人事档案管理工作几点思考

孙红梅

【摘 要】本文针对目前一些单位人事档案管理工作滞后，管理水平不高，管理手段落后等现状，提出了推进人事档案信息化建设，及时更新管理理念，加强档案管理队伍建设，创新工作机制等改进措施。

【关键词】信息化；管理理念；制度；队伍建设；创新机制

Abstracts： This paper is targeted to the hysteresis development of personal dossier management， low management level and out-dated management methods in some units at present. Thus here we put forward these measures to promote the informatization of personal dossier， update management ideas， enhance management team construction and innovate personal dossier mechanism.

Keywords： informatization， management ideas， system， team construction， innovation of mechanism

目前在一些单位人事档案管理工作中还存在着思想观念滞后、档案专业管理人才匮乏、档案信息化建设缓慢、档案管理水平不高、管理手段落后等问题，与当前档案管理信息化、网络化发展要求和新形势下干部人事制度改革的要求不相适应，需要在今后工作中加以改进和提高。

一、着力推进人事档案信息化建设，全面提高人事档案的有效利用率。人事档案作为档案管理系统中的一部分，关系到每个人的切身利益。为充分发挥人事档案管理工作的重要作用，我们要将信息技术与人事档案管理技术紧密结合起来，加快推广应用档案计算机网络管理系统，充分利用档案信息计算机检索系统，将档案信息检索方式由脱机检索和联机检索发展为智能检索及网络检索，实现人事档案工作信息传递网络化。与传统人事档案资料相比，数字电子档案更易于保存、查询和修改，并且可以通过网络快速传递，大大提高人事档案利用率，降低档案管理成本，促进人事档案的信息化管理，并能实现传统纸档与电子档案一致，有效避免人为篡改档案信息事件发生。在当前现代信息化时代，要进一步强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识、安全意识，加快人事档案从人工管理向计算机数字化、网络化管理转变。要积极组织档案管理人员参加计算机网络技术培训，不断更新档案管理人员的管理理念，从重管理轻利用的传统工作模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”。要努力打造一支专业化档案干部队伍，进一步加强档案专业知识学习以及计算机知识和人事档案管理软件知识的学习，拓宽档案管理人员的知识面，提高文字能力、综合分析能力，要把人事档案管理人员培养成为熟悉档案管理业务知识，掌握现代信息管理技术，懂得计算机网络技术的复合型人才。

二、及时更新管理理念，切实重视人事档案管理工作。由于人事档案跨度期长，结合不同时期的特点，对人事档案的收集、整理等管理制度有着不同的要求。有一部分单位忽视人事档案管理工作，档案工作没有计划，档案管理没有安排，人事档案管理工作得不到应有的保障。同时个别档案管理工作人员责任心淡薄，档案管理工作常常处于被动应付的状态，严重制约着人事档案工作服务功能的正常发挥。为此要进一步更新领导的工作理念，从传统的认识误区中走出来，充分认识人事档案管理的重要性，把人事档案管理作为干部人事工作的一项重要基础性工作来抓，不断强化档案管理意识，把握人事档案的社会价值，本着对组织和个人高度负责的态度，进一步加强人事档案管理工作。要不断完善人事档案工作责任制和奖惩机制，对于工作完成出色的给予奖励，对工作不力者给予相应惩罚，不断强化人事档案工作人员的责任心，提高工作积极性。

三、完善人事档案工作制度，加强人理档案基础建设。目前一些单位领导对人事档案管理工作重视不够，管理制度不健全，档案保管场所、经费和人员投入不够，档案管理工作得不到应有的保障，严重制约了档案管理工作的正常开展。为切实加强人事档案管理工作，必须建立完善档案管理规章制度和业务规范指导体系。人事档案管理工作是一个动态发展过程，在人事档案材料的收集整编、档案材料的鉴别利用、档案移交和转递、档案登记借阅和检查等各个环节中都要建立相关的管理制度，并在实际工作中不断修订完善，确保人事工作的政策性和纪律性、人事档案内容的连续性和完整性、归档材料的真实性和科学性。要加大现代化管理进程中软硬件的投入力度，严格按照《干部档案工作条例》规定，建立高标准的、防火防潮防盗专用档案库房，配置铁质档案柜，要在库房内设置空调、通风、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防光、防潮、防盗、防蛀、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。要加快档案保护的现代化，为社会提供高速快捷和全方位的专业服务。

