PDCA在医用耗材库存管理中的应用

李鑫，王水，赵奕华

南京医科大学第一附属医院 江苏省人民医院 a.采购供应中心；b. 院办；c. 分院院办，江苏 南京 210029

PDCA在医用耗材库存管理中的应用

李鑫a，王水b，赵奕华c

南京医科大学第一附属医院 江苏省人民医院 a.采购供应中心；b. 院办；c. 分院院办，江苏 南京 210029

本文通过库存盘点，分析医用耗材库房管理中存在的问题，运用目标管理、鱼骨图、折线图、PDCA循环等管理工具，在降低库存成本与保障供应之间寻求合理和平衡，并提出优化管理的措施，以保证医疗服务质量的提高。

医用耗材；库管房理；PDCA循环；企业资源计划

0 前言

我院自2008年以来，通过企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）管理平台建立了医用耗材的标准化流程和运作规范，实现了医用耗材规范化管理和大宗医用耗材“零库存”管理[1-2]，但由于医疗行业的特殊性，库存管理仍然需要不断地改进和提高。库存的管理水平往往体现着企业整体运营效率和收益[3]。本文通过仓库盘点，发现库存管理中存在的问题，运用目标管理、鱼骨图、PDCA等管理工具，在降低库存成本与保障供应之间寻求合理和平衡。

1 库存现状及改进目标

通过对现有库存的检查及相关数据的收集和分析发现存在库存物资账实不符、少数库备物资长期积压、库存金额偏大等问题。为此设置了改进目标：进一步规范库房管理操作流程；满足临床需求的同时降低库存量，库存金额下降到50万元以下，库房账实相符达到99％以上，账物相符信息包括品种、规格、数量、批次和效期。

2 绘制鱼骨图进行根因分析

（1）库存医用耗材账务不符。库存医用耗材账务不符影响因素的鱼骨图，见图1。

图1 库存医用耗材账务不符影响因素的鱼骨图

（2）库存医用耗材金额偏大。库存医用耗材金额偏大影响因素的鱼骨图，见图2。

图2 库存医用耗材金额偏大影响因素的鱼骨图

3 找出存在问题的主要原因

（1）库存医用耗材账实不符的主要原因：①库管员缺乏与使用科室的有效沟通，发出的货物有时无法满足临床需求，临床要求换货时，对同品牌同价格不同型号产品间的换货，未及时在账上做调整；②医材库管员为新任岗位，对临床不了解，系统培训欠缺，师傅带徒弟的经验式带教，缺乏科学性；责任心不强，发货时缺少核对环节，下送后临床又未仔细核对或不验收，造成错发、多发、少发。

（2）库存金额偏大的主要原因：①突发事件中如汶川地震、禽流感订购的应急物资临床一般不使用；②按常规备货后临床因理念发生变化或产品更新，旧产品淘汰致库备物资长期积压，无科室领用；③库存物资储备缺少计划性，库管员缺乏节约意识，备货量远远超过临床需求量；④库备缺少计划性，未合理预见节假日期间临床需求，面临2月和9月底的节日备货，未探寻科学的订货计划，出现了订货量超过科室领用需求的现象，另一方面，采购员和中心主任对库存量的审核也不够重视，导致了积压。

4 运用PDCA管理方法解决存在问题

PDCA循环又叫质量环，是管理学中的一个通用模型，用于持续改善产品质量[4-5]。

4.1 计划（Plan）

（1）中心主任早会上针对盘点存在的问题，阐述安全库存的理念，减少物资积压、盘活医院资金的重要性，库房科学管理的必要性及等级医院评审要求的PDCA循环管理的具体做法，要求库管员强化库存账物相符意识，做到品规管理精细化。

（2）针对春节和国庆期间库存数量波动现状，统计2013年1~3月、7~9月每周各品规医材科室领用量和订货量，摸索出规律，合理制定订货计划；对临床非常规量的申领需求，加强沟通，避免货物积压；对节假日前的库存计划，采购员和中心主任要严格把关。

（3）完善库房管理流程和下送制度，加强库管发放核对环节，减少人为差错导致的账物不符。

（4）要求供货商货票同行，库管员在验收货物入库后及时入账；库管员对临床申请数量及品种进行修改删除时务必慎重，并做好记录，不清楚时及时沟通、请示。不可随意删除，导致临床断货。确有特殊需要时可启动临时急补货。

（5）采购员需熟悉库备物资的品种，在受理科室购买申请时，对库房储备的物资不再单独购买。

（6）中心将盘点梳理出的因各种原因导致的长期积压、无人领用的部分物资有针对性地与有需求的潜在使用科室联系，确无科室领用的或过期物资按相关程序进行报废处理。

4.2 实施（DO）

（1）中心修订了库房管理流程和下送制度，库管员发货、变更都要及时在ERP系统中做出相应调整，做到账实相符。

（2）库管员连续3个月统计每周申领库存物资的数量，分析库存物资安全库存范围，作为制定合理订货计划的参考。

（3）再次通知供应商做到货票同行，对不能做到货票同行的供应商实行缓付货款1个月，连续2次不能货票同行的缓付货款3个月，连续3次的实行“关停并转”，方便库管员及时入账，保障临床领用需求。

