《北京市重点建设项目档案工作检查办法》解读

金霞

2014年12月1日，《北京市重点建设项目档案工作检查办法》（京档发〔2014〕10号，以下简称《办法》）正式印发并从2015年1月1日起执行，《办法》重点明确了北京市重点建设项目档案检查工作主体、责任分工，统一了检查内容与要求，以进一步规范本市重点建设项目档案工作检查程序，提高重点建设项目检查工作质量。

为使《办法》得到更好地理解和执行，现对《办法》进行一些解读。

一、《办法》出台背景

近年来，重大建设项目档案工作体制管理发生了较大变化，国家和北京市也相继出台了多份对重点建设项目档案工作具有重要指导意义的规范性文件。在此基础上，北京市档案局作为档案行政管理部门，对新形势下如何推进重点建设项目档案工作检查进行了深入研究。为避免由于检查标准、检查要求不统一导致项目档案质量参差不齐，检查内容、检查方式流于形式给项目参建方带来负担等问题，北京市档案局广泛调研，把握需求，于2014年底正式出台《办法》。《办法》旨在与本市已有的《重点建设项目档案管理登记办法》、《重大建设项目档案验收办法》相配套，对本市重点建设项目从立项直至竣工验收实施全过程的制度覆盖，形成完整的制度控制体系，全面提升本市建设项目档案工作的规范管理水平。

二、《办法》主要内容

《办法》分两大部分，正文和附件。正文共十条，主要明确了文件的制发目的、依据，明确了各级档案行政管理部门、重点建设项目行业主管单位、责任单位以及项目参建各单位的工作职责，规定了重点建设项目检查组的构成、检查工作的方式、程序，提出了重点建设项目档案工作检查要求，明确了依法查处档案管理违法违纪行为。

附件有两个，分别是《北京市重点建设项目档案工作检查主要内容》（附件1）和《北京市重点建设项目档案工作检查整改意见》（附件2）。附件1详细规定了重点建设项目档案检查工作的组织管理、制度建设、收集归档与整理、保管利用和登记、验收与移交等要求。附件2要求检查组如实填写检查工作中发现的问题及整改建议，督促受检单位严格整改，并以此作为跟踪检查的依据。

三、《办法》特点

（一）合法性。《办法》与国家及地方相关法律法规一致，且正文条款与附件内容均有据可依。严格执行国家及北京市重点建设项目管理的“项目法人负责制”、“合同制”和“监理负责制”等要求，在《办法》（附件1）中设置专门条款予以表述。

（二）操作性。《办法》详细规定了重点建设项目档案工作检查组构成、检查步骤和程序、检查内容等，条理清晰，便于掌握。

（三）广泛性。《办法》覆盖了档案行政管理部门、建设项目行业主管单位、责任单位、项目参建方等各有关单位，覆盖了项目文件归档、整理直至竣工档案移交等项目档案管理各个环节，使重点建设项目检查方与受检方均有所依据。

四、《办法》解读

（一）《办法》第一条明确了制发目的和依据。

（二）《办法》第二条规定了文件的适用范围，须掌握“市级重点建设项目”的范围，是指列入北京市发改委、北京市住建委每年下达的本市年度重点建设项目计划表内的建设项目，必须依照本《办法》开展项目档案工作的检查。区县级重点建设项目未做硬性规定，可参照执行。

（三）《办法》第三条明确了检查的工作体制，细化了重点建设项目四级档案管理部门的工作职责。按照《中华人民共和国档案法》第五条规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”，重点建设项目档案工作检查实行“统一制度、统一标准、统一要求、统一内容”，从档案行政管理部门到项目参建各单位，一级抓一级的管理体制。

既做到了“层级清晰，职责明确”，也做到了“各司其职、各负其责”。

1、市、区县档案行政管理部门关键在于组织协调，年初制发通知，下达计划，布置重点建设项目档案登记、检查、验收工作。根据计划，按时组织项目档案工作检查。

2、项目行业主管单位、项目责任单位要与同级档案行政管理部门一同检查，包括平时过程检查、登记工作汇总、档案专项验收等。

3、建设单位对项目设计、施工、监理等单位进行检查，包括项目档案工作制度建设、库房安全保管条件、档案工作与项目建设进度同步等情况。

4、项目总包单位要了解各专业分包单位的情况，做到底数清、情况明，对专业分包项目档案要加强过程检查和竣工验收前的检查。

5、监理单位负责对施工单位项目文件的形成、收集、整理、归档等工作进行监督、检查。

（四）《办法》第四条规定了检查的主要内容。在附件1《北京市重点建设项目档案工作检查主要内容》中，从检查项目和执行情况两个方面进行了详细规定。

1、组织管理。需重点掌握以下内容：

①实施项目法人负责制，即项目法人负责做好本单位形成的建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料收集归档工作纳入工程建设管理程序，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、整理、归档得及时、准确、完整、系统和安全。

