信息时代高校科研档案管理人员的定位分析

韩春红

信息时代高校科研档案管理人员的定位分析

韩春红

社会的信息化发展对高校科研档案提出了新要求，这决定了高校科研档案管理人员应该有着新的定位。提升档案管理人员的管理加工能力，实现服务水平的深层次提高，让高校科研档案资源得到最大限度的开发利用，促进科技成果及时转化。

信息时代；档案管理人员；定位

在信息化时代，包括高校档案在内的传统信息资源被赋予新的使命要求——以追求信息资源的共享和高效利用为重心。高校档案主要包含教学、科研、管理等工作中直接形成的有凭证性、成果性的文字、声像及其他形式的记录资料，是一项重要的社会信息资源。其中高校科研档案由于蕴含巨大社会能量，受社会关注程度越来越高，与之对应，社会对高校科研档案管理方式、管理人员能力都提出了新的要求。

换言之，科研档案的管理重点不再停留在收集、整理、借阅、保存等事务性工作上，科研档案管理人员也不再仅仅要求具有一定的档案专业知识即可，还应具备一定的信息素养与综合能力尤其是研发能力，即档案管理人员必须是有一定档案专业基础的专家化、研究型管理人才。钱学森同志曾指出：“现代图书馆、档案馆、情报单位的工作人员应当是信息专家或信息工程师，是信息系统的建设者，也是信息使用的向导者和顾问”。

一、科研档案管理人员存在的问题

1.工作定位不高。目前，高校科研档案管理人员只注重档案的事务性工作，仍停留在重藏轻用的阶段，基本上只发挥了档案的凭证作用。馆际之间不寻求共享、共用，资料能及时归档就万事大吉，忽略档案深层次的编研加工、分析评价、应用推广，某种程度上阻碍了档案的社会效应、经济效应发挥。

2.人员能力不强。科研档案管理人员能力参差不齐，编研再加工能力较弱，工作开展力度不够，缺乏创造性。而且从业人员结构不稳定，缺乏业务领军人物，不能最大限度的挖掘科研档案所蕴含的技术能量，某种程度上影响了成果转化的进程。

3.激励机制不全。许多学校对档案工作人员缺乏完整的激励机制，形成管理人员安于现状，工作态度消极被动。学校也不重视档案管理人员的再培训、业内交流等人才培养工作，造成管理人员自我封闭，不与时俱进，不与社会接轨。

二、高校科研档案管理人员工作定位

1.高校科研档案管理人员是科研档案信息资源的建造者和维护者。科研档案管理人员的首要任务是保证档案的及时、全面归档，这是管理的基础、起点。由于一个科研项目的完成历时较长（2至3年）、涉及范围广、参与人员多，造成科研档案材料形成周期长、档案内容复杂，再加上项目的进展过程中档案材料会发生一定的客观变化，使最终的归档工作往往产生这样那样的问题。为避免问题发生，高校科研档案管理应把科研档案的建档工作与科研工作过程紧密结合起来，走研究工作、管理工作、建档工作三者协调发展之路。确定项目负责人的主持、立卷、归档责任为项目研究工作之一，确定科研管理工作包含审定档案的建档进程，确定档案管理人员对科研项目进行过程跟踪，事前介入、事中参与、事后督促，提高项目资料的归档质量和效率，保障科研档案的准确、完整、系统。

2.高校科研管理人员是档案信息产品的设计者、生产者。信息化时代要求档案管理人员必须具备一定的信息素养与信息综合能力，“信息素养是指对信息的加工整理、分析、评价、管理、表达与交流的能力”。建立科研档案目录中心，编辑各类档案文献索引、专题目录、技术产品类型图谱等。档案管理人员还应具备一定的研发能力，对档案信息有针对性的开发与加工。利用科研档案实体，在不违背知识产权法律法规情况下，就某一专题进行系统的深层次加工，用新的体例、新的语言汇编成相对集中、系统的专题档案资料，把静态的档案动态化，在一定范围内供科研参考，科研档案信息的编研加工为科技能量的再开发利用、成果的及时转化提供不可或缺的保证。

3.高校科研管理人员是档案信息资源与用户之间的桥梁与纽带。信息技术的迅速发展正改变着档案管理的工作模式，档案管理者利用现代化工具进行档案信息的组织、存储、检索、分析、传递，实现科研档案信息数字化，在不违反保密法的前提下实现馆际之间网络化管理，提高档案信息的传输能力，实现档案资源共享。科研档案管理人员应积极参与社会技术市场和信息市场活动，促进高校与社会的信息沟通与技术交流，对档案中科研成果涉及的先进技术、新发现、工艺方法等以目录、简介、文摘等形式，定期或不定期的向社会相关部门、相关企业进行交流报道、介绍共享，扩大服务范围与服务群体。并配合高校科研管理部门为技术转让、咨询、专利转化等提供必要的档案材料，及时为信息资源与用户架起桥梁，更好的推动科技成果转化。

三、实现高校科研档案管理队伍新定位的对策

完善科研档案管理人才培养机制是高校科研档案管理工作的当务之急。

1.引进高素质档案人才。档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、质量和水平。所以要引进高素质人才，为档案管理工作注入新鲜活力。在美国，一般要具有档案历史学、图书信息学硕士学位才有资格申请成为档案工作者。其档案工作不仅能进行案卷整理和提供利用，也能从事编研工作。其对新鲜事物的接受能力较强，也富有创造性。

2.提高在职员工的能力水平。尽可能为在职管理人员创造“走出去”的学习、培训、交流机会，督促他们定期进行业务学习，掌握档案现代化、信息化管理技能；把专家“请进门”，通过专题讲座、校际学术交流等形式拓展管理人员工作思维、提高编研能力；选拔业务骨干组建研究小组，带动档案的编研深加工。

3.建立行之有效的奖惩机制。档案管理人员在职称评聘、绩效发放等方面要享有与教学、科研等人员同等的待遇。同时，在档案馆内部建立奖惩制度，加大考核力度，对挖掘信息资源能力强、研究成果显著的人员予以重奖，充分调动科研档案管理人员的工作积极性。

高校科研档案管理工作的科学化、信息化、社会化发展，要求高校科研档案管理人员重新找准工作定位，提高档案深加工能力，提升信息深层服务水平，为高校科研档案最大限度开发利用及科技成果及时转化做出应有贡献。

[1]员宁敏.中美企业档案工作制比较[J].档案学研究，2008（1）.

[2]顾娟.高校科研档案管理浅析[J].黑龙江档案，2010（3）.

（作者单位：山东济南职业学院）