浅谈电力企业档案管理现状及优化措施

胡炀

摘 要：档案管理是电力企业一项重要工作。随着办公自动化、信息化的发展，档案管理面临着新的挑战，管理中存在的问题逐渐凸显，严重威胁着电力企业的可持续发展。文章对电力企业档案管理现状进行了剖析与研究，并针对存在的问题提出了具体的解决措施。

关键词：电力企业；档案管理；问题；对策

中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）29-0035-01

电力企业管理包括很多内容，档案管理就是其中一项。随着社会的发展，档案管理方式也有了一定的发展，但仍存在着不少问题，档案管理方式落后、管理制度不够完善、管理人员专业化水平和综合素质较低。这些都严重制约着电力企业的发展，必须采取措施优化电力企业档案管理。

1 档案管理的内涵及意义

1.1 档案管理的内涵

档案管理，顾名思义就是档案管理员对档案信息和档案实体进行整理、收集、保管和统计的活动。档案管理是为企业其它活动提供便利。档案管理工作复杂多样，内容繁复，具体包括档案的整理、档案的收集、档案的保管以及档案的编辑研究。档案主要分为纸质档案和电子档案两大类，纸质档案就是以纸张作为媒介和载体的一种档案，它是最常用的一种方式，也是最基本的。纸质档案在管理的过程中受内外因的相互作用，纸张很容易破损、脏污。电子档案是存储在计算机软硬盘中的档案，它是一种与纸质档案相对的档案类型，电子档案具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未来档案发展的趋势。

1.2 档案管的理意义

企业档案是企业在生产经营活动中形成的对企业有保存价值的各种文字、声像的历史记录。档案记录着企业、员工的成长，能够为企业者决策提供依据，为企业文化发展提供宣传材料。企业若管理不好档案，一旦泄露，不但会导致企业员工个人信息的泄露，更会影响企业可持续发展和企业形象。因此，档案的管理必须做到完整性、规范性、系统性。电力企业档案是企业在生产管理中逐渐积累形成的各种资料，这些资料对电力企业的生产经营活动、各项管理工作都有重要影响，做好电力企业的档案管理工作，能够确保企业平稳发展。

2 电力企业档案管理存在的问题

2.1 档案管理制度体系不完善

为了完善档案管理，有效利用档案资源，必须制定有效的管理制度。电力企业因其特殊性，更需要做好档案管理。电力企业在档案的保管、利用、移交、鉴定方面都制定了一定的规章制度以及责任追究制度。很多大中型电力企业能够严格遵守档案管理制度，按照制度要求执行，但还是有一部分基层企业忽视制度的作用，具体工作不按照制度规定的执行，导致很多制度成为了摆设。企业的责任追究制度也未真正发挥作用，这就导致很多档案管理人员在思想上没有足够的重视，加之一些电力单位管理不善，许多文件不同程度遗失。

2.2 管理人员专业水平不达标

档案管理不仅需要收集、整理，还需要进行分类、使用和归还，它不仅是一項工作量巨大、工作程序复杂的工作，而且档案管理的专业性比较强，需要专业人员进行管理操作。然而很多电力企业管理者对档案管理工作不重视，认为档案管理工作不如其它工作重要，一般人都能够胜任，往往派一些非专业的人员对档案进行管理，尤其是电力企业中年龄比较大的员工，这些人不具备档案管理的专业知识，缺少档案管理的专业技术资格证书，且计算机水平较低，不能很好的完成电子档案管理工作。即使有些人员有专业技术资格证书，具备了档案管理的专业技术能力，这些人具备良好的档案专业理论知识，但缺乏工作经验，不能满足企业的发展需求。