②配备满足项目档案工作需要的专、兼职档案管理人员，保证人员相对稳定。

③实行“三纳入”和“四同步”管理。“三纳入”指：将项目档案工作纳入项目建设工作计划；纳入项目建设工作程序；纳入有关部门和有关人员职责范围。“四同步”指：下达计划任务同时提出项目文件的归档要求；检查计划进度同时检查项目文件形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定项目文件的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具归档情况证明材料。

2、制度建设。需重点掌握以下内容：

①项目档案工作制度是工程管理制度的一部分，与施工管理制度、安全管理制度一样，不可或缺。

②实施合同制管理。要求项目参建单位签订的合同中，明确项目档案的内容、版本、套数、移交时间以及项目档案的收集归档、整理的责任，使各方在签署合同之初，就对档案工作有了解，也明确了档案的有关要求，谁形成谁负责，避免项目文件归档发生推诿现象。特别要求合同中未订立档案工作专门条款的，应签订补充协议予以订立。

实施监理负责制，要求监理单位负责对施工单位竣工文件的形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向建设单位（项目法人）提交项目档案质量审核意见。同时，向建设单位提交监理档案。

3、收集、归档与整理。需重点掌握以下内容：

①具有保存价值的项目文件才收集归档，归档的项目文件应涵盖项目建设各环节、各程序。

②归档的项目文件除纸质外，还应包括声像、电子等特殊载体。各种载体档案要严格按照国家和北京市档案整理要求规范化整理。

4、保管利用。需重点掌握以下内容：

①配备符合防火、防盗、防潮湿、防高温、防鼠等要求的库房、设施与设备。

②自上而下，逐级签订档案工作安全管理责任书，将责任层层落实到每个部门、每个人，不留死角，全员签订责任书。

③要将档案工作专项演练纳入安全生产应急演练中。

④严格履行借阅利用手续，要强调及时归还，防止只借不还，造成档案散失。

5、登记、验收与移交。需重点掌握以下内容：

①按照《北京市重点建设项目档案管理登记办法》要求，每年按时完成新建、在建、竣工项目档案管理登记表的填报工作，填报内容真实、准确。

②按照《重大建设项目档案验收办法》，在项目竣工验收3个月前完成项目档案验收。

（五）《办法》第五条规定了检查组的构成。此条款与《办法》第三条相呼应，有两层含义。

1、市、区县档案行政管理部门组织的检查，检查组由本单位监督指导部门、同级项目行业主管单位和责任单位的档案部门及有关部门组成，检查对象重点为项目建设单位（项目法人）。

2、重点建设项目建设单位（项目法人）组织的检查，检查组由本单位档案部门及项目设计单位、施工单位、监理单位的有关部门组成，检查对象重点为项目设计、施工、监理等单位。

（六）《办法》第六条规定了检查方式及程序。任何单位组织的重点建设项目档案工作检查均可采取自查、现场抽查、互查等方式进行。现场抽查和互查的主要程序在《办法》中已有详细解释，此处不再赘述。

结合实际，《办法》设计了《北京市重点建设项目档案工作检查整改意见》（附件2），要求受检单位严格整改，并作为跟踪检查的依据。

（七）《办法》第七条规定了检查工作的要求。《办法》中已有详细解释，此处不再赘述。

（八）《办法》第八条规定了档案管理违法违纪行为的查处。重点建设项目档案工作若出现因工作不负责任或者不遵守档案工作制度导致档案损毁、丢失或未配备安全保管档案的必要设施、设备导致档案安全事故发生等违反违纪行为的，将严格按照《档案管理违反违纪行为处罚规定》（国家档案局第30号令）予以查处。

（九）《办法》第九条规定了文件自2015年1月1日起执行。

（十）《办法》第十条明确了解释权的归属。

五、受检单位需要做的工作

在日常工作中，受检单位应按照《办法》附件1规定的内容开展项目档案工作，满足项目档案工作人、财、物的需求，确保项目档案管理与项目建设保持同步。

实地检查前，受检单位收到迎检通知后，应提前准备检查时的汇报材料，内容包括项目建设概况及档案工作同步开展情况，档案工作存在问题及改进措施。

实地检查中，受检单位应及时解答检查组现场质询的问题，并准备好项目建设各阶段不同门类和载体的项目文件及规范整理后的项目档案，以供检查组抽查。

实地检查后，受检单位应根据《办法》附件2中提出的问题与建议进行整改，进一步提高项目档案工作的规范化水平。

六、检查组需要做的工作

实地检查前，检查组要向受检单位制发书面通知，布置检查工作，重点明确检查内容、方式、时间，提出自查等方面的具体要求。

实地检查中，检查组要听取受检单位情况汇报，现场询问报告中存疑或不清楚的内容，抽查项目文件收集整理情况及竣工档案编制质量，对检查内容逐一评议，向受检单位当面反馈整改意见，并出具《北京市重点建设项目档案工作检查整改意见》（《办法》附件2）。

实地检查后，检查组应对项目档案工作存在问题较多的受检单位组织复查，跟踪检查整改意见的落实情况。

以上为《北京市重点建设项目档案工作检查办法》中需要解读的内容，各相关单位理解以上内容，就能准确、全面地把握和执行《办法》，做好重点建设项目档案检查工作。