四、加强档案管理队伍建设，提升人事档案管理人员素质。人事档案信息化建设的一个关键因素就是建设一支高素质的档案信息化管理人才，优秀的档案管理人才是人事档案信息化建设的重中之重。目前个别单位缺乏高素质的人事档案管理专业队伍，人事档案管理人员大多年龄偏大、专业素质不高、信息技术能力较差，不能适应人事档案信息化建设发展的要求。一些单位把人事档案管理工作片面化、简单化，不把优秀专业人才放在档案管理工作岗位，也不根据人事档案的特点来配备合适的档案人员，专职人员相对短缺，并且多采用兼职这种形式来应付，严重影响了人事档案管理水平的提高。为适应形势发展的需要，必须大力加

强档案管理专业队伍建设，要认真按照《干部档案工作条例》的有关规定，进一步加强人事档案工作的队伍建设，选择政治素质高、事业心責任心强、作风公道正派的党员干部从事人事档案管理工作，要根据长远的需要，以发展的眼光选用合适的管理人员负责人事档案工作。档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。既要熟悉人事工作、档案管理，又要具备熟练应用计算机网络技术等业务素质和能力。要加强档案工作队伍建设，构建吸纳、留住优秀人才的工作激励机制，加大培训力度，不断提高档案管理人员的专业素质和业务技能，优化知识结构，发挥他们的工作积极性和创造性。确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。

五、创新工作机制，规范人事档案收集利用工作。人事档案管理需要有一套完备的档案收集归档和整编工作管理制度。然而一些单位没有这样的制度，收集归档工作被动、不及时的现象时有发生，人事档案管理形同虚设。同时人事档案利用存在着一定的局限性，人事档案内容过于单一，人事档案履历表的填写过于简单，内容过于程序化，缺乏全方位了解每位干部的个性化档案材料，难以全面反映干部的真实状况，在干部人事任免、工作调动、职务晋升、职称评聘等工作中的参考价值不高，影响力不强、执行力不够，人事档案应有的考察依据功效不能得到充分的发挥，档案信息资源在服务社会发展的功能和作用没有很好的显现出来。另外干部人事档案管理和利用的方式和手段存在着一定的局限性，档案管理的信息化水平较低，人事档案管理工作效率低下。为此，我们要进一步完善人事档案材料收集的长效机制，把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学、合理、有效的档案收集机制。收集材料是基础，随着干部制度改革的不断深化，考察考核、学历培训、职务聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。要发挥人事档案工作者的主动性，进一步疏通和拓展人事档案材料的来源渠道，将各种材料及时收集归档，确保档案资料的真实性和收集过程的规范性。要充分利用现代化信息技术手段，及时处理不符合归档要求的材料，利用现代技术手段及时督促监管档案材料的办理进程。同时创新档案利用方法，充分挖掘档案功能的发挥，提高人理档案的利用价值，不断丰富人理档案内涵，在人事档案中增加全面的反映干部真实情况的内容。要合理开发利用干部人事档案资源优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥人事档案提供考察依据的有效作用。要创新干部人事档案管理的方式方法，积极构建以现代信息技术为依托的干部人事档案信息平台，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化管理，不断提高人事档案工作的效率和质量。

参考文献：

[1]俞林.高校人事档案信息化管理中的机纸人关系探讨.云南档案，2009年

[2]刘倩.对干部人事档案管理的几点思考.科技致富向导，2012年

[3]朱建萍.浅议人事档案管理的地位和作用.青春岁月，2014年