澳大利亚国家档案馆网站档案著录与检索初探

2015-06-15张妍妍

北京档案 2015年3期

张妍妍

摘要：在网络环境下，“档案著录与检索”正呈现出新的特征。本文通过对澳大利亚国家档案馆网站档案著录标准、著录方式的分析和研究，并对利用其网站所提供的检索途径进行相关档案查询情况的介绍，说明该网站在著录和检索方面建设的优势，为我国档案网站建设的进一步发展提供理论依据和实践经验。

关键词：澳大利亚国家档案馆网站档案著录档案检索

澳大利亚国家档案馆（NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA，简称“NAA”）成立于1961年，是澳大利亚联邦政府唯一一个中央级综合性国家档案馆，也是澳大利亚联邦机构的重要组成部分。其网站历经4年，于1999年基本建设完成，且一直处于世界领先水平。对澳大利亚国家档案馆所提供的在线数据库的调查与统计，可以发现该网站现已存在由9000个机关、团体和个人所产生的涵盖6000多个系列的、约800万份档案著录信息，数量之大、内容之丰，着实让人惊叹。

上述数据，在一定程度上可以说明，澳大利亚国家档案馆网站具有的强大馆藏优势源于对档案著录与检索工作的重视。随着信息技术的实时更新和互联网技术的广泛应用，传统档案著录项目、格式、标识、级别、语言和来源等都发生了不同程度的变化。可以说，档案著录信息的效果和效用，反映了一个国家的档案整体工作水平，这也决定了网络语境下的档案著录标准化、著录方式以及检索等日益成为国内外学者关注的焦点。

一、澳大利亚国家档案馆网站的档案著录标准

澳大利亚国家档案馆网站以国际上较为通用的档案编码描述（EAD）和国际档案著录标准[ISDA（G）]为基础，分别制定出包括数据库结构标准、档案信息内容标准、档案结构形式标准等，以此限定档案著录各元素的具体含义，力图推进档案著录工作的标准化进程。具体而言，编码档案著录标准是“用于网络环境下检索工具的编码的事实标准”，最早由加利福尼亚图书馆开发，后来美国完成了对EAD草稿的拟定、审议，到“1998年美国工作者协会完成第一版EAD的编著”。目前，欧美大多数国家都基于该标准建立自己的档案检索系统。国际档案著录标准则是国际档案理事会专门针对档案描述建立的国际标准，属于“通则性质的元数据标准”。虽然适用范围较小，但其具有较强的通用性、实用性和稳定性，能够破除国家间的语言障碍，体现网络环境下档案的检索、交换以及信息共享等特点，因而被世界各国所广泛使用。尽管ISDA和EAD的重合度较高，但这两种著录标准都非常注重对著录层次性和结构性的把握，并对所要著录的项目进行了明确的规定和细化描述，从而为网络时代用户从不同著录级别检索到所需信息提供了更多的可能。

为了响应国际社会在档案著录工作上强调的数据元素间概念关系的新理念，更好地体现网络环境的开放性，缓解档案信息资源的分散性与用户利用需求多样性间的矛盾，澳大利亚国际档案馆网站还根据“书目记录功能需求”（FRBR）元数据标准模型建立多重检索点，揭示档案实体的物理属性，内容信息的来源、结构以及上下文关系等，不断提高档案的检全率和检准率，进而构建起一个相对完整的网络检索体系，为世界各国档案馆的信息交流、互通共享提供了可能。

二、澳大利亚国家档案馆网站的档案著录方式

为了实现网络环境下档案信息资源在深度和广度双层面的开发与利用，澳大利亚国家档案馆网站采用多级著录的方式，纵向上从文件级到全宗级，呈现梯度发展趋势；横向上则主要表现在每一级别项目的相对完整性与科学性。这样既兼顾到各级著录的要求，较好地揭示出档案的内容特征和形式特征；又达到了网络时代档案信息著录要将背景信息、关联信息等纳入其中的要求，是将“档案的来源原则、尊重全宗原则以及档案实体分级别（层次）管理原则”的完美结合，在遵循了一个全宗内档案不可分割的同时，又突出了不同层级间档案固有的历史联系性。如在Record Search中以“CEDT”（Certificate Exempting from Dictation Test，简称CEDT）为关键词，可以检索到澳大利亚政府为限制移民数量而颁发的所有听写测试豁免证明，即全宗J2483，共计19902条。其中对文件级的著录共计11项，全宗级的著录则能达到17项。

