面向智慧城市的智慧档案馆建设

2015-03-30王小健刘延平

档案与建设 2015年5期

王小健刘延平

（1.北京交通大学经济管理学院，北京，100044；2.北京化工大学，北京，100029；3.西安电子科技大学，陕西西安，710126）

智慧城市的建设和发展涉及到了城市运作的方方面面，包括政府的行政管理、产业行业的发展动态、人民大众的日常生活、生态环境的改善保护等。无论是政府决策、企业运作、个人生活还是经济发展、社会管理、文化服务，都需要对海量的信息资源进行收集、加工、存储和利用，所以档案信息建设非常重要。智慧档案馆建设是智慧城市建设的重要组成部分，各地各级档案馆是海量信息的集散地，档案信息资源数字化、网络化和共享化已得到各地档案部门的广泛认可，智慧档案馆建设也已经在一些地方开始试点探索。

1 前言

在我国城市化建设不断加速的同时，城市的规模越来越大，城市的人口越来越多，城市的资源越来越紧缺，城市的生态环境日益恶化，这些亟需解决的问题都需要通过大刀阔斧的城市变革、深度优化的资源配置与利用、高效优质的城市运营管理、智能化的公众信息服务等一些列措施来解决。因此，我国需要打造城市建设的新形态—智慧城市。据不完全统计，截止到2012年2月底，我国已经有154 个城市提出了建设新时期的智慧城

2 智慧城市建设及档案信息集成服务

2.1 智慧城市的起源

智慧城市的起源可追溯到1998年1月，“数字地球”的理念第一次在加利福尼亚科学研究中心亮相，这一由美国前副总统戈尔提出的新理念旨在利用ICT建设一个更加数字化的城市。2008年11月，“智慧地球”这一新概念被美国IBM 公司正式提出，受到了世界各国尤其是美国政府的高度重视，并于2009年11月上升到美国国家战略的高度。2010年，IBM公司进一步提出了“智慧城市”的美好设想，使“智慧地球”理念得到进一步细化［2］。

2.2 智慧城市的内涵

智慧城市是一个复杂的现代化生态系统，是城市在知识社会创新背景下经历工业化城市、数字化城市阶段后进化的高级形式，其关键支撑是由物联网、云计算、移动互联网领导下的新一代信息技术和各种社交网络、Living Lab、Fab Lab、维基等媒介的广泛应用，把城市里的人、资源环境、经济文化等方方面面融合成一个有机整体进行智能化管理，对城市运行过程中的核心信息能够提前预测、快速感知和智能分析，为人类创造一个更加适宜居住的生态城市［3］。

智慧城市作为城市发展的高级形式，其特殊的地位赋予了智慧城市新的特征：宽带互联带来的无所不知的全面感知，云计算、云存储带来的无所不能的融合应用，以人为本理念带来的无时无刻不在进行的服务创新。

2.3 面向智慧城市的档案信息集成服务

从本质上来说，智慧城市需要实现在一定区域范围内各个行业、各个部门、各个群体、各个系统之间的信息共享、数据融合和业务协同，从而为民众的工作学习、公共安全等方面提供全面的档案信息服务。因此，智慧城市档案信息集成服务应包括以下三个方面的功能：面向政府行政管理的智慧政务功能、面向企业经济发展的智慧产业功能和面向民众生活的智慧民生功能。档案信息集成服务是智慧城市建设的关键。

2.3.1 面向政府行政管理的智慧政务功能

在智慧城市建设过程中，政府进行行政管理和为民众提供公共服务都需要公共事务管理平台、社会生活监管平台和公众信息服务平台来达到智能政务的新水平。公共事务管理平台用于政府各部门之间共享信息资源，借助计算机技术、网络通信技术等现代科技整合提升政府各部门的行政交流和社会管理能力；社会生活监管平台利用物联网、摄像头监控、全球定位系统等技术对城市运作进行实时监控，发现问题并做出响应，提高城市的危机处理能力，为民众提供安全可靠的生活居住环境；公众信息服务平台是利用网络通信技术为企业、公众提供及时高效的信息服务。

