浅谈文书工作与档案管理的关系

段孟燕

摘要：文书工作是档案管理当中的重要的一个环节。文书工作的创造性、时效性和准确性对档案管理工作具有十分重要意义。本文就文书工作与档案工作的关系，文书工作在档案信息化、档案管理建设工作中的地位和作用作简要的阐述。

关键词：文书工作；档案管理

前言

文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。

一、 文书工作与档案管理的含义

（一）文书工作的含义

文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在机关工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。其内容主要包括以下三个方面：

1.文书的制作

文书的制作是指文书从酝酿阶段到最后形成正式发文文稿的全过程。这一过程的中间环节要是：定题、选体、编写提纲、拟稿、审核修改、领导人签发等。其目的是将文件快速地向有关方面发出，传达有关精神。

2.文书的处理

文书的处理包括发文处理和收文处理两方面。发文处理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节；收文处理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等环节。其主要目的是把文件精神及时地落实到实际工作中去。

3.文书的管理

文书的管理主要是将办理完毕的文件进行整理和归档的全过程。主要包括初步整理、系统整理和归档三个环节。其目的是科学地管理好各类文书材料，为机关工作提供利用，为国家档案工作奠定基础。

文书工作是机关工作中的一项重要的、经常性的工作，应当坚持实事求是、精简高效的原则，要求做到及时、准确、安全。因此，文书工作人员必须一丝不苟，高质量地完成好各项任务。

（二）档案管理的含义

档案管理也被称作档案工作，它是指利用科学的原则、良好的方法和组织管理档案，为国家提供各种各样的一项服务的工作。它的内容主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等各项工作，即通常所说的档案工作的六个环节。其中，收集、整理、鉴定、保管、统计这五个环节叫做基础工作环节，属于档案管理工作最基本的内容。提供利用是档案工作的目的，属于服务工作的核心内容。前五个环节是基础，而为第六个环节提供良好的物质基础和基本条件，二者相辅相成，相互促进。

（1）收集

档案的收集就是指按照党和国家的规定，把分散在各机关、单位、各部门及个人手中的档案，进行集中保存的工作。

（2）整理

档案的整理就是指为了便于日常管理，提供利用服务，将收集起来的档案分门别类，使其条理化、系统化。

（3）鉴定

档案的鉴定就是指将收集和整理的档案进行甄别，判定其价值，剔除那些失去保存价值的档案的工作。

（4）保存和管理

档案的保存和管理就是指对已经整理好并已经入库的档案，采取各种各样保护措施，进行日常维护管理，保證其完善、齐全的一项工作。

（5）统计

档案的统计就是指为了掌握档案和档案工作的全面情况，档案管理工作人员根据掌握的情况对档案和档案工作状况进行统计、分析和研究的一项工作。

（6）提供利用

档案的提供利用是指通过一定的方式和方法，向社会各方面提供信息服务的工作。

二、文书工作与档案管理的相互关系

1.二者的工作对象各不相同

文书工作与档案管理工作的基本对象都是文字性材料（档案工作还有其他材料）。文书工作是形成和处理文字材料，是对文字材料的提前处理，并实现其现行效用；档案工作是有规律地保存了文字材料，是对文字材料进行后期处理，并实现其备考利用价值。档案是由文书转化而来的。

2.二者的某些工作环节相同

文书的整理与归档是文书工作的最后一个环节，但同时又是档案工作的第一个环节—收集。归档和收集是文书工作与档案工作的临界线和交叉点。它们从不同的角度覆行了同一道手续。归档文书的整理工作是档案工作的基础工作，因此，必须符合档案管理的要求，它既是文书工作的任务，也是档案工作的任务。

3.二者互为条件

文书工作是档案管理的前处理阶段，是档案管理的基础，档案管理是文书工作的延续和深入，是文书工作的归结。没有文书工作，就没有档案管理工作。在某些情况下，文书工作又需要利用档案材料，否则，将不能更好地开展文书工作。

4.文书工作与档案管理的区别

5.二者的工作任务不同

文书工作的任务主要是形成高质量、高品质的文书，非常及时准确地处理来往的文书，有条不紊、安全地运转文书，完完整整妥善地保管文书，正确地发挥文书的独特作用；沟通内外的联系，有效地推进并开展机关工作，为机关领导工作服务。档案管理的任务主要是坚持集中、统一和科学地管理档案，大力开发档案信息资源，逐步实现档案管理的现代化，科学化，更好地提供档案准确性，为社会主义现代化建设更好地服务。

6.二者的工作内容不同

文书工作的主要内容是文书的形成，文书的处理及文书的整理与归档；档案管理的内容主要是收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。

7.二者的服务对象不同

文书工作主要是为机关领导工作和业务工作服务；档案管理是为全社会提供服务，档案提供利用的对象越广泛，其价值效应也就越大。

三、文书处理和档案管理之间的意义

文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理和档案管理工作十分重要。

参考文献：

[1]杨文莉.文书工作与档案收集工作的规范衔接[J].兰台世界，2006，（3）.

[2]赵映诚.文书工作与档案管理[M].北京：高等教育出版社，2008.