信息化背景下高校兼职档案员培训工作探析

付玲

摘要：文章从高校兼职档案员培训工作的主要特点入手，分析了培训工作存在的主要问题、原因及信息化背景下面临的机遇，提出要在进行有针对性地分组培训基础上，完善传统的面授培训，搭建空中课堂进行网络自学，充分利用即时培训，并将培训与考核、反馈相结合等对策建议。

关键词：信息化;高校;兼职档案员;培训

中图分类号：G640文献标志码：A文章编号：2095-9214（2015）03-0298-01

高校兼职档案员负责高校各部门待归档文件材料的收集、整理、立卷、移交等，为高校档案馆提供最基本的档案资源，对保证档案的完整性、系统性具有决定作用。信息化背景下，如何加强这支队伍的培训工作，直接关乎高校档案工作标准化、规范化、现代化和科学化能否实现。

1、高校兼职档案员培训工作特点

高校兼职档案员的培训主要由各高校根据本单位实际情况自行开展，与档案专业培训比较具有如下特点：

第一，从培训目标看，高校兼职档案员培训是为了兼职档案员的业务行为规范、准确，从而提高工作效率，减少工作失误。

第二，从培训对象看，高校兼职档案员具有自己的本职工作，一般都未受过档案专业方面的教育。

第三，从培训内容看，兼职档案员的培训内容相对浅显且单一，侧重于基本理论的介绍、档案业务工作方法与技术的传授，主要围绕如何进行整理、组卷等实际操作展开，起点较低，课程内容基本属于入门培训或初级业务培训。

第四，从培训师资看，兼职档案员的培训一般由档案部门负责人或档案员来讲授，很少外请档案专业教师，因而岗位培训师资力量薄弱。

2、高校兼职档案员培训工作存在的问题

当前，各高校兼职档案员培训工作主要存在以下几方面问题：第一，培训时间较少。高校一般都在每年春季组织全校兼职档案员开展一次集中培训，时间不超过半天。第二，培训内容陈旧。由于归档工作的核心内容比较稳定，因此每年培训都围绕归档的基本理论、归档环节、归档要求等展开。内容陈旧，年复一年，少有变化。第三，培训形式单一。高校兼职档案员培训大都采取集中讲授形式，互动较少，效果不佳。第四，培训缺少反馈。高校兼职档案员培训流于形式，曲终人散。兼职档案员吸收多少知识不清，讲授人员授课存在什么问题不明。第五，培训成果难以巩固。兼职档案员队伍变换频繁。面对新的兼职档案员队伍，培训只能从头开展。

3、信息化背景下高校兼职档案员培训工作面临的机遇

虽然高校兼职档案员培训工作存在诸多问题，但计算机、网络等信息化技术和工具的普及，为高校兼职档案员的培训工作带来了前所未有的机遇与便利。

第一，现代化办公条件为档案业务培训时间、场域、方式和手段带来了诸多便利。电脑、投影仪、网络的普遍使用，使培训更便捷、生动，大大增强了培训的效果。更可以将需要实际操作的培训安排在机房，兼职档案员可以在培训现场对数字档案管理系统有直观快捷的认识并实地操作，真正实现了即学即用。

第二，数字档案管理系统的使用使归档与培训工作实现了协同推进。高校纷纷研发使用数字档案管理系统，兼职档案员只能提高自身的归档能力和素质，独立组卷，最终完成归档工作。而且专职档案员在审查档案过程中提出的反馈信息也提高了兼职档案员的归档能力和素质。因此，数字档案管理系统使用本身也是对兼职档案员的一种成效显著的培训。

第三，移动互联网为日常培训中专兼职档案员的互动搭建了良好的沟通平台。专兼职档案员可以通过电脑、手机中的QQ群、微信群等现代化、高效率的即时通讯。而且这种多点通讯有利于兼职档案员之间相互启发与影响，对培训起到了事半功倍的效果。

4、信息化背景下加强高校兼职档案员培训工作的对策建议

高校档案馆在信息化背景下，更应积极应对，做好兼职档案员培训，提高培训效果。

第一，做好兼职档案员分组工作。由于兼职档案员队伍构成复杂，为了增加培训效果，提高培训效率，有必要对兼职档案员进行分组。从未进行过归档的兼职档案员自然分成一组，这里称作新组。将有归档经历和一定的归档知识但还不能很好完成归档工作的兼职档案员分成一组，这里称作老组。

第二，完善传统的面授培训。培训工作主要包括需求分析、编制培训课程、实施培训等。首先，做好需求分析。培训需求分析要注意解决实际问题，切莫搞成理论知识普及。老组的需求分析要做到实处，通过自我测评、问卷调查或日常沟通，摸清兼职档案员具备的归档能力，总结提炼归档工作中存在的主要问题，进行需求分析。其次，制作培训教材。教材要具有即学即用特点，注重实际应用性，以问题为中心进行设计。根据新组、老组的区别，设计不同的培训教材。最后，完善培训安排。这里包括培训时间、场地、类型等。培训时间由原来的每年半天按需要增加，以达到预期效果。注意培训场合的选择。

第三，搭建空中课堂进行网络自学。针对档案人员文化程度高、中青年人员多等情况，充分发挥网上培训覆盖面广、共享性好、灵活性强等优势，在档案信息网上开辟学习园地进行自学，内容包括归档指南、系统操作指南、常见错误分析等。兼职档案員可以根据需要自行学习，提升兼职档案员业务能力。

第四，利用现代通讯工具开展即时培训。创新开展新媒体培训途径，通过邮件、qq群、微信群等新媒体增加在线沟通，充分利用在线培训的便捷，对兼职档案员的业务进行指导，又对其消极的归档心态进行纾解，帮助其解决困难，这必将对归档工作及培训心理起到积极作用。

第五，增加培训评估和意见反馈环节。增加培训评估和意见反馈环节。对于传统培训，以考促学，严肃培训纪律，增加现场考核。同时受训人员在线或培训后填写培训反馈表。授课人员根据反馈不断改善培训工作。

（作者单位：大连海事大学档案馆）

参考文献：

[1]沈颖婕，胡志富.高校兼职档案员队伍建设实践[J].浙江档案，2013（1）：64.

[2]王金花，陈慧萍.浅议基层兼职档案人员工作的重要性[J].兰台世界，2014年（8月中旬）：71-72.

[3]朱月白，档案岗位培训工作的历史与发展[J].档案学研究，2009（1）：28-29.