2.3.2 面向企业经济发展的智慧产业功能

智慧城市需要智慧产业的支撑，智慧产业即符合城市发展需要的产业经过升级换代后的高级形式，例如：智慧物流、智慧交通、智慧电网等。智慧物流以物联网为基础，利用无线传感技术，感知上传物体的产品信息，利用全球定位系统进行跟踪定位，利用移动互联网实时查看物体的全面信息，这样既可提高物流企业的工作效率，同时满足用户的多样化个性需求；智慧交通即利用现代信息系统服务于交通运输业，智慧交通同样离不开物联网和全球定位系统技术，把包括路况、车流量等信息及时让每一位交通参与者获取；智慧电网是利用每一个节点都分布有密集的传感器和故障检测设备，时刻监控着电网的正常运行，一旦发生问题，可由其决策控制系统自动发出指令，修复的同时启动备用线路，以免影响整个电网的正常安全运行。

2.3.3 面向民众生活的智慧民生功能

智慧城市的宗旨是服务民众和以人为本，智慧民生是体现一个城市智慧化程度的关键。民生服务的智能化体现在智慧教育、智慧民众医疗、智慧社区活动等多方面。智慧教育是指利用网络通信技术打造高水平的共享教育资源库，让各个地方的民众都可以通过远程网络教学平台接触和享受到同样的教育资源，同时不受时间和空间的限制进行自主学习；智慧民众医疗是指利用物联网技术把患者、医疗机构、医务人员紧密地联系在一起，使这三者可以无障碍地沟通互动，打造智能化的医疗就诊流程；智慧社区是指信息集成服务深入到智慧城市的综合服务社区，通过记录和宣传以往社区工作的经验和价值，分析并发现每位社区居民的行为习惯和信息价值观。在智能设备普及的社区里，居民足不出户就可以获取全方位的信息服务。

3 我国智慧档案馆建设现状

3.1 智慧档案馆的内涵

智慧档案馆的建设是智慧城市建设的重要环节。智慧城市背景下，IT 基础设施实现集约化，IT服务实现计量化，对数据的感知实现全面化，对信息的管理实现智能化，社会知识服务越发个性，城市管理运作更加协同。在前期建设完善数字档案馆的基础上，对档案信息化进行深化，对馆藏资源的管理进行精细化，对档案业务进行全面感知化，对档案信息服务进行知识化。其核心是带给用户最好的体验，服务智慧城市建设，服务社会大众，实现档案馆建设的全面升级。

智慧档案馆=数字档案馆+新技术应用+以人为本理念贯彻+档案信息集成。数字档案馆实现了馆藏资源数字化、信息传输网络化、档案管理自动化、信息资源共享化，智慧档案馆则在此基础上继续优化，利用物联网实现全面感知，跨系统应用实现馆藏资源的智能处理，以人为本理念的贯彻实现服务创新。数字档案馆的关注重点是档案的信息化与电子档案的存储利用，而智慧档案馆则站在用户的角度，注重管理品质和服务质量，把以人为本的灵魂理念注入到智慧城市的血液中，用户可以在权限范围内不受时空限制，随时随地通过手机等移动终端对信息资源进行检索和利用。

3.2 我国智慧档案馆的建设现状

在国家智慧城市建设有序进行时，我国图书馆界也逐渐开始对智慧档案馆建设进行研究，一些有超前眼光的地方档案部门对智慧档案馆建设进行了探索和试行。无论站在智慧城市建设的全局角度，还是为了档案事业的长远发展，智慧档案馆建设都有着重大意义和现实必要性。

浙江省丽水市在智慧丽水建设的同时开始了智慧档案馆建设，实行全市档案资源统筹建设，各级档案馆与各部门档案室进行协同共建，将区域内所有档案数据共享。这一目标实现的关键在于将各个部门系统中的文件形成格式与元数据处理制定统一规范和标准，采用云计算技术的分布式部署，形成九县围绕一市的档案管理资源共享格局。丽水市建立了馆藏档案大数据和室藏档案大数据两个数据仓库，配备了拥有智能管理、智能监管、智能发布三大功能的操作系统。根据用户的不同需求，面向居民建立了云档案共享中心和物联档案超市，面向政府部门建立了资产智慧档案和民生档案，构建了极具丽水特色的初级智慧档案馆［4］。

