提升水利工程档案内在质量之思考

笪 艳

(徐州市贾汪区水利局，江苏徐州，221011）

质量是一切管理活动和生产经营活动的生命线。水利管理和建设部门档案工作质量直接影响着水利工程建设的质量和效益。档案质量包括档案外在质量和内在质量。档案外在质量主要是指案卷的外观形态的好坏，包括文件材料载体、印刷、卷面书写以及案卷装帧等方面的状况。档案内在质量主要是指案卷的内容是否齐全、完整、真实等。而水利档案的内在质量是影响水利工程建设质量、效益的关键，对此我们必须有充分的认识和思考，并在实际工作中切实提升水利档案的内在质量。

一是保证档案的系统性，为水利建设提供科学的决策依据。系统性是指遵循水利档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系。即每套文件材料必须成为一个有机联系的整体，不能割裂分散；每套档案案卷之间以及每个案卷内的文件之间都达到先后有序，连贯系统。档案室内归档的文件材料只有达到这样的要求，才能具有较高的利用价值，方便水利建设工程技术人员从档案中了解某项工程、某个河段的过去和现在，以及其它相关因素对已建工程的影响等情况，经过分析、比较、计算、研究，从而对拟建工程的设计施工作出科学的决策。

二是保证档案的成套性，提高在水利建设中的竞争能力。每一项水利工程建设活动都是由若干个环节和发展阶段构成的整体。在这一活动的各个环节和发展阶段自然形成的文件材料也必然是一个有机的整体，它完整地反映该项活动的发展过程和结果，其中每份文件都是这个整体中不可缺少的组成部分，相互发生着必然的内在联系。

在我们的实际工作中，常常发现有关业务部门和工作人员在文件资料的管理中，只重视开工报告、竣工报告、施工方案、组织设计等“大文件”的归档，而忽视了在施工管理过程中形成的反映施工实际情况的工作联系单、隐蔽工程记录、工程使用情况说明等“小文件”的归档，这种情况必然破坏某些工程资料的成套性，影响水利档案的内在质量。

为了保证水利工程建设档案的成套性，档案工作人员和工程技术人员要共同努力，从收集、整理、归档几个环节把关，把工程施工过程中形成的各种原始记录都收集到位，并通过鉴定、分类整理，按工程项目形成水利工程的一整套档案资料。工程业务部门的科技人员依据这些资料信息，在承接新工程的招投标过程中，既节省了大量的人力、物力和财力，又提高了工作效率、标书的质量和在市场经济中的竞争能力。

三是保证档案的真实性，提高水利工程整体质量。水利档案的真实性是指已归档的文件资料所记载的内容必须是真实的、正确的、可靠的。具有真实性的档案才能够成为有价值的信息资源，对水利工程的设计、施工起到参考作用，并保障这些工程的质量。

在实际工作中，档案资料反映内容不真实的情况并不罕见，出现这种情况的原因大致有如下两种：一是有的技术人员责任心不强，平时在工程管理中不能及时按照技术规范填写有关检测表、变更记录等，而到工程竣工验收时，则闭门造车，仓促补填数据和记录以应付验收；二是有的技术人员对应归档资料的范围不熟悉，不重视试验报告、质保书、合格证等质量保证体系的原始资料的归档。上述情况极易导致档案资料的不真实，而一旦档案失去了真实性，轻则使其失去利用价值，重则会给水利工程竣工验收结果的可靠性带来严重影响，甚至可能出现江堤溃决、大桥崩塌这样的悲剧。如以这些失真的档案资料作为新接工程设计、施工的依据，后果将不堪设想。

为保证档案的真实性，水利档案人员要主动收集工程的每一阶段应该形成的文件资料，并进行督促检查，发现问题及时向有关业务部门反映，确保文件资料在形成过程中的真实、准确。同时也要求业务部门的技术人员做好施工过程中的动态管理，如实填写和记录施工过程中需要更改、补充的情况，注重平时资料的积累，及时向档案室移交。

由此可见，保证水利工程档案的系统、全面、真实是多么重要、多么必须，但其内在质量的大幅提升不是一蹴而就，也不是档案管理人员一己之力所能完成的，它需要多元协调、综合管理、持之以恒才能有效实现。

1.强化水利工程档案群体意识。这是保证水利档案系统、全面的前提。水利档案涉及到水利工程质量技术、河床地质情况、技术人员、设备等资料的各个方面，因此，要保证水利档案管理的有序运行，就要通过各种有效的舆论形式，使水利档案及其工作性质、任务和作用，最大限度地被单位领导和全体职工所了解和认识，使各职能部门在各自的工作实践中自觉地保护档案，关心、重视和支持档案工作，从而把管理者、管理对象和管理内容有机地结合起来。

2.强化水利工程档案管理队伍建设。这是管好、服务好水利档案工作的关键。水利部门在选配工程档案管理人员时，应以具备一定的政治、文化、业务素质，能胜任档案工作为标准，切实把好人员入口关；上级业务部门要有计划地加强培训，做好业务指导，尤其是对新上岗人员和新开工的项目要及时进行重点辅导；同时，要保持工程档案管理队伍的相对稳定，避免频繁转岗调动，要通过做细致思想政治工作，使档案人员增强荣誉感和使命感，明确自身担负的职责，充分体现水利档案在工程建设中的重要地位和作用。

3.强化水利工程档案归集工作。这是实现水利档案真实、完整的基础。档案管理人员要耐得住寂寞，有强烈的敬业精神，对上级来文采取收文核对的办法，摘抄收文登记簿的文号、标题，然后分发给各处室，督促他们将本部门所收文件统一交回；对本机关各部门形成的文件，由文书处理部门定期移交；对各类会议记录、零星材料和临时机构、各单项工程形成的材料，由档案人员直接收集，做到归集工作从文书处理、施工、技术活动和科学研究的日常工作开始；对残缺不全的档案资料，通过考订补制的方法，尽可能地补齐资料，以满足建档需要。

4.强化水利工程档案制度建设。做好水利工程档案管理工作必须加强制度建设。通过建立诸如文件收发登记、借阅、处理和档案保管、利用等制度，完善各类工程文件从形成、运转到立卷、归档一系列工作程序，使水利工程档案有法可依、有据可查、有案可鉴，努力为当地水利工程建设和经济发展做出积极贡献。