探究高职院校秘书工作存在的问题以及解决对策

2015-06-01张盛宣

亚太教育 2015年20期

张盛宣

张盛宣

高职院校的秘书工作是高职院校教学管理中必不可缺的重要环节，同时也属于教学管理团队中较为重要的一个成员，在整个教学队伍中发挥着不可取代的意义和作用。所以，秘书工作效率及质量程度的差异也将直接关系着整个教学管理工作能否高效、顺利开展。本文主要从高职业院校秘书工作方面来探讨目前教育工作中所面临的问题，并结合自身经验浅谈提出几点优化建议。希望通过这样的方式可以为我国高职院校秘书工作顺利的开展贡献自己的一份力量。

秘书工作；高职院校；教学管理；措施

秘书在高职院校整个教学管理过程中，是作为教学工作上下沟通的一个重要的桥梁和信息传递纽带的作用存在。秘书的工作效率会直接影响到教学管理工作的质量。

一、简要分析教学秘书工作中存在的问题

（一）工作时间较长，内容琐碎繁杂

高职院校的秘书工作涉及的内容广泛、琐碎、事情繁杂、它在教学管理工作中起着上传下达的主要作用[1]。秘书的日常教学工作内容复杂，多样，教师方面：教学教材的征订、安排教学任务、打印发放教师校历、课表；学生方面：组织重修、补考、期中期末各项考试、为学生安排选课、试卷整理、技能考试、国家级认证考试的报名工作等。此外，还要妥善处理临时突发工作。稍有不慎，极有可能会造成教学事故的发生，责任重大。安排工作时要进行再三考虑分析，在一定的程度上也给秘书的精神造成了沉重的负担。针对这样的情况，尝试对所在周围的几所高职院校的秘书工作进行了调查，统计结果如下图表1，调查的学校秘书高达61.5%反映平均工作量超过8小时是家常便饭的事情。

表1：秘书日均工作量情况调查

（二）缺乏专业技术支撑。工作效率低

当下的很多高职院校教务处都会配置相应的管理软件来对教务管理工作量进行简化。这种方法省时省力。但是在系部就相对缺少这样的管理软件做支撑。并且学院也没有组织秘书对办工作自动化软件进行培训学习。对于日常的office软件等，秘书往往只会一些简单的基本操作，没有利用好这些软件来简化自身的工作量。这必然造成人工进行的复杂化。耗费了时间，容易出现问题，造成工作效率低下的严重问题。

（三）秘书建设工作不合理，兼职情况较为常见

目前，各大高职院校的秘书往往是系部上的青年老师兼职进行。这使得秘书承担繁重的教学管理工作的同时还要完成系部下达的教学工作量。两者之间相互影响，必然会增加秘书工作内容完成效率不足。其秘书的主要工作内伤是协助完成院内各项管理，而作为一名人民教师提升自身专业知识是非常有必要的。可是大量的教学管理工作占据了太多的时间，作为项目申报、课题申请的时间被严重压缩，这肯定会导致缺少科研成果，对后续的各类评奖评优、晋升职务都相对不利。

（四）缺乏激励方式和合理评定标准，学习、进修机会少

秘书工作繁琐、平凡，缺少个人业务的进修和培训、参加学术讨论大会、外出访问的机会，现有的制度也没有制定相应的绩效奖励方案和激励策略，大多数人很难真正的体验到这份工作其中的复杂、琐碎。秘书工作付出得不到支持和认可，付出的汗水也得不到理解和尊重[2]。

以上都是造成秘书精神紧张、工作压力大，工作的主动性、积极性越发降低的主要原因，最后往往都会选择转岗或者是离职的情况较多，秘书队伍流动性太大，稳定程度不高，这些都会对整个学校的教学工作教学秩序在成严重的负面影响，需要引起重视。

二、优化高职院校系部秘书工作相关建议

（一）引进先进的教学管理软件，减轻秘书工作繁杂、琐碎

随着现代化科技水平的不断提高，针对各个行业的技术优化软件越来越多，层出不穷。作为人才培养的高职院校，应把与时俱进的先进思想引进到教学管理工作中，简化大量费时、重复的工作，通过计算机软件来完成，节省了人工成本也节约了不必要的时间消耗。聘请专业人士对相关秘书人员进行办公软件相关培训学习，使其熟练掌握操作方法和技巧。提高了秘书工作效率，促进了学校教学管理的科学化和现代化。

（二）秘书队伍建设的稳定性和专业性

教学管理是一项衔接性和连续性很强的工作，作为教学管理的基层秘书职位人员流动性太大会直接影响教学管理的效率和质量。可以设立秘书专职岗，建立科学合理的奖励、考核机制，对秘书工作的业绩充分的肯定，提高秘书工作待遇和地位。对表现优秀的相关工作人员给予一定的表彰和奖励，在年底的职称评选中可以优先考虑提供一定的晋升空间。

（三）增加秘书进修学习机会

加强高职院校秘书进修培训可有效促进院内教育管理能力的增长，高职教育所需要的不仅是片面的改善院内基础硬件设施条件或仅仅重视教育工作者的教学水平的提高，同时也需要关注院内基础教学秘书的工作能力。高职院校中秘书作为教学管理中主要的重要组成之一，只有有通过拓展新型的途径和方式对高职院校的秘书岗位相关人员进行培训、进修等[3]，提高秘书的管理水平和管理理念。