浙江省绍兴市以其丰富的数字信息资源作为强大的支撑，以全方位的人性化服务作为关键要素，注重档案信息网站的检索查阅利用综合功能，创建了“区域公共档案信息资源管理和服务平台”、“区域涉民档案集成管理与服务平台”，在建设智慧档案的探索之路上迈出坚实的一步［5］。

山东省青岛市于2010年建成档案历史知识库，并于2012年开通使用金宏政务网，实现了与档案信息网的融合。档案历史知识库的目标是知识共享，试图建立一个功能强大、结构化、模块化的知识数据库，通过先进的技术和统一的管理制度整合档案馆的各类资源。档案历史知识库的宗旨是为用户提供最优质便捷的服务，注重用户体验，某种意义上实现了知识的智能再造功能，通过开放管理使用户可以参与其中。历史知识库的成功运行为青岛市智慧档案馆建设打下了坚实的基础［6］。

上海市启动了全市18 家国家级综合性档案馆的馆际联动，实行全市通办，可以实现就地查询和跨馆出证，为构建智慧档案馆铺路［7］。中国移动广东公司提出“五全实时智慧档案管理体系”。北京量子伟业信息技术有限公司研发了国内首款智慧档案管理软件，即“PDE”数字档案管理系统［8］。

这些城市及企业的开拓性实践尝试为面向智慧城市的智慧档案馆建设营造了良好的文化氛围，奠定了坚实的基础。但是，这些研究与实践，距离智慧档案馆的真正要求还有很大的差距，主要体现在以下两个方面：一是在宏观方面，现在缺乏站在系统角度规划城市的数字化发展和数字信息资源的整合利用，缺乏从全局角度对智慧档案建设的组织架构及工作体系进行优化设计。从数字档案馆到智慧档案馆过程中的系统化管理和统筹化利用需要宏观把握；二是在操作层面，现在缺乏明确实现系统功能的要求、控制文件对象的程度、聚合档案资源的范围和智慧档案馆管理运作的规章流程。目前试点城市的智慧档案馆建设也只是实现了智慧档案馆的一部分功能，在数字档案馆的基础上前进了一些，但如果已实现的这部分功能不能在智慧城市建设中与时俱进，为民众提供便捷的公共服务，则有可能被边缘化，成为历史档案馆［9］。

4 智慧城市背景下智慧档案馆建设

在智慧城市背景下，智慧档案馆应能够解决以下三个问题：（1）区域内民众能够通过各种终端设备不受时空限制获取需求的档案资源与服务；（2）城市档案部门能够有效地管理智能档案系统，确保其正常运行，保障数据安全；（3）档案信息资源能够很好地融入到智慧城市建设中。为此，本文提出以下解决策略：

4.1 物联网、云计算、移动互联网技术的综合应用

智慧城市生态系统以物联网作为感知系统，以云计算搭建数据处理平台，以移动互联网构建档案信息服务平台。

物联网使任何物体能够被感知并且唯一标记，所有物体抽象出的信息形成一个巨大的网络体系，在体系中的每一个物体都能感知其他物体和周围环境。具体到智慧档案馆，包括档案设备、人、周边环境等，这些实体可以被全面感知，实现跨时空全方位互联和协同信息共享。档案信息感知与获取系统是智慧档案馆利用物联网的智能化感知去主动获取智慧城市中各种系统里的有用信息形成的有价值的电子档案，需要采用集成化的方法进行信息的系统迁移，采用档案化的方法进行信息的自动封装和归档。智慧档案馆的感知系统分布密集，包括：（1）系统内部数据库之间进行数据传递、迁移和同步的数据感知系统；（2）系统与数据库之间实现有效访问和高效存储的感知系统；（3）系统和系统之间用于沟通交流、业务协同、流程优化的感知系统；（4）人与系统之间的行为感知系统用于捕获人的行为习惯，并利用数据挖掘分析人的行为规律，从而为用户提供智能化服务。

