温州规模以上民营企业档案管理工作的现状调查与思考①

温州职业技术学院人文传播系　陶祝婉温州城市大学教务一处　潘成峰

温州规模以上民营企业档案管理工作的现状调查与思考①

温州职业技术学院人文传播系陶祝婉
温州城市大学教务一处潘成峰

企业档案是企业的重要资产和信息资源，做好档案管理工作，有助于企业提升自身的管理水平，维护自身合法权益，规避市场风险等，对企业发展具有重要作用。本文从温州规模以上民营企业中随机选择多家企业进行深入研究，以帮助相关企业得到更好的发展，并提出相应的对策措施。

规模民企 档案管理 建议

1　引言

企业档案是指企业在研发、生产、经营管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件［1］，它是企业的重要资产和信息资源，做好档案管理工作，对提升企业自身的管理水平、维护自身合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有重要作用。2003年初，温州红蜻蜓集团公司赢取台湾红蜻蜓侵权案；2007年通领科技集团打赢国际官司，拿到了中美知识产权官司中，中国企业的第一份胜诉判决书；同年9月，正泰集团赢取“中国标的最大的知识产权侵权案——正泰诉施耐德侵权案”，获赔3.3亿元。以上靠的都是档案提供的详实可靠的证据，可见档案对企业发展的重要意义，正像正泰集团董事长南存辉说的：“企业档案是企业管理的一项基础性工作，也是企业持续健康发展的重要保证。它是文化的积淀，也是促进社会发展的重要资源之一。［2］”

温州是民营经济最为发达的地区之一，民营企业在温州地区经济发展中占据着举足轻重的地位，关注温州的企业档案工作状况，首先不能不了解民营企业的档案工作状况。

温州民营企业的档案管理工作总体状况如何呢？从报刊上看，似乎一片大好，发表于2008年3月5日《温州日报》上的《信誉档案能增值 产权档案能作证 信息档案能共享——温州民企热衷修“家谱”》一文，叙述了温州民企重视档案工作，积极做好档案工作，从档案工作中尝到了甜头的情况，文中提及的企业主要有通领科技、德力西、正泰、森马、红蜻蜓、美特斯邦威共6家［3］。发表于同年《中国档案报》上的《民营经济发祥地 企业建档涌热潮——温州市档案局民营企业档案管理工作创新之路》［4］，以及2013年《中国档案报》上的《从“要我建档”到“我要建档”——温州市民营企业档案管理工作成效显著》两文，内容大同小异，提及的企业也基本为以上6家。

为了更全面地了解温州民营企业的档案工作状况以及它们所存在的问题，以便能根据实际情况提出相应的对策措施，帮助相关企业做好该项工作，我们从温州规模以上民营企业中随机抽取了多家企业，深入企业内部，找到相关负责人以及一线档案工作者，以座谈会、访谈、问卷法等形式展开实地调研。

2　温州“规上”民营企业档案管理工作现状

2.1档案管理人员以兼职为主，基本没受过档案工作相关培训

调查发现，这几家在温州颇有名气的“规上”民营企业，其档案管理人员都是兼职的，其具体人数从1人至5到6人不等，根据其档案管理的集中程度而定。这些管理人员没有一个是档案管理或相关专业科班出身，并且基本没接受过相关培训；年龄偏小，多为刚进公司的20多岁的新员工，学历以大专居多。比较典型的是曾为温州市十强企业，跻身中国民营企业500强的某建设集团有限公司，该公司管理档案的是位年近60岁的女性，初中是否毕业尚有疑问，完全没学过档案管理相关知识，从没接受过相关培训。她同时还兼做文印、办公用品发放等工作。

2.2档案室基本都已建立，但管理尚不够规范

走访的几家企业中，除一家企业只开辟了一间不到5平方的小房间权作档案室存放了些办公室项目、合同资料和牌匾、奖状之类的实物档案外，其他几家企业都已建立了较为专业的档案室，小的有二三十平方米，大的有100多平方米，在经济开发区新建厂房的甚至达到200多平方米，并多数都配置了档案柜、密集架、防紫外线窗帘、空调、灭火器等基础设施，为达到档案保管的防火、防尘、防高温等要求奠定了基本物质基础。

但不容乐观的是，由于管理人员知识、能力、精力等方面皆不足，档案室的管理尚不够规范，主要存在以下问题。

2.2.1档案室有时兼作储藏室，人员进出较为随意

前文提及的某建筑集团公司虽然建立了档案室，但这档案室同时兼作储藏室，在几列档案柜边上，随意堆放了一些复印纸、垃圾桶、拖把等杂物，有些档案柜里放的也不是档案，而是复印纸、文具之类的办公用品。同时人员可以较随意进出，很难保证档案的安全保管。

