计算机技术在档案信息管理中的应用

王磊

（山东商业职业技术学院，济南 250100）

计算机技术在档案信息管理中的应用

王磊

（山东商业职业技术学院，济南 250100）

档案信息是知识经济时代重要的资源，随着计算机技术的广泛应用和迅猛发展，为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机。目前，档案电子化已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩，是档案管理工作必须实施的重要步骤。计算机对档案信息进行管理，在检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等方面具有手工管理所无法比拟的优势，这些优点是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，极大地提高了档案管理的效率与利用工作的水平。

档案信息；计算机技术；档案电子化

0 引 言

传统纸质档案有一个很大的缺点，即占用空间较大。由于要扩展档案库房空间与购买档案用具，所以花费的资金会愈来愈多。而且有些珍贵的纸质历史档案，由于使用次数的不断增加会出现破损现象。因此，对档案的存储条件和利用方式会提出更高的要求，如档案馆应保持一定的温度和湿度，珍贵历史档案只能以复印件形式利用等。现代信息计算机技术在档案信息管理中的应用，节约了大部分人力、财力、物力，以及对馆藏历史档案的保护也起到重要作用。

1 不断加强信息化的建设

信息化建设是档案资源管理的必然要求和重要内容，信息时代项目档案管理工作的根本出路是真正实现档案管理信息化，这就要求全面建立包括所有档案业务环节的档案信息全文管理系统。在项目负责制的大背景下,所有资源围绕项目而配置,即为原生信息资源。例如，科研项目档案只有认真思考改进现有的服务方式，紧紧围绕项目的方方面面，特别是信息化工作需要开展的工作，才能真正发挥其在科学研究工作中的作用。项目档案信息化水平过低,将在信息化大潮面前举步维艰，可能直接导致档案收集、整理与编目、加工利用、库房管理、鉴定与销毁等档案业务工作环节的失败。

2 系统梳理档案资源体系

企业要在研究管理体系的基础上平稳地实现管理，全面梳理企业的所有档案资源业务，就迫切需要系统化梳理档案资源管理体系，如大多数石化企业科研项目的研究周期比较长,时间跨度大。一般来说,一个科研项目的研究活动的时间多则数年甚至更长，少则也要数月,而随着科研活动的进行导致科研项目原始记录不断产生，但科研原始记录产生主体多而且分散。更主要的是，不少项目是由在不同的岗位上从事同一个项目的若干人组成项目研究组,这就会零零散散地产生各种原始记录。这种分散性的特点在科研原始记录上产生,客观上导致了重重困难，特别是对其进行规范管理和完整系统归档造成阻碍。此外,有的科研人员不了解科研原始记录作为科研项目档案的组成部分,最终应归档保存，档案意识不强,他们会片面地认为理应由自己保存，原因是原始记录是自己从事科研工作的心血,自存自用最方便也最安全。这种认识上的误区,也从一定程度上加大了原始记录归档工作的难度。

3 加强收集控制电子文件

当前办公自动化及科研手段自动化迅猛发展,不论是办公文件、科研原始记录，还是生产经营原始记录,都将更多地以电子文件的形式出现。因为没有针对原文管理的档案信息系统，所以电子文件的收集工作比较吃力，如果仅仅是仿照手工管理模式开展电子文件的收集，则很难保证其原始性、完整性和准确性及若干年后的可读性,当然后续管理工作更是无从谈起。随着电子文件几何式递增，对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理、开发利用以及数字化技术的推广也就尤为重要，所以要加强收集控制电子文件。

4 提高档案信息的利用

通过整理和编研,可以使科技档案信息内容进一步系统化和优化，现代信息技术的应用使科技档案的整理和编研周期迅速缩短，及时、准确地为经济技术决策提供可靠的依据，信息密度和传递速度大大提高。在提供利用方面,现代信息技术的应用可以方便、快捷地满足利用者对科技档案信息的需求。研究院未来的档案信息管理系统中,可以包括在局域网上建立的用户友好介面的查询子系统，可以引导其按权限浏览本站的信息,为用户方便索取档案信息提供技术保证,以期扩大社会影响并提高知名度。根据用户权限,数字化的形式提供必要、及时、可靠、大量的基础性原生科技信息，可通过局域网传输给各业务部门，满足各部门日常工作自动化过程的信息需求,充分实现档案信息共享。一方面为各部门开发利用提供基础条件，另一方面支撑了整个研究院的信息化工作的发挥。

5 结 语

随着基础管理模式的深入变革,档案作为一项资源,无疑有了重大的飞跃。随着市场竞争和人才竞争的加剧,越来越多的中国企业已经认识到档案资源管理信息化的重要性。传统的档案管理把精力放在员工档案、保存管理等事务性工作上,显然无法适应新时代对企业管理的新要求。但由于受行业和规模的影响，计算机的应用技术水平还参差不齐，就目前状况看普及程度还存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保险业较为普遍，其他行业档案管理工作仍然是处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能不能得以充分发挥。要摆脱传统的档案管理方式，实现档案的计算机应用管理，必须为档案的开发、整理、改革发挥重要的作用，因此计算机技术档案信息管理中的应用也就越来越重要。

[1]左旭楠.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].黑龙江科技信息, 2014（28）.

[2]杨琍.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].现代经济信息,2014（11）.

[3]赵春苗.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].科技创新与应用, 2014（7）.

[4]唐麟娜.谈计算机技术在档案管理中的应用[J].黑龙江档案,2012（3）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.117

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1673-0194（2015）05-0244-02

2014-12-18