加强县级妇幼保健机构档案工作的思考

郑 丹

（常州市武进区妇幼保健所，江苏常州，213164）

妇幼保健机构是我国公共卫生服务体系的重要组成部分。按照国家卫生部《医疗机构管理条例》和《妇幼保健机构管理办法》的规定，我国妇幼保健机构实行省、市、县三级分级管理制度。县级妇幼保健机构是最基层的妇幼保健机构，它的基本职能是贯彻落实以保健为中心、保健与临床相结合的妇幼卫生工作方针，坚持群体保健为重点，为妇女儿童提供妇幼保健服务和与其相关的临床医疗服务。县级妇幼保健机构档案工作不仅是本单位内部的一项重要的基础管理工作，也是整个地方公共卫生服务体系建设的一项重要的基础条件。本文结合笔者工作实际，就如何加强县级妇幼保健机构档案工作谈几点认识。

常州市武进区妇幼保健所

一、充分了解县级妇幼保健机构档案工作现状

建国后很长时期，县级都没有设置独立的妇幼保健机构，只是作为卫生行政管理机关内设的一个部门。直到上世纪70年代初，县级才设置直属卫生行政管理机关的独立事业机构。但当初由于职能单一、规模偏小、人员较少，特别是没有列入同级国家综合档案馆的进馆范围和档案行政管理部门的监督指导范围，所以一般来说，档案工作基础薄弱、规范化程度不高，难以适应地方医疗卫生事业特别是妇幼卫生工作发展的需要。

县级妇幼保健机构工作中形成的大量档案是本单位加强妇幼保健工作规范化、科学化管理，以及卫生技术人员开展妇幼保健课题研究必不可少的原始记录，同时也是地方卫生行政管理部门制定本地区妇幼保健工作政策，加强所辖区域内妇幼保健工作管理的重要依据。随着医改工作的不断深入，县级妇幼保健机构档案工作不仅被摆上了本单位领导工作的议事日程，而且已经列入了同级卫生行政部门和档案行政管理部门的监督指导范围，得到了前所未有的重视。

从目前实际状况来看，县级妇幼保健机构都普遍建立了档案工作，形成了门类较为齐全、构成较为丰富的档案资源。县级妇幼保健机构的档案中最主要的是文书类档案和业务类档案。其中文书类档案主要包括本单位党务工作、行政管理等日常工作中形成的规章制度、规划计划、改选、干部任用、职称评审、评先表彰、定编定岗、效能建设、支部工作、综合事务和后勤保障等方面工作和活动中形成的具有保存价值的各种文件材料。业务类档案主要包括本单位妇女保健、儿童保健、婚前检查等医疗保健工作中形成的目标考核、技术规程、信息资料、工作报表、普查材料等各种业务文件材料。

除此以外，还有进口的四维B超仪、新生儿听力筛查仪等高精尖仪器设备的开箱验收单、说明书、维修记录等文件资料构成的设备仪器档案；反映本单位经济活动往来情况的会计凭证、会计账簿、会计报表等构成的会计档案；反映本单位获得各种荣誉、资质等方面的奖牌、奖状、证书等实物档案；反映本单位重大活动、重要会议等情况的照片档案；上级督导、两规评估、等级创建、基层指导等方面较为重要的电子文件的光盘档案等。

二、不断强化县级妇幼保健机构档案工作基础业务建设

经过较长时期的建设和发展，县级妇幼保健机构档案工作从无到有，具备了一定的基础和规模，但是由于原来基础较薄弱，规范化程度还有待进一步提高。

首先，完善各项规章制度，营造依法治档的良好环境。结合档案管理的需要，认真贯彻执行《档案法》及档案业务标准规范，不断建立和完善档案工作规章制度，使档案工作有章可循，有法可依，逐步走上制度化、规范化道路。一是通过建立和完善档案收集、整理、保管、利用等各环节相关业务规范，形成一整套科学有效的管理机制，保证各类档案管理的制度化、规范化、标准化；二是通过建立档案保密和责任追究制度，强化档案信息安全保密机制，切实做好档案信息的安全保密工作；三是通过建立完善档案保管制度，进一步强化档案实体的安全保管，保证档案实体安全万无一失；四是通过完善档案查阅等制度，确保档案利用过程中实体和信息的安全。通过建立和实施这些规章制度，为档案工作有效开展奠定坚实基础。