另外几家公司也有相类似的情况。

2.2.2档案资料收集不全，保管较混乱

档案室面积越大，并不意味着收集的档案资料就越齐全，实际上，面积越大，往往也就是空置的架子越多，其中档案室面积最大的那家，其空置的密集架在50%以上。大量的文件资料分散于各部门不同人员手里，一个工作人员的离职往往就意味着相关资料的流失。

从收集的档案资料来看，基本以文书、科技、会计和实物档案居多，较为齐全，人事档案在人力资源管理部门，会计档案有时在财会部门，有时这些档案会分别在相关部门，各部门分建档案室，分别管理。

2.3档案管理制度已经建立，但落实上尚待加强

走访的企业都已经至少制定并颁布了一个公司档案管理制度，个别企业较为简单，只规定了公司档案的职责部门和归档程序等内容，有的较为详细，规定了档案归档的范围、形式、环节、分类方案和档案管理机构、人员及其职责。另外，个别历史较为悠久的企业还建立了档案库房管理制度、档案保密制度、档案管理人员职责等相关制度。

制度都已经建立，但当被问及落实情况如何时，各公司档案管理人员的答复都是“基本落实”，可见在落实上还有待于加强，最典型的还是那家建筑集团，其档案管理人员直接就说，感觉自己像个收垃圾的，别人把“废纸”往她这里一扔，她一张张地捡起来，放到架子上。因此，该集团档案室许多档案资料信息不全，常有员工找不到自己所需要的档案资料；有的员工借了档案室的档案长期不归还。

3　温州民营企业档案工作滞后的原因

3.1本土永嘉文化的影响

温州地区三面环山、一面临海，对外交通不便，“山高皇帝远”一语就出自于温州民谣，它自古以来就与中原地区文化存在差异，它受传统儒家文化的影响不深，主要受的是本土永嘉文化的影响。

永嘉学派，它孕育于温州这个特殊的地方，又对温州地方文化产生了极为深远的影响。它又称“事功学派”、“功利学派”等，是南宋时期在浙东永嘉（今温州）地区形成的一个儒家学派，它的精髓是反对空谈理性，讲究实效。与传统的义利不可兼得的孔孟之道不同，它主张义利并举，“既无功利，则道义乃无用之虚语耳”，表示应“以利和义”，而不是“以义抑利”。在这种思想的影响之下，历史上温州的商品经济一直比较活跃。

正是这种思想和精神使温州人脑子里充斥着“无利不起早”、“冒险半生为万贯”等朴素的市场观和价值观；也正是这种思想和精神使得20世纪70年代末80年代初改革开放的号角吹响后，温州人人争当老板，创建了闻名全国的“温州模式”，支撑了温州经济的快速发展。但是，这种思想、精神同时也孕育了温州民营企业的唯功利性特征，他们看重的是能直接给它们带来经济效益的生产、经营管理和产品销售，档案管理既要消耗财力物力，又很难直接给他们带来真金白银，自然不被看重。

3.2民营企业特性的支配

民营企业是以赚取利润为目的的经济组织，它具有私有性、排他性、逐利性等显著特点。而且，一方面受“永嘉学派”事功文化的影响；另一方面是因为温州早期物质资源严重不足，人们生活贫困，企业家们创办企业的直接目的就是为了赚钱，有一条活路，加之这些企业家文化素质普遍不高，使得温州民营企业对经济效益的追求尤为热切，这往往导致他们缺少高尚的精神追求，缺少人文精神，没有做大做强的雄心，忽视企业的社会责任和企业伦理，形成唯功利性企业文化，对档案工作缺乏热情，除非发现它实在是企业盈利之必需，就像前文提及的某建筑集团，档案工作起步早，成系统，这恐怕只是因为对建筑公司而言，建筑档案是建筑物通过国家验收、实现企业盈利的必要组成部分。这也可以解释为什么该公司曾作为中国民营企业500强之一，资金雄厚，档案室却如此“寒碜”。

当然，也有一些企业资本积累发展到一个阶段后，认识到唯功利性企业文化不利于企业进一步发展壮大。企业要真正成为大型企业，就需树立企业良好的形象，创建一个具有自身特色的企业文化，而独具特色的企业文化的创建离不开档案，于是它们开始重视企业档案工作。正泰、德力西、奥康、红蜻蜓等集团就是在企业发展壮大到一定程度之后开始重视档案工作的。

