国外专题档案研究综述

蔡亚萍 王上铭

（南京大学信息管理学院，江苏南京，210046）

1 研究背景

对于“专题档案”这一名词，国外并没有直接相对应的主题词，从国内现有的关于“专题档案”的研究中，出现的外文翻译也没有统一的标准，主要被译为special subject（s）、special topic（s）、thematic file（s）等。通过笔者在Google scholar、CNKI翻译助手中进行翻译尝试，也确实能找到以上翻译，但通过浏览以英文为主且档案工作做得较好的国外档案网站，如美国的NARA 网站、英国的the National Archives 网站以及加拿大的National Archives of Australia 网站，发现并没有出现以上翻译结果，可见国外并没有对“专题档案”这一专业名词的描述。国外表示“档案”的英文单词主要有Archives、 Records、 Files、Documents、Collections等5个，对其进行下位类划分时，主要按照person（人物）、place（地点）、subject（主题）、time（时间）等进行划分。依据笔者对“专题档案”的定义，即必须围绕同一社会实践活动，认为与“专题档案”概念相对应的外文翻译，应该不仅仅为subject（s）、topic（s）及thematic 这些主题词，而应该采用概括度更高的含义的其上位类。通过笔者对外文文献的检索与阅读，认为special collections(特色馆藏)这一词组与研究的专题档案较为接近。杜雯也在其学位论文《专题档案资源调查方案构建研究——以“南京大屠杀”专题档案为例》中论述了“collections”选取的合理性。因此，鉴于国外没有对专题档案的专门研究，笔者选取了“special collection(s)”这一相近研究，以了解国外的相关研究状况。

故笔者选取special collections作为与“专题档案”相对应的英文翻译。以archiv*和special collection(s)为检索词，以题名为检索入口，在WOS、EBSCO、PQDD- ProQuest Digital Dissertation精选博士论文全文库中进行了检索。截止日期为2014年3月1日。通过检索，共得到211篇文献，包括期刊文章、书评、书籍、会议论文、新闻、杂志文章等。通过对文献的整理，剔除重复、不相关的文献，得到有效书评文章58篇，期刊文献76篇，共134篇有效文献。

2 研究内容分析

在58篇书评中，评述较多的两篇著作为《Academic Archives:Managing the Next Generation of College and University Archives，Records，and Special Collections》［1］及《Special Collections 2.0: New Technologies for Rare Books Manuscripts， and Archival Collections》［2］。前者以学校档案、档案管理项目及机构库藏的评估为研究背景，通过理论研究及实际工作调研，分析了当前档案工作的现状及如果开展档案项目（archive program），并对档案事业的发展方向进行了详尽的预测。Special Collections 2.0 的作者在调查和第一手的研究资料的基础上，发挥档案工作者的专业精神，为构建、收集和保护电子文件的长期可利用性提供了必要的建议和可操作的想法。Special Collections 2.0 调查了网络互联和互动的新型工具，分析了这些工具利用在专题档案工作中的优点和缺陷。

在76篇期刊论文中，大部分文献是对某一主题或某一具体专题档案或特色馆藏的介绍，如Moat，J.在The Aileen and Michael Balcon Special Collection + Film archives — An introduction to British cinema history，1929-1960文中，主要介绍了1929-1960年英国电影史的发展［3］，另外还有The Archives and Special Collections department of Buswell Memorial Library at Wheaton College，Wheaton， Illinois、 Henry Ford Museum & Greenfield Village archives， manuscripts， library holdings，and special collections、the folklife archives at Western Kentucky University: A Special Collection等，这类文献并未涉及到档案理论或管理方法等方面的研究。

还有一部分文献，也是对某一主题或具体档案或特色馆藏的介绍，但更多的是作为一个案例进行分析，会涉及到一定的档案管理方法及理论。如，在Using memory As a tool to bulid museum collections eith special reference to the UWCROBBEN Island Mayibuyearchives:the ROBBEN Island memories project［4］中，介绍了罗宾岛博物馆的记忆工程项目，记录了其馆藏中的非物质文化遗产，并通过此案例例证了记忆与文物同是文化遗产的重要组成部分，强调了记忆工程的重要性，也证明了记忆工程在当代博物馆管理工作中的有效性。The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives［5］，作者调查了2009年加拿大和美国275家图书馆特色馆藏及档案的现状，这篇现状调研文章对收集到的数据进行了细致的分析，得出了保存特色馆藏及档案的三大挑战主要为空间、数字化及源数据。

