高校档案信息化建设的优化措施研讨

刘淑静

摘要：随着计算机信息技术的迅猛发展和普及，高校人事档案管理也进入了信息化时代，加强信息化管理已经成为高校进行人事档案改革的主要趋势。本文首先分析了高校进行人事档案信息化管理中存在的问题和不足，并从三个方面提出了相应的优化措施。本文研究成果将对优化高校档案信息化建设提供一定的参考价值。

关键词：高校；人事档案；信息化；优化措施

中图分类号： G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）05（c）-0000-00

1 高校档案信息化建设中存在的问题

1.1人事档案信息化建设意识淡薄

目前高校普遍存在人事档案信息化管理意识淡薄的问题。这主要体现在人事档案管理体制和观念落后两个方面。首先，许多高校人事档案资料缺乏集中性存放，导致档案管理缺乏标准化和科学化，给人事档案工作的管理者和使用者都带来了一定的困难。这种不合理的人事档案管理体制降低了工作的质量和效率。高校人事档案管理方式不能与时俱进，长期的人工操作使得信息化管理发展缓慢。此外高校人事档案信息化各自为政的管理模式导致院校间无法实现资源共享。

其次高校对人事档案信息化管理观念的淡薄导致改革行动的缺乏。许多高校片面地认为管理与人事有关的文件即为人事档案管理，缺乏对该项工作本质的充分认识，导致高校对人事档案工作缺少足够的重视，从而影响高校人事档案信息化管理的进程。

1.2人事档案信息化管理人员素质偏低

高素质的管理人员是人事档案信息化建设适应时代需求的前提条件。然而多数高校人事档案工作的管理人员存在素质偏低、管理经验不足等问题，这使得人事档案信息化建设进程缓慢。其中管理者经验的不足，常造成网络操作错误或失误，这主要是他们对管理工作缺乏足够的积极性及管理思想滞后所造成。可见高校缺乏对人事档案管理人员从思想到技术培训工作的重视。

此外高校在引进人才时，缺乏精通网络、管理以及档案学的复合型人员。引进的人才非科班出身，缺乏良好的人事档案管理相关专业基础，从而造成其业务能力较低。再者，由于高校领导对人事档案建设信息化人才引进的忽视，造成管理人员的知识结构长期一尘不变，使得人员的素质不符合档案信息化的发展需求。

1.3人事档案信息化建设资金投入过少

资金的投入过少是高校人事档案信息化建设过程常见的问题。在高校人事档案信息化建设中，管理者的选择、网络系统的建立以及设备配备等相关方面都需要大量经费的投入。作为人事档案信息化建设的基本设施，软硬件设备长期使用造成老化且得不到及时的更换。作为高校基础工作人员，人事档案管理者主要任务是做好本职工作，在工作经费筹集方面是无能为力的，这也造成了人事档案信息化建设进展滞后。同时高校资金的相对不足，用于分配各个部门的经费更是少之又少，这也使得人事档案信息化建设资金来源不足。

此外，为了使人事档案信息化建设中网络设备具备安全、稳定和容量大等优势，就必须投入大量的资金。有些设备购入后需要长期维护和保养，有的则是需要快速的更新换代，这都要求经费投入是一个可持续的过程。

2 高校人事档案信息化建设的优化措施

2.1加强人事档案信息化建设的意识

高校人事档案信息化建设不仅需要领导和管理者们转变旧的管理体制，改变保守的管理观念，还需要加强对人事档案信息化建设重要性的认识。首先应从高校领导抓起，通过将人事档案信息化建设工作提到日程上来，强化他们对人事档案信息化建设的意识。同时各个部门的领导应积极组织本部门的工作人员进行学习和培训，从思想和行动两个方面加强高校工作人员对人事档案信息化建设重视程度。

作为人事档案管理者，长期专注于埋头工作，容易造成闭塞的观念意识，所以为了顺应现代人事档案信息化管理，改变旧观念，结合社会实践活动，向先进的信息化社会迈进对高校人事档案管理者是非常有必要的，且这也利于建立与时代发展相符人事档案信息化管理模式，为高校提供更优质的服务。

2.2提高管理人员总体技能水平

实现人事档案信息化建设也取决于高素质管理者。作为用户与人事档案信息之间的媒介，人事档案管理者需要有一定的管理、档案以及信息学相关知识与能力储备。人事档案信息化及网络化建设离不开一批能力强，素质高的复合型人才，他们对人事档案管理相关知识的熟练应用，使得管理工作得以有条不紊地开展。所以在引用人才时，应注重考察其对人事档案管理工作的专业性。

当今社会是一个追求知识的时代，工作人员只有接受终身教育才能跟上时代的步伐。人事档案管理者也是如此，不断完善专业知识，提高自身技术水平，才能满足新时代的要求。对高校人事档案管理者进行培训教育，开阔工作人员对档案管理相关知识的视野，也有利于信息化建设水平的提高。

2.3加大人事档案信息化建设资金的投入

目前，许多高校人事档案信息化建设处于初步探索阶段，所以，不仅在管理意识、人才培养上缺乏经验，而且资金支持上也没有得到应有的重视。因此，高校应该注重对人事档案信息化建设资金的投入，做好经费的预算，形成目标明确、合理支出的规范化资金管理制度。为了实现人事档案信息化管理模式工作方式取代人工操作为主的工作方式，高校可采取阶段性购置必备的基础设备方法，这不仅有利于逐渐解决设施老化和更新缓慢的问题，而且可以缓解高校的资金紧张。作为高投入的人事档案信息化建设，除了要进行基本软硬件等基础设备的完善工作，还需要在其他先进的设施上投入大量经费，如电脑、扫描设备、电子产品等。此外在网络资源的标准化和人事档案资源的网络化共享方面也应有一定的资金保障，从而促进人事挡案信息化建设的快速发展。

3 结语

人事档案信息化建设，是高校实现人事档案管理网络化、现代化的重要方式。所以高校应高度重视人事档案信息化建设工作，其不仅需要清楚地意识到目前人事档案管理中存在的不足和需要改进的地方，而且需要及时作出相应的对策并提出有效的改进措施。从而加快高校人事档案信息化建设进程，并为学校师生提供更优质的人事档案资源服务。

参考文献

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