出了档案利用工作的范畴，实则不然，利用者的信息反馈，往往能够直接且十分真切地放映问题，只有重视这些问题并尽早改善，才能够更好地发挥档案利用工作的作用。档案利用信息的反馈可能来自内部工作人员也可能来自任何一位调取档案进行研究的人，这些都是档案的直接接触者和使用者，提出的问题往往能够切中要害。而事实情况是利用者的反馈信息往往得不到管理者的重视，更不会进行相应的调整和改善，常见的态度是“随他去吧”。这样一来必然造成档案利用者反馈的信息难以实现其价值，更加严重的是久而久之很少有人会再提意见和建议，对于档案利用中的疏漏和不足，管理者和利用者都只抱着随波逐流的心态听之任之。

2 强化档案利用的举措

上述提出的三个问题，为我国档案利用中存在的切实现状，明确了主要的问题所在，则必然要采取相应的措施，使档案利用充分发挥效益。针对上述提出的三个主要问题，对治措施如下。

2.1 增强档案利用意识，让档案“物尽其用”

所有档案的最佳归宿都是发挥自己的功能，在社会工作的相关领域起到积极的作用。档案的管理和利用其实是一个庞大的环节，涉及到这个环节中的每个部门或者个体都是不容 忽视的。首先，是领导意识的转变。档案管理都从属于一定的企业或国家单位，而这些企业或单位的领导往往具有相关事情的决定权，因此只有他们意识到档案利用的价值才能促进实际工作的开展；其次是档案管理人员，管理人员进行整理和录入的过程，都关乎着档案最终能否准确快速地被利用者发掘；第三就是利用者的意识，举一个不太恰当的例子，消费者拒绝皮毛制品可以减少珍稀动物的损害，反之，利用者档案利用意识的苏醒也会促进档案的有效利用，使社会受益。

2.2 完善档案数字化管理，提高利用效率

首先，数字管理系统的安装必须选择权威的有信誉的公司，保证系统的正常运行和日常维护；其次，在进行信息录入和增减时，要坚持小心谨慎的原则，因为此项工作一步错，则步步错，最后到达利用者手里的，可能是无用的错误信息，可能导致很恶劣的后果。如文本档案的位置问题，档案的位置一般都会按照按阿拉伯数字或者英文字母排列，且档案文件越多，文件名越复杂，若录入者不慎将其中的字母录错一个字，可能需要花费数倍的时间来纠正。相反，如果妥善处理好这一环节，利用者只需鼠标一点，就能查找到相应的信息和档案所在，这就必然大大提高档案的利用效率，利用者也能获得更多的时间和精力将档案信息化为知识，应用到相关领域之中去。

2.3重视后期反馈信息，有过必改且速改

其实，利用者的信息反馈也是档案利用工作的重要一环，并不应该将其抛诸脑后，通常，利用者将信息返回管理机构，也是为了下次能够获得更好的利用体验，从而促进档案利用的改善和发展。管理者根据需要适当做出调整，不仅是服务一两个人，而是服务整个需要利用档案的群体，这在无形中也将提高档案的利用效率。档案部门与用户的互动，是档案得以由“闭关锁国”到“对外开放”的重要因素，且开放的程度和宽度直接影响到档案的被利用程度、档案的价值。档案的最终目的就是为了被利用，而利用的最终目的就是为了使其在相关领域发挥应有的作用，从而对这个社会产生积极良好的影响。

3 结语

综上所述，若能从档案利用意识、档案数字化管理、档案利用信息反馈等方面正视当前工作的不足，并采取积极有效的措施对相关工作进行改善、完善，那么档案的利用水平将有很大的提高。档案的利用水平提高了，相应的社会效益也将得到实现，最后受益的会是每一个社会成员。当然， 档案利用的过程中远远不止上述所指出的几个问题，也还有更加完满的对治措施须待探讨，每一个档案管理者、利用者甚至是普通民众，都应该到档案利用的社会价值，不断强化档案利用，以实现更加优越的利用体验和更好地社会效益。

参考文献

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