其余文献涉及到的研究点主要有基础理论研究、管理实践研究以及档案人才研究等三个方面。

2.1 基础理论研究

涉及到专题档案的基础理论研究的文献很少，只有1 篇，Boatman，René在A New Archival Model?An Examination of Documentation Strategy via The Fales Library &Special Collections' Downtown New York Collection［6］文中结合实际工作情况，指出需要对现有的传统档案理论重新进行思考，需要重新探究档案理论、方法论以及档案工作实践中的基本要素。同时还建议需要对非传统主题意义上的文件进行收集以及保持与著名人物、学者及捐赠者之间的动态关系，并举例验证了自己提出的文件战略。

另外，理论研究中还涉及了专题档案与其他相关文献类型的关系、专题档案民主化等问题。例如，Berner，Richard C 在Manuscript collections，archives，and special collections:their relationships［7］一文中讨论了手稿档案与专题档案的关系，并且提出手稿的收藏已经发展成为可以与其他相关材料相有效整合的大规模收藏，但是因为公共档案馆的传统管理方式（传统的管理方式是来源原则、尊重全宗），使得手稿收藏落后于手稿本身的发展，并且将会引发用户逐渐变少的后果。

2.2 管理实践研究

管理实践研究主要包括保管、标准、技术、指南等四个方面。

（1）保管方面。这方面主要有2 篇 文 献。 其 中1 篇 为The architecture of a university library should have spaces designed for special collections and university archives。［8］该文章于1999年发表在Journal of Educational Media and Library Sciences 期刊上，作者Lee，C.C.指出，高校图书馆在建馆及设计的时候，应该考虑到档案的收集、管理及利用工作，建立专门的保管藏所。作者借鉴了当时美国高校图书馆的建设，认为图书馆同时应该具备档案的储存室、工作室、办公室、阅读室、展览室、展示表、安全系统等。另一篇文章为History on the Move: Relocating Special Collections and Archives［9］，文章探讨了特色馆藏及档案的物理转移中应该注意的问题，作者强调了前期规划及转移过程中细节问题的重要性，包括质量控制、人员分工、时间管理及安全标准等。

（2）标准方面。关于档案管理工作的标准，主要涉及到技术标准和 管 理 标 准。Yakel，Elizabeth、Tibbo， Helen 在 Standardized survey tools for assessment in archives and special collections［10］文中指出，支持模拟和数字化馆藏管理的标准化指标的确定和应用，是档案及手稿收集的迫切需求，并在文中探讨了标准化指标的概念、开发及测试标准。在文章Digitization of Special Collections and Archives:Legal and Contractual Issues 中，作者探讨了数字化对特色馆藏和档案的管理优势与风险，包括对需要数字化馆藏及档案的选择、馆藏机构与捐赠者之间的法律与合同问题等，并解释了由图书馆研究协会工作组提出了4份文件，以达到可以扩大数字化馆藏，满足更多的需求。