云计算数据处理平台可以应对物联网感知海量数据。由于需要各种应用系统进行数据共享，并抽取有效数据进行计算，目前只有云计算数据处理平台可以完成这一使命，同时实现云存储、云利用和云归档。具体到智慧档案馆，则是对即时感知的各类数据包括档案馆的设备、档案资源及用户进行快速智能化的分析处理与资源切割、调配、整合。智慧档案馆面临的信息资源来源范围逐渐扩大，不仅包括传统档案馆形成的档案信息，还包括云数据处理中心、社交网络、电子商务网站等网络上的海量信息。因此需要对档案馆实行精细化管理，建立智慧档案馆日常运行数据库、智慧档案馆长期保存数据库、智慧档案馆信息服务数据库和智慧档案馆危机备份数据库。（1）日常运行数据库用于支撑档案馆内所有业务信息化建设和智能档案管理系统的维护。档案工作人员利用日常运行数据库围绕档案业务开展各项工作，如：档案的分类整理、档案的标引划控、档案的降密变更、档案的统计查询等，实现档案管理的全程自动化，便于档案管理过程中的监管监控，建立档案服务文化基础。（2）长期保存数据库根据档案归档时的密级、存储期限等要求筛选需要长期保存的电子档案资源，制定长期保存策略进行封存管理。长期保存数据库中的档案存储过程尽量避免人工参与的成分，而是采用系统预先设置好的档案处理策略，在特定的情形下自动执行。如果用户需要访问长期保存数据库中的档案，则需要通过专用访问工具登录浏览，且不能对其进行增加、删除、修改操作，以确保长期保存数据库中数据的完整性。（3）信息服务数据库是面向所有需要利用档案资源用户提供信息检索查阅的数据库。用户可以根据自身需求定制档案信息推送，信息服务数据库也记录分析用户的行为规律主动为用户提供个性化服务。（4）危机备份数据库是为了防止数据泄露、遗失、盗取而进行的实时异地备份，确保数据的安全完整［10］。

移动互联网信息服务平台应用智能过滤内容技术，智能分析文章标题、内容进行分类整理，实现与网络应用程序无缝连接，比如：开发智能档案APP，用户只需下载即可使用，实现与档案部门系统的交互，获取有用信息。

4.2 以人为本理念的深入贯彻

智慧城市与智慧档案馆的建设都是以物联网、云计算、移动互联网为技术支撑，同时离不开维基、微博等各类网络应用的普及。在知识创新时代，用户在社会创新中有着举足轻重的作用，现代一切科技都应秉承以人为本理念，智慧城市需要通过像Living Lab等用户参与的方式来推动社会服务创新与协同创新。面向智慧城市的智慧档案馆建设从开始就要注重用户需求和用户体验，用户可以通过微博、微信、维基、Living Lab 等网络应用积极参与到智慧档案馆建设中，民众的智慧融合是推动社会服务创新、协同创新、可持续发展的强大动力。

4.3 档案信息集成服务的全面融合

在国家信息战略的推动下，各地各部门档案馆普遍对档案资源进行了信息化和网络化，一些地方建成了数字档案馆并开始探索建立智慧档案馆。但是从实际情况来看，目前多数的档案应用系统是面向政府部门开设的政府内网，面向大众的移动互联网应用很少。智慧档案馆提供开放的信息管理平台，其核心是为公众提供优质便捷的信息服务。档案信息集成服务为用户提供一站式服务，档案利用者不需要关注系统后台运行方式，只需要在统一的浏览界面注册登录，就可以不受时空限制检索到集成化的档案资源。一站式服务系统集成了内部档案信息服务网络和外部档案信息服务网络，用户既可以检索到来自档案馆的档案目录、全文、图片、多媒体等信息，也可以检索到各种网络上的信息资源，这种统一的检索接口既方便用户对档案的使用，同时提高了档案资源的利用效率。