浅谈中职教育学校档案管理和利用

黄海洪

【摘要】学校档案是详细记录学校教学、科研、管理等各项工作服务信息的载体。本文针对中等职业学校档案管理的特点，探讨加强学校档案管理工作和利用。可采取加强领导，提高全员档案意识;充分挖掘档案信息资源，保证学校档案的齐全完整;强化电子档案意识，提高现代化管理水平;加强队伍建设，提高档案人员的素质;积极开发档案信息资源，提高档案利用率等措施。

【关键词】中职教育学校;档案;管理

中等职业专业学校是为社会主义现代化建设培养具有科学文化知识和专业技能专门人才的入门之地。它在多年的教学实践中，积累了大量的具有参考价值的教学档案材料，这些材料与学校的教学工作有紧密的联系。有效的档案管理工作对于促进学校提升管理水平和提高育人质量举足轻重。但学校档案的管理在实际工作中不仅常常被忽视，为学校的长足发展埋下隐患。作者结合工作实践，对加强学校档案管理和利用工作问题进行有益的探讨。

1中职教育学校档案的管理

档案管理工作对学校的整体实力是非常重要的，做好中职教育学校图书馆档案工作，对于提高图书馆的管理水平、学校的教学和科研都起着十分重要的作用。加强中职教育学校档案管理工作。可采取加强领导，提高全员档案意识;充分挖掘档案信息资源，保证学校档案的齐全完整;强化电子档案意识，提高现代化管理水平;加强队伍建设，提高档案人员的素质。逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化和制度化。

1.1加强领导增强意识

中职教育学校领导要高度重视档案工作，增强档案意识，要把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好全校教职员工学习、宣传《档案法》，通过各种途径让大家了解到档案的作用。通过学习和宣传，树立“大档案”的意识，扩大档案征集范围，丰富档案资源，多渠道、多层级征集各类具有保存价值的文件、照片、实物、视听资料、网络数据等多载体档案，真正做到应建尽建、应收尽收、应存尽存。

1.2完善管理制度

中职教育学校档案管理应根据国家《档案法》及有关档案文件规定，结合学校图书馆的实际情况，应制定出完善的科学的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，建立健全各项规章制度，使档案管理工作做到按章办事、按规操作、妥善保管。建立健全基本的档案管理制度，包括档案立卷归卷制度、档案保密制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案借阅制度、分级管理档案的管理制度。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。档案的准确分类和健全的管理制度对促进学校档案工作科学化、规范化建设都具有重要作用。

1.3 收集档案集中管理

中职教育学校档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作的其他环节相比，它处于一种特殊的地位。学校档案是校档案室通过收集工作，从学校各系科、各部门收集而来。因而，档案的收集活动在整个档案业务管理工作中占有重要的地位，是档案业务工作中的关键，是学校档案工作的起点和基础，也是丰富学校档案室藏的重要手段。在收集档案过程中应注意零散文件材料的收集，注意收集档案时的针对性与及时性，保持档案之间的系统性与完整性。档案是学校工作和教育教学活动的真实记录和历史反映，学校各部门在教育教学及其它各项工作中形成的各类档案，必须集中学校档案室统一管理，确保真实、完整、准确、系统和安全。学校各个部门要积极负责本部门档案的收集、积累、归类和整理、上交工作，保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交到学校档案室。

1.4运用现代化科学技术实行实现技术现代化档案管理

档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。目前，很多学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源。利用计算机进行检索、档案的压缩技术、扫描技术、传真技术等，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。利用现代化高科技手段提高档案工作效率，利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服中职教育学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，让文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供以及利用实行一体化管理，使学校的档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

1.5加强队伍建设，提高档案人员的素质

学校各部门各系科的档案人员一般都是兼职的，因此，要加强《档案法》的学习，进一步提高档案意识和档案法制观念。同时，学校档案室的档案管理人员还必须明确本单位的归档制度，坚决做到按制度办事。档案工作的发展依赖于档案工作队伍的建设，要做好档案工作，就要不断加强档案人员的政治素质、业务素质、工作作风和管理机制等方面建设。加强档案人员教育培训，以系统讲述档案专业知识和掌握实际操作技能为主。提升创新能力，努力建设一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作队伍。

2中职教育学校档案的利用

档案工作的重点除了进行科学的管理外，应向开发、利用倾斜，将滞档转活，变封闭为开放、变单一为多元、变被动为主动，由藏到用，拓宽档案的利用面。着力为学校教学、科研和各项管理提供档案利用服务。搞好档案利用工作，才能使整个档案工作充满生机和活力。

2.1全面及时地为学校师生提供服务

学校档案室应主动地为学校师生提供有关的档案信息，同时，将推荐、介绍与其利用需要相关的、收藏于其他部门的档案线索，使师生的需求得以全面实现。学校档案室应主动了解学校教学、科研和各项管理的需要，及时为师生服务，满足师生的不同需求。

2.2准确地为学校师生提供有效果的服务

学校档案室应依据学校师生的利用目的，帮助他们筛选有用的档案线索，将模糊的需求表达转变为有针对性的利用提问，从而有效地减少误检和漏检等问题，准确地为学校师生服务，更好地实现档案的利用价值。应积极主动地为学校师生查找档案与资料，努力提高档案利用服务工作的质量;同时要组织人力和物力，大力开发室藏的档案资源，不断提高提供档案服务的能力，主动有效地为学校师生服务。

总之，档案工作是一项很平凡的工作，卻是学校一项非常重要的基础建设。承担着为学校前进发展、规范管理、教育教学的推进提供保障和支撑的艰巨任务。做好了学校档案利用工作，才能促进学校档案工作的发展，推动学校党政、教学、科研、生产等各项管理工作的发展，做好中职教育学校的档案的管理工作尤为重要。

参考文献：

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