浅谈档案管理的发展方向

杨林书 韩晓敏

社会文化的发展总是离不开档案工作，档案记载也是社会得以发展的必备条件， 随着社会的日新月异，为了更好的服务社会发展需求，档案管理工作也在不断的发展，并逐渐步入了现代化、信息化阶段。对于这一变化，档案工作者应当顺应时代潮流，看清形势，提升自身的文化修养、知识修养，不断学习现代化的档案管理知识，并且在实践中不断积累经验，逐渐适应现代化档案管理模式，最终才能够更好地实现档案在社会发展中的中流砥柱作用。鉴于此，本文对档案的现代化趋势，做了以下分析。

第一，档案管理从手工操作方向向以计算机网络技术应用为中心的信息化、网络化方向发展。

计算机网络的普及，使得信息变得多元化、世界化。世界各国之间、本国之间、行业之间的联系变得越发紧密，整个社会的办事效率也大大提高，这些都为档案信息化和网络化提供了前提条件，可以说档案管理方式的转变也是应时而生、应势而生。所谓档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

就我国目前来讲，现在已经实现了从上到下、从机关到企业横向和纵向的联系，形成了计算机局域网，从某种程度上来说，档案资源可以尽可能的扩大，即使空间距离较远也能够在极短的时间内查到所需要的信息资料，使得档案管理部门从封闭走向开放，大大提高了各个行业和部门之间档案工作的效率，更好的服务于社会;但是从另一方面来讲，信息档案的安全性受到威胁，因为无论谁都可查档案，无论谁都能从档案中获取、变造和编造原始信息，为了尽可能避免这类问题产生，加强资料的保密性，保留档案资料的原始性、真实性和准确性，档案管理部门也采取了一系列措施，这些措施也得益于互联网和计算机技术的发展。例如，为了保证档案在传输和处理过程中不出现错误，我们设置了数字签名、信息认证以及身份验证和加密保护（如指纹和语音识别技术等）等措施，另外，为了方便用户正常和安全地查找资料，档案管理部门还设定访问限制级。由此可见档案管理已经开始逐步实现信息化和网络化。那么可能有人会质疑，为何档案管理会沿着信息化、网络化发展呢？这是因为网络技术具有安全性高、使用方便、成本低、网络资源丰富等优点，使得档案管理信息化、网络化成为社会的一种客观需要和档案管理融入社会的必然选择。

第二，档案管理开始由占地空间大的传统存储方式向几乎不受占地面积影响的缩微化、数字化方向发展。

所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将档案资料转化为电子文件。缩微技术主要是通过照相方法，把文献和资料的影像缩小记录下来，然后把缩微资料及相应的放大设备提供给用户。随着计算机的发展，尤其是计算机COM和CIM技术的出现，使存贮和传递信息的能力和效率大为提高。如果在档案管理方面实行档案信息数字化，就可通过计算机进行智能化检索，其具有检索速度快、范围广的优点，并且克服了纸质档案管理中的许多局限性，特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，可以使更多的图文资料生动形象地保存下来，并且由于其存储密度较传统的大许多，自然也增加了档案信息的承载量，节省了空间。鉴于档案信息化、数字化发展的诸多优势，其必然将成为档案管理未来发展的方向。

第三，档案管理开始从以纸张为载体的方式逐渐向以多种介质为载体的无纸化、虚拟化方向发展。

信息化技术的发展已经影响了整个社会工作方式的转变，例如我们的文件传输方式已经不仅仅局限于以纸质为载体的方式，在可以使用电子方式的情况下，我们更侧重于选择电子传输的方式，无纸化已经逐渐成为一个趋势。这种无纸化的发展优势逐渐瓦解了传统纸质为唯一方式的办公模式，影响了社会的各个方面，当然档案管理工作也不例外地受到了巨大冲击，同时也带来了前所未有的变革，使得档案管理工作也朝着无纸化方向发展，档案管理工作变得更加快捷，简单，安全。

不仅如此，若是档案资源通过计算机实现共享即通过网络虚拟化（网络虚拟化是指在网络环境中不再出现档案实体，取而代之的是看不见摸不到的数字化的档案信息资源）的方式共享，那么对于各地的档案查询工作也会大大提高效率。与传统的档案管理方式不同，新型的档案管理对保存场地的面积要求不高，避免了不必要的资源浪费;从另一个角度来讲，档案的资源更加丰富，也不必担心由于档案过于繁杂而造成的查阅和整理不便。

第四，档案管理从需要完全手动的存储方式和查阅方式向以自动为主、手动为辅的多元化、智能化存储和检索方向发展

随着计算机走入人们的生活和工作中以来，机读档案资料越来越多，并且迅速与传统档案平分秋色。机读档案区别于传统档案的一个方面就是各自保管的介质不同，机读档案已经出现了磁盘、磁带、优盘、光盘档案，介质的不同导致了档案管理方式的转变，出现了各种管理程序档案、系统程序档案和文本材料档案，这种系统化的档案管理程序使得档案管理呈现了自动化、智能化的特点，从档案管理人员方面来说，大大减轻了档案管理工作的工作量，由以体力劳动为主的档案管理模式逐步转变为以脑力劳动为主，对于用户而言同样也可以进行简单的检索便可找到所需的大量资料，从这两方面看，依附于计算机设备的多元化、智能化的档案管理也必然朝着多元化和智能化的方向发展。

第五，档案管理从单一的信息来源向多方位信息聚拢的社会化、市场化方向发展。

随着当今互联网的迅速发展，个人、企事业、各行业乃至国家、世界对信息的需求量越来越大，通过单方面的渠道获取档案资料已经不能满足发展的需要，这就要求实现档案资料的来源多元化、丰富化，档案管理实现多方位一体管理，离不开实现档案资源市场化。档案资源市场化便是通过互联网将各方面的档案信息聚拢起来，丰富档案数据库，满足不同用户需求，实现资源共享，不再受时间和距离的限制。档案资源市场化管理有利于档案的开发利用和档案事业的健康发展，并可以有效节省档案管理的人力、物力和财力支出，可见档案管理实行市场化管理是势在必行，大势所趋。然而实现档案管理市场化不是一蹴而就的，这就对我们从事档案管理工作的工作人员提出了更高的要求，要不断学习现代档案管理知识，勇于实践和创新;档案管理部门更是要高度重视、综合决策，从各方面支持档案管理的市场化、现代化发展。

第六，档案管理开始从经验管理迈向以档案法为核心的法规标准体系下的规范管理，逐步实现档案管理法制化。

近些年由于计算机网络的迅速发展，出现了大量的问题，一度引起了社会的高度关注，由于其中许多问题无法可依，给社会造成了重大影响，所以近年来关于计算机网络的法律逐渐开始完善，而受计算机网络的影响，档案管理也必须法制化，制度化，让档案管理有法可依，有法必施，用档案法律来规范人们的行为。《档案法》的颁布和实施要求档案相关人员依法管理档案，坚持档案工作合法化，依法使用档案资料。

（作者单位：平山县政府办公室）