如何做好储运企业应急抢险项目资料归档工作的探讨

刘涛

摘 要：作为石油储运企业，应急处置和事故隐患的抢险工作不可避免。因为抢险项目，在时间上和空间上，非常规工作状态和资源调用，所以其过程中的相关基础资料，大多保留不全或者没有记录。其对事项的后续分析和吸取教训等不足，留有遗憾。同时纵观国内外事故和应急抢险，保留可借鉴的资料以供分析解剖尤显重要。本文从档案管理的规范要求方面，以及应急抢险的实际状态考虑，提出应急抢险项目的资料归档工作规范。

关键词：应急抢险项目；档案；标准化

引言

档案管理体现的是重要历史记录，其包括文字、图表、声音和视频等。保存方式和载体随着科技发展，从纸质越向电子化。从近年的记录和保存方式上，也出现大的变化。例如微信微博系统，智能手机等应用。相关资料的记录普众性及时性和可视化得到有效延伸。当然，资料的保存和录取的规范性上面临的一系列问题，但新的信息技术在应急抢险项目资料保存中，可以解决和量化相关标准，确保资料保存归档规范。

一、应急抢险资料的标准化的必要性

对一个石油储运企业而言，应急抢险资料作为档案管理中重要内容，其自身含有的资源性、利用性和规范性，使其标准化的必要性更充分。应急抢险档案的资源性，作为重要的历史记录，其不仅是应急处置过程的有效再现，还对储运企业的应急管理，设施检修和其他运行决策直观指导借鉴。笔者所在企业2013年七八月份，经历了罕见的区域强降雨和自然灾害。企业的输油管道、场站设施遭受较大损失。及时恢复生产，及时抢修管道成为日常不断激增的任务。如何第一时间汇报险情，较直观和准确的展示成为重点。由于险情点多、山大沟深、能够到达的人数有限。尽力通过手机拍照、录像和短信描述等功能，及时将相关信息发送至指挥部和各抢险人员手中。指挥部的指令以及要求，也通过微信平台及时通报，极大的提高指挥效率和应急决策的准确性。应急抢险档案利用性体现我们在事后总结经验、优化管理和修订预案中。对相关抢险一线的资料进行分析，探究和挖掘。来修正和规范原有的一些不符合实际的工作流程和制度要求。例如在线路中的卫星信号盲区、应急资源的调运等方面。在预案的编制中，在日常和防范中，突出各种信息资源和可依托资源的收集和日常联络，确保应急状态是有效利用。应急抢险档案的规范性，指的是信息和资料规范，人人能够看懂和理解。这里面涉及到因为报送工具的私人化，导致在信息的采集选择，处理加工中存在的不规范和易误解内容。例如地名的规范，专业术语的应用，以及描述估算的基本口径等。在2013年的抢险中，我们出现过对线路地点的不规范，导致救援的部分延误。从统一以线路桩号和油流方向加数，来准确报告危险位置。通过手头的铁锨把，木棍作为参考，来显示拍照现场的隐患状况。通过近点和远点的图片，来有效展示。

二、应急抢险项目标准化的主要内容

根据国家关于档案资料的相关标准和规范。结合企业相关制度要求和保存时限。我重点从应急抢险档案的真实性、完整性和有效性三个方面提出标准建设内容。

（一）应急抢险档案的真实性

应急抢险的现场是事后无法真实还原的，即使部分可以还原，也是浪费财力和社会资源的。同时一些日常无法想象或者不可能遇到的隐患现象，隐蔽问题就在现场，就在那里，甚至治理过程因天气变化重复出现。站在经济和高效的基础上，我们对现场真实反映，可以通过第一时间视频资料，处置过程视频资料和周围动用资源进行电子记录。对非常规性资源消耗和损耗，有效记录，及时保存。要求录影中要有参与人员，时间打标。利用刻度标尺，设施实物等，来记录。确保真实性。

（二）应急抢险档案的完整性

应急抢险一般存在三个过程：第一现场，抢险过程和后续完善。作为抢险，不可能第一时间到达完成，也不可能一次性处置方案有效，也存在后期维护保养。因此，一是在记录过程中，建议设专人负责记录，从头至尾，确保记录完整。二是加强记录人员业务培训，其必须了解和熟悉隐患点的基本状况，掌握治理的方案和时限确保中间因个人事务中断。三是中断时能够有效交接，确保接任务人清楚前期工作和后续任务，以便完整记录。四是所有外部其他人上交资料，要进行分类整理，建立不确定资料库，以便因分类认知缺陷，导致部分重要资料未被采集保存。

（三）应急抢险档案的有效性

有效性反映的是资料的受组织确认状态。具体的就是相关资料要经过组织、参与人进行确认。一是纸质类的要求提供者和现场人员给予签字确认，盖本单位公章。二是电子类的要填写确认单进行确认。三是进行专业审核，对所有归档资料，在当事人确认基础上，要进行描述专业符号，数据等进行规范，确保资料反映出内容理解上的一致性。

三、当前需要解决的主要问题

（一）应急抢险档案规范的必要性

过去由于企业管理方式和工作流程原因，部分管理层和实际参与者，对此项工作的重视程度不一，收集和整理积极性不高。随着企业审计工作的完善，以及管理的细化，该项工作收到高层特别是主要负责人的高度重视，并力推完善。但在实际过程中，因主要负责人和决策层身处现场之外，执行层不能很好的贯彻和完成该项工作。在任务紧急情况下，无法做到每一个环节都记录清楚，同时记录信息量大也是事实，后期的补充和归档可以完成，不需要实时和全天后下工作。对部分记录要求和标准掌握不清，实际发生和记录的显示有差距。这就要求，在过程中，通过主要负责人工作部署，应急抢险项目治理要求确认和工作流程标准等几个环节，配套完成，实现强制性和必要性。

（二）应急抢险档案的归档标准建立

标准建立是一个不断完善的过程。首先建立应急抢险项目实施工作流程，确保每一个工作环节有流程，有人管；二是建立抢险项目的基本表格、范本和专业用语手册，确保实施过程中简单可行，记录人素质等方面要求可以现场满足；三是建立应急管理联动和互动机制，分公司所属档案管理人员，能够及时和现场人员沟通，交流和指导，确保档案在建立之初就规范、有序运作。

（三）标准的培训和贯彻问题

标准的培训很关键，应急抢险项目所处的地点大多偏远，很可能是巡线工等文化较低者。第一时间的记录很是关键，所以要对相关档案的标准进行彻底的培训。要从基础工具的应用，文档的格式和保存的技巧等进行培训，以确保很快掌握和应用自如。

另外对施工组织者等管理人员和操作人员的提交资料进行规范性审核，及时纠正。重点做好其执行过程的监督和操作职责。现场抢险实施者，要落实该项业务的具体负责人职责，有效确保工作的推进和获得其他协助资源。

四、结语

应急抢险项目的档案管理工作，是一个较庞大的系统工作。需要一线工作者、专业人员、各级负责人和主要负责人共同努力推动做好。作为石油储运企业，要不断的改进和完善该项工作，使其和现代科技、企管管理等相适应，以便更好的为企业自身服务。

参考文献：

[1]缪红亚.论档案数据库标准化的必要性与发展探讨[J].人资社科2009（3）.