3.3企业生存压力的制约

温州历来人多地少，资源利用和交通条件差。改革开放初期，温州人凭借着敢为人先、吃苦耐劳的精神，创造出了驰名中外的以民营经济为主体的“温州模式”，创造了一个又一个的经济发展奇迹。据2009年第5期《发展中国》数据显示：“从1978年到2007年，温州市国民生产总值从13.2亿元增加到2157亿元，按可比价计算翻了近6番，年均递增15.1%。其中2001年～2007年，年增长速度均在12%以上。”温州经济的发展就是民营经济的发展。

然而，近年来，作为中国体制转型期，受各方面的影响，温州经济的增长速度开始放缓甚至出现倒退的迹象。2008年爆发的国际性金融危机对温州经济可谓是当头一棒，不少中小企业生存和发展面临困境，据温州相关部门2008年12月底对温州全市25227家工业企业调查显示：开工不足的企业7347家，占调查数的29.1%；停工停产2388家、倒闭138家，合计2526家，占调查数的10%，两项相加停工半停工企业达39.1%。2008年，温州全市实现生产总值2424.3亿元，增长率为8.5%，2007年的增率是14%，增速明显下滑，改革开放30年来，温州的GDP增长率第一次低于全国、全省平均水平［5］。到2011～2012年，问题更加严重，面临融资难、民间借贷资本居高不下、企业资金链短缺等诸多问题，一大批优秀的中小民营企业纷纷倒闭，温州老板跑路甚至自杀一时成为全国人民的热门话题。

这两年，受欧债危机影响，外贸需求疲软，订单量下降，中国对外出口普遍下降，这对温州以出口贸易为主的制造业更是雪上加霜，使其开工明显不足。在走访企业过程中，企业相关负责人说得最多的一句话就是：“现在生意不好做啊。”可见面临困境之大。

档案工作是企业文化建设工作，它的效用往往体现在未来而不是现在，“仓廪实而知礼节，衣食足而知荣辱”，在企业生存尚面临考验之时，让企业主动追求更高远的目标的确强人所难。但终究不能只为当下而生存，做好档案管理工作，势在必行。

4　改进温州民营企业档案工作的建议

4.1多加宣传

民营企业往往认识不到档案管理工作的重要性，档案行政管理部门应多加宣传，让他们认识到做好档案工作的重要性。例如正泰、德力西、奥康、红蜻蜓等集团的档案工作做得较好，档案行政部门可以把他们树为典型，多宣传他们的做法以及获益。2007年，通领科技集团利用完备的知识产权档案据理力争，让企业在关键时刻赢得了一场世纪官司，拿到了中美知识产权官司中，中国企业第一份胜诉判决书，为公司挽回每年一百多万的经济损失。对于这样的案例，档案行政管理部门应大力宣传。

4.2积极引导

有些民营企业即使认识到了档案管理工作的重要性，一时也不知道从何处下手，因此，在不干涉民营企业自主权的情况下，档案行政管理部门应积极对它们进行引导，在制定、推广档案管理标准、规范的同时，定期到一些企业里去考察、指导工作。甚至可以成立民营企业档案管理科，专门研究、调查、指导本地区的民营企业档案工作，为民营企业开展档案人才培训服务。

4.3加强监管

有些企业即使明白档案工作是重要的，但总觉得与收入相比，它的投入更大，经济效益上不合算，所以不愿意去做。档案行政管理部门可加强法律监管，根据国家及地方有关法律法规的要求，对民营企业的档案工作机制、档案管理基本条件、档案安全状况、档案利用服务等定期进行执法检查。对于未达到相应要求的民营企业，视情况作出不同处理。如制定责令改正通知书，提出限期整改意见；未在整改期限内改正的，给予通报批评；依据档案法律法规规定给予档案行政处罚等。

［1］ 覃兆刿.企业档案的价值与管理规范［M］.上海：世界图书出版公司，2014.

［2］ 母椿田，等.从“要我建档”到“我要建档”——温州市民营企业档案管理工作成效显著［J］.浙江档案，2012（10）.

［3］ 张佳玮.信誉档案能增值 产权档案能作证 信息档案能共享——温州民企热衷修“家谱”［N］.温州日报，2008-3-5（6）.

［4］ 李东晟，母椿田.民营经济发祥地 企业建档涌热潮［N］.中国档案报，2008-10-6（4）.

［5］ 虞晶颖.新形势下温州民营企业面临的困境与转型发展研究［D］.舟山：浙江海洋学院，2014.

F276.5

A

2096-0298（2015）12（a）-129-04

温州市科技计划项目“温州规模以上民营企业档案管理工作现状调研”（R20140038）研究成果。