其次，规范文件材料收集归档，加强档案信息资源建设。要不断强化以文书档案为基础的多门类、多载体档案的集中统一管理，高标准、严要求地接收各科室的归档文件材料，做到应归尽归，应收尽收。方法上要采取普遍收集与专门收集、定期收集与不定期收集相结合。把握好妇幼保健档案形成规律，抓好年初、年末两个主要时期集中收集。注意跟踪各科室有价值的信息资源，做到特殊情况及时收，重要资料随时交。每当有重要会议、重要来访、重要培训、重大项目、重点课题时，档案工作人员应提前介入，全程跟踪，专项收集，确保文件材料齐全、完整和准确。

第三，利用现代化技术手段，加快档案信息化进程。大力推进档案信息化建设，使之与妇幼保健工作信息化建设同步协调。通过对纸质档案进行数字化加工，逐步建立全文数据库。由于档案数量巨大，因此要优先对重要的、利用率高的档案进行加工，不断扩大电子档案存量。遵循纸质文件和电子文件“双套制”保管原则，注意收集整理在电子政务平台上形成的各类电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制，从而将具有保存价值的电子文件安全地保存下来。

第四，加强档案安全保密，确保档案信息安全万无一失。随着时代的发展和变迁，计算机技术的广泛应用，县级妇幼保健机构也配备使用了《出生医学证明》、妇幼保健信息化系统等多种软件，给工作带来极大便捷，同时也对档案的安全保密提出了新的要求。因此，要采用服务器双机热备、构筑防火墙、设置安全密码等多种计算机安全技术，形成强有力的安全屏障，确保档案安全保密防患于未然。

三、有效发挥县级妇幼保健机构档案的应有作用

档案工作的根本目的就在于有效开发利用档案信息资源，更好地为现实工作服务。对于县级妇幼保健机构来说，就是要在做好日常档案查阅利用和档案参考资料编研的基础上，紧密围绕资质认证、业务许可等事关单位发展的重点工作，充分开发利用档案信息资源，有效发挥档案信息资源应有作用。我们着重开展了以下三个方面的工作：

一是认真做好日常档案查阅利用工作。随着新医改工作的进一步深入，档案利用范围也更为宽泛。以《出生医学证明》档案资料为例，以前的利用者以单位内部为主，现在扩大到家属、律师、司法机关等。为了满足各方面的利用需要，我们充分利用现有的档案数据库，构成手工和机读相互结合、互为补充，能满足多方位、多角度查档需要的检索体系。到目前为止，我们共编制各种检索工具4 种24 册，其中全宗指南1件、案卷目录7册、卷内目录8册、归档文件目录8册，为提高查阅利用档案的效率创造了条件，仅去年一年，我们共接待查档325人次，提供档案386件次。

二是有针对性地开展相关档案参考资料的编纂研究。在做好日常档案查阅利用工作的同时，我们通过每月召开的妇幼卫生工作例会，及时掌握各个阶段的工作重点，深入群体保健科等业务科室，加强与业务人员的沟通交流，了解业务人员的档案利用需求，有针对性地开展编研工作。比如，新医改实施以后，每年基本妇幼卫生工作和重大妇幼卫生项目查阅利用档案资料非常频繁。为此，我们将涉及这两项工作的主要依据、基本情况、主要成果等重要数据和信息，进行摘录、汇总和组合，形成反映两项工作主要脉络的情况（或项目）简介，提供给有关业务部门和业务人员使用，减少了档案原件的利用。

三是积极主动提供考核论证必不可少的支撑材料。主动配合上级检查考核、业务资质认证、业务许可监督和工作（或项目）深度推进等重点工作，充分发挥挡案资源优势，积极准备并系统提供相关台账资料，为顺利通过各种考核、认证、鉴定等创造有利条件。比如，在创建江苏省甲等妇幼保健所过程中，我们通过复印、扫描、相机翻拍等各种手段，积极提供文书档案、照片档案、实物档案、设备档案、会计档案等共计575 件次，形成迎检台账资料58盒。又如，在创建江苏省妇幼卫生先进区工作中，我们及时主动提供文书档案321 件次，形成迎检台账资料24本。这些迎检台账资料，为我们顺利实现创建目标加了分，创造了有利条件。

［1］曾为华.浅谈农村基层妇幼保健档案的建立与管理［J］.办公室业务，2014（23）.

［2］景军芳.谈宁夏固原市妇幼保健院档案管理中的问题与对策［J］.中华现代临床医学杂志，2007年第5卷第9期.