2.3 档案管理方式方法较落后

档案管理需要运用科学的原则和方法对档案进行管理，以便为企业发展提供更好服务的一项工作。不同的档案类型需要不同的管理方式。当前，企业档案管理方式比较单一，主要分为三种：档案集中统一管理、档案分散管理以及档案分级管理。集中统一管理有利于保护档案的完整性、统一性。但往往受企业规模、企业管理方式的限制，且这些管理方式过于繁琐，工作量大，工作效率极低，已经不适应现代企业发展的需要。档案管理是为企业服务的，必须创新档案管理方式。

3 优化电力企业档案管理措施

3.1 健全档案管理制度体系

完善的制度是企业运行的根本，也是企业发展的基础。电力企业管理具有综合性、动态性、复杂性等特征，档案管理更是如此。档案管理虽然制定了一定的制度体系，但有些制度不够完善，要根据供电企业具体需求细化档案管理制度，制定档案管理规范细则，完善档案管理制度体系。尤其是在档案的利用方面，档案的利用是档案资源价值的体现，档案不能随意被翻阅、利用，要健全档案利用体系。电力企业制定了档案管理的责任追究制度，这些制度能够明确个人责任，但很多制度尚未被有效执行。要进一步完善责任追究制度，明确谁管理谁负责，以及档案管理人员的职责、权限，增强档案管理员的责任意识。此外，对领导的追责也必不可少，这样能够强化领导的责任意识，让领导重视档案管理，增强档案管理意识。完善档案管理很重要的一项就是人事档案管理制度，必须建立健全人事档案的保管制度，要定期对人事档案进行检查、校对，以确保档案的完整性。

3.2 提升档案管理人员素质

按照不同的标准和原则对档案进行分类管理，具体可以分为文书档案、财务档案、科技档案、电子档案、人事档案等。管理内容繁琐，方式复杂。若想对档案进行有效管理，必须提升电力企业档案管理人员的整体素质。面对档案管理存在的人员老化和专业技术人才紧缺的现状，电力企业管理者要高度重视，切实强化档案管理意识，认识到档案管理工作的重要性，这是实现档案科学管理的基础。实现档案的信息化、现代化管理，必须聘用具有专业知识的人。针对档案管理人员年龄老化、结构不合理的问题，要通过学习，增强档案管理专业知识，再通过培训提升这些人的能力。要提高管理人员主动学习的积极性、主动性，更新已有知识。档案管理工作需要专业人才，必须要引进现代化的专业人才。档案管理是一项枯燥、繁琐的工作，要采取各项措施稳定档案管理人才队伍，提高专业技术人员的积极性。

3.3 实现档案的信息化管理

随着科技的进步与发展，档案管理也在发展，呈现出信息化、现代化的发展趋势。所谓档案的信息化就是运用信息技术对档案的数据、信息进行采集、整合和提供服务的过程。原来档案形式主要是纸质的，随着科技的发展，电子档案广泛应用于企业管理中。电子档案就是运用计算机磁盘、磁带等设备进行统计、存储的档案信息。要构建一个公共的、独立化的档案信息管理平台。不仅要构建这样的平台，更要对各种档案信息进行有效管理，这样才能实现档案的信息化、现代化。此外，大量的纸质档案也需要数字化管理，要派专人对纸质档案进行收集、整理，可以将纸质档案进行分类，然后录入电脑系统，这样在利用的时候更方便、更快捷，要尽量将纸质档案纳入信息资源开发利用体系。对档案进行管理不能仅运用一种手段，对电子档案进行管理必须双管齐下，电力企业既需要运用纸质档案，又必须运用电子档案。只有双管齐下，才能确保档案管理的时效性。

4 结 语

做好档案管理工作，提高档案管理工作质量，能够提高电力企业管理水平。要通过建立健全档案管理制度体系，填补管理体系不完善的漏洞；通过培训学习提升档案管理人员素质，弥补管理人员专业水平不达标的缺陷；通过对档案进行信息化、现代化管理，优化档案管理方式方法。只有多措并举，才能真正提高电力企业档案管理。

参考文献：

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[2] 刘海涛.电力企业档案管理现代化有关问题的探讨[J].黑龙江档案， 2015，（2）.

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