为便于对澳大利亚国家档案馆网站不同形式著录方式的理解，笔者通过表格（如表1所示）的形式对文件级和全宗级著录方式作了简要比较：在题名方面，文件级主要是对该份文件内容加以概括，而全宗级则需完成对整个全宗的描述；二者的“时间项”都包含三个时间，不同之处在于全宗级需要对该全宗进行时间段的界定；在对全宗相关信息表述时，全宗级更加详细，除了对该全宗相关情况进行简要介绍外，还对与之相关的全宗，特别是全宗控制符的范围、全宗内所涉机构与个人等作出解释；而剩余的物理形态、控制号、保存地点和可获取情况等著录项虽有相似之处，但全宗级的著录要比文件级的著录更具概括性，更注重宏观性的表达。这种对档案著录层次性、结构性把握的做法，有利于用户从不同著录级别中更快地查找到自己所需的档案信息，实现用户需求和档案馆网站所提供服务的无缝对接，为档案馆日后服务功能的进一步拓展奠定了良好的基础。

澳大利亚国家档案馆网站还注重对特殊载体档案的著录与展示。对于这类档案，在完成和普通档案基本著录项的基础上，还需要根据具体情况设置特殊的著录项目。如在对图片、音（视）频等资料进行著录时，其形成的具体时间、地点、主题、拍摄者个人资料以及所载全宗和全宗内序列号等相关信息都要逐一详细记录，从而为档案工作者发掘更多深层次的信息，推动档案信息多角度的开发和利用，实现档案知识化、智力化奠定了基础。

值得一提的是，澳大利亚国家档案馆网站对照片档案进行著录时，除了采用文字说明的形式对照片的相关信息，包括题名、时间、条码、全宗号和控制符号等进行基本信息的著录外，用户在浏览、查看和利用这些照片时，还可以根据自身知识背景为照片添加标签注释。这无形中调动了用户的积极性与主动性，有助于档案馆与用户间形成持续的良性互动。此种做法是对目前较为流行的“众包技术”（如图1所示）在档案著录方面的一种尝试与应用，为网络时代档案著录工作的进一步发展提供了全新的视角。

三、澳大利亚国家档案馆网站的档案检索概况

步入网络时代，作为档案工作中的两个组成部分的著录与检索，二者间的联系更为突出。随着用户多元化趋势的增强，全面而详尽的档案著录才能真正满足用户多方面的检索需要，而档案著录目的的实现，即网站功能的真正发挥则主要依靠档案检索来实现。

（一）检索的途径

澳大利亚国家档案馆网站为用户提供了包括基础检索、高级检索、人名检索、照片检索等，如图2所示。其中“基础检索”主要以“关键词”和“时间”为检索项，由于检索信息过于宽泛，因而可以将其理解为一种较低层次的模糊检索；而“高级检索”则涉及对联邦组成机构或个人（即档案形成者）、机构职能或个人职务、机构或个人所形成的全宗等具体的描述，通过对这些信息的收集、整理和著录，从而形成完整的联邦记录全宗系统（Common？ wealth Record Series System，简称CRS），如图3所示。检索时，用户可以根据已有信息缩小查找范围或直接定位所要查找的内容，它显示较高的查全率和查准率。这两项检索方式作为澳大利亚国家档案馆网站查询、利用服务功能实现的主要途径，为国际档案界开展网此外，澳大利亚国家档案馆网站还根据自身的实际情况，进行了一些专题检索。在“人名检索”中，用户可以根据已知家庭姓氏，结合所要查询档案的具体类型，如军队类、战犯类、外交类、艺术科技类等，搜索更为详尽的人物、事件信息记录。同时，澳大利亚档案馆通过采购达姆施特公司的DFT扫描仪，逐步对现存的16mm胶片和35mm胶片进行数字化处理，为用户提供了较有特色的“照片检索”方式。利用者如果对于所要检索的照片信息掌握得较少，还可以通过已设定的主题，如体育、科技、工业、交通、国防等浏览该网站所提供的图片信息，从而在较短的时间内为用户提供直观的原始图像资料。

（二）检索结果的展示

澳大利亚国家档案馆网站的检索结果，主要通过两种形式呈现。一是列表式，在表格中显示出每一条检索的结果，包括文件的全宗号、控制符号、题名、档案编号、涉及地区、时间范围、是否数字化影像或存有PDF格式、项目条码（Item barcode，具有唯一性）等，共著录8项。其中控制号（Control symbol），由档案内容时间和其在同一时间断限下的顺序号组成，与我国档案著录中的文件编号项相似。二是嵌入式，通过点击列表式中的文件任意信息项，便可进入嵌入式。由于其所涵盖的信息更具体、细致，除包含列表式已有信息外，还增加了如开放状态、收录和鉴定日期、物理格式、厚度等，因此，嵌入式更能体现档案著录多维性和立体性的新特征，这对于利用者甄别档案，提高检准率具有重要作用。需要指出的是，国外大多数档案馆在对时间项的著录时，不仅对档案形成时间进行著录，还要对登记或注册时间加以记录，如澳大利亚档案馆网站在嵌入式中检索时还设置了决定日期（Date of decision）和登记日期（Date registered）。在嵌入式中所设置的全宗项，也是对该网站进行第三级检索的途径之一，这样我们可以看到关于全宗的具体信息，如该全宗是由哪个政府机构或是个人创建的，及其前后还有哪些相关的全宗类别等。