（4）采购员与库管员一起对照库存物资清单，对有库存的物资不得再单独提出购买计划。

（5）库管员核查长期积压、无人领用的物资是否可用。对在有效期内、包装完好的物资，在OA网通知或直接联系有需求的科室申领；对过期、破损的物资做报废处理。

（6）召开中心相关人员会议，分析月库存量偏大原因，库管员在制定节假日备货计划前，在OA网告知各科室节前物资申领的截止时间和下送安排，并向其征集物资储备的申领需求，根据库存参照各科室反馈的汇总信息，合理制定备货计划。

4.3 检查（Check）

（1）库管员库存管理意识增强，责任心增强，减少了人为差错引起的账实不符。

（2）库管员加强了与使用科室的有效沟通，采购员加强了与库管员的沟通，订货数量趋于合理，避免了重复采购造成的积压。

（3）盘点清理出的积压物资，大部分已发给有需求的科室。

4.4 巩固措施（Action）

（1）库房连续6个月每月盘点1次。

（2）对库管员定期培训、考核，增强库管员的责任心和安全库存的意识。

（3）进一步增进库管员与采购员、库管员与使用科室的交流和配合，及时了解并准确满足临床申领需求。

5 结果

经过连续9个月的持续质量改进，医用耗材库存金额和账物相符率都达到了设定的目标（图3），且完全保证了临床使用。由图3可以看出，库存金额连续4个月稳定在50万元以下，账务相符率达到99.41％。

图3 医用耗材库存月末盘点金额和账物相符率图

6 总结

（1）医用耗材库存管理是一个完整的有机系统，涉及各个方面，包括计划、采购、供应商按时交货、科室有计划申领等，运行有其固有的规律，制定科学、合理的医用耗材库存管理方法和工作流程，同时完善信息管理系统，以提升工作效率，有效降低差错率。

（2）提高相关人员的工作责任心和业务素质[6]。定期对相关人员进行严格的医用耗材质量与安全知识的培训，利用目标管理，进行必要的绩效考核并与奖金挂钩，调动工作积极性和主动性，更好地提高库存管理的水平。

（3）改进库房盘点工作，加强安全库存管理[7]。通过定期盘点，适时调整安全库存量，在确保医疗安全和质量同时，减少医院资金占用。

（4）合理选择物流配送商[8]。医用耗材为买方市场，医院与物流配送商合作建立信息技术平台，分享信息，共同协作解决问题，物流配送商可采用“即时配送”和“准时配送”的方法向医院配送物资。

[1]黄湘民,薛莲.现代医院物流系统及管理探析[J].中国医院管理,2006,26(6）：18-20.

[2]李鑫,赵奕华,王水,等.应用ERP管理系统对医用耗材进行管理的实践与体会[J].医疗卫生装备,2010,(2）：85-87.

[3]董鹏,郭丽美,荆一帆.突破库存管理瓶颈[J].企业管理,2013,(2）：100-103.

[4]马仁杰,王荣科,左雪梅.管理学原理[M].北京：人民邮电出版社, 2013.

[5]姚雨露,戴建荣.PDCA理论在我院医学装备管理中的应用[J].中国医疗设备,2014,29(9）：105-106,151.

[6]党伟.医疗耗材库存与采购控制管理[J].中国医院管理,2011, 31(9）：73-74.

[7]于靜,高小坤,丁佳萍,等.医用耗材库房规范化管理探讨[J].重庆医学,2014,(23）：3104-3105.

[8]苏彩.供应链视角下企业物流库存管理的优化[J].物流技术,2014, 33(8）：141-141,195.

App lication of PDCA in M edical Consumables Inventory M anagement

LI Xina, WANG Shuib, ZHAO Yi-huac
a.Pu rchase and Supp ly Center；b. M anagement O ffice；c.M anagem ent Office of Branch Hospital, the First A ffiliated Hospital of Nanjing Medical University, Jiangsu Province Hospital, Nanjing Jiangsu 210029, China

The problems of medical consumable warehouse management were analyzed through stock inventory. With adoption of multiple management tools such as target management, fi shbone diagram, line chart and PDCA (Plan-Do-Check-Act）cycle, reasonability and balance between the reduced inventory cost and guaranteed supply were realized. Moreover, optimal management measures were provided so as to ensure the improvement of medical service quality.

medical consumables；inventory management；plan-do-check-act cycle；enterprise resource planning

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.08.046

1674-1633(2015）08-0144-03

2015-05-13

2015-05-21

江苏现代医院管理研究中心2014年度立项课题（JSY-2014-103）。

赵奕华，分院副院长，主任护师。

作者邮箱：514027428@qq.com