（3）技术方面。对馆藏及档案管理工作中设计到的技术经历了从自动化到电子文件、数字化时代的发展，部分文献也提出了数据库的建设。1993年发表的文章An Overview of Applications of Automation to Special Collections:Maps and Archives［11］对特色馆藏档案及地图的自动化应用进行了一个概括。文章强调了计算机自动化标准的重要性以及在使用计算机技术时所涉及的书目结构、计算机硬件设施以及数据库的建立。同时文章还例举了北美和西欧在这方面的例子 。 An Uncertain Trumpet:Developing Archival and Special Collections in the Electronic Era［12］文中介绍了电子信息资源的检索及特色馆藏与档案在电子时代的发展，从整体的角度指出了在电子时代特色馆藏及档案的发展。在文献Archon: A Unified Information Storage and Retrieval System for Lone Archivists， Special Collections Librarians and Curators［13］（2007）中，作者Schwartz，Scott W.介绍了伊利诺伊大学主持开发的一个开放源代码的集合管理软件，对该管理软件所使用的技术进行了介绍。其为用户提供了一个访问档案馆、博物馆、图书馆的便捷在线平台，允许用户轻松安装各种在线访问工具以使用ISAD（G）1和DACS2兼容标准描述其历史收藏。文献Balancing Boutique- Level Quality and Large- Scale Production: The Impact of "More Product， Less Process" on Digitization in Archives and Special Collections［14］从技术层面论述了数字化项目的流程及内容，分析了如果使利用者在网络上很快找到所需的信息，以及阐述了“Muir Papers”项目实现同一活动不同类型数据及图像描述与抓取的方法。Bringing Museum Collections into the 21st Century: The Digital Ark and U.S. Naval War College Introduce Interactive iPad Kiosks and Historical Collections Website［15］（2013）文中提出了建立数字资源库，使全校师生可以更便捷的获得所需的信息，同时也是对文化的传承。但是文章中没有具体介绍如何建立数字资源库，而仅仅指出了资源库的建立外包给了专业技术公司。

（4）指南。有一部分是对现有的特色馆藏及档案管理的指南、工作手册的介绍。例如，Zanish-Belcher，T. 在Archives and special collections［16］提出，数字准入及互联网的发展已经改变了特色馆藏及档案的存在方式以及利用者获得所需资源的方式。面对这一新发展，管理者需要提供详尽的利用指南，在指导网络资源的组织与整合的同时，方便用户的在线利用。另外还有A Guide to the Manuscript and Oral History Collections in the Winthrop College Archives and Special Collections、the Archives and Special Collections of the Deutsches Museum in Munich等。

2.3 档案人才研究

很多文献都提到了对档案学知识及技能的培训的重要性，主要说明了特色馆藏、档案等对本科生的作用。Introducing Undergraduate Students to Archives and Special Collections［17］介绍了几种档案工作人员可以用来教授本科生档案知识的方法，以增进本科生对档案的认识，同时也可以提高学校对档案研究的质量。另一方面，也有文章指出档案工作需要档案工作者具备一定的专业技能。在Education and Training of Special Collections Professionals， Librarians， and Archivists in Canada［18］一文中，作者通过调查档案馆工作对人才的需求，发现图书馆特殊馆藏部需要工作人才需要具备以下几点能力及技能：对馆藏的热爱、具有合作精神和灵活性、具备良好的语言能力以及具备分类及数字化相关的专业知识、以及良好的教学能力等。此类文章还有Past or Portal: Enhancing Undergraduate Learning through Special Collections and Archives、Access to Penfield Library Special Collections: Extending the"Archival Bestiary"Concept等。

3 总结

国外关于特色馆藏及档案的研究，从纵向来看，同样也经历了信息技术的变革，研究重点也越来越多的涉及到电子文件及数字化的发展。从横向来看，也都包含了理论研究与管理工作的实践研究。但是，从文献数量及文献内容来看，国外的研究仍然存在以下几个问题：

第一，目前国外并没有对“专题档案”的专门研究，相较于档案学的其他主题研究，这是一个相对较为薄弱的环节，国内在这方面的研究属于先行之列，很有研究意义。第二，国外对专题档案相关主题的研究，很大一部分是对某一特色馆藏或档案的介绍，是一些个例的展示，不具有很强的代表性，这对于国内的研究也就没有太大的参考价值。第三，国外关于本文研究主题的理论研究处于较为欠缺的阶段，理论成果较少，还不能发挥理论指导实践的作用，不利于档案工作的发展。

但是，国外关于专题档案的理论及管理工作的实践研究对我国开展专题档案的理论研究以及管理工作的实践仍具有较大的借鉴意义。我国专题档案的实践活动可以借鉴国外这些已有的成功案例，并根据我国专题档案发展的规律和特色，开展具有我国特色的专题档案研究。

［1］ Aaron D.Purcell， Academic Archives: Managing the Next Generation of College and University Archives，Records，and Special Collections［M］，ALA Publishing，2012. 336 ISBN: 978-1-55570-769-9.

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［8］Lee，C. C. The architecture of a university library should have spaces designed for special collections and university archives ［J］. Journal of Educational Media and Library Sciences.1999，385-392.

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