高职院校档案管理的问题与对策

胡少霞

【摘要】 高职院校档案管理不但是行政管理的一部分，还具有自然性和社会服务性。在高职院校档案管理工作中，不仅要随时更新档案信息，也要对那些失去价值的档案认真销毁，还要消灭档案管理的盲点，确保每一份档案都是齐全、准备和规范的；院校领导要从思想上重视档案管理工作，加大档案管理工作的投入，才能轻松释放档案收集、保存、查阅等工作压力，促进我国高职院校档案管理的规范而有序。

【关键词】 高职院校 档案管理 问题与对策

高职院校的档案管理工作涉及众多方面，在各种工作中都会形成一定的资料进行保存，为高职院校的发展提供了详细的档案记录。由此可见，档案管理工作是高职院校的重点，随着档案管理工作的成熟与完善，高职院校档案管理工作的服务性功能越来越明显，只有发现我国高职院校档案管理工作的不足，通过改革与创新来提高档案管理化水准，才能突出高职院校档案管理工作的价值与意义。

一、高职院校档案管理工作的职能

目前，人们对档案管理重要性认识越来越明确。从档案的功能方面来看，档案管理不仅是高职院校的行政管理的一部分，它的职能主要表现为档案所具有的自然和社会服务性，具体的讲：一是对高职院校档案收集、保存等基础性功能，也被称为自然功能，主要是客观地反映高职院校在招生就业、科研、社会实践等方面的真实状况；二是新时期的高职档案管理，还应该提供一定的社会服务延伸功能，比如档案的宣传教育功能，对推进我国文化繁荣有积极的现实意义。

二、高职院校档案管理的问题

从整体来看，较之以前，我国高职院校档案管理工作已经有了较大的变化，档案管理正向着规范化、系统化方面迈进。但在实际工作中，依然存在着一些问题限制了高职院校管理工作的开展。

一是与普通高校相比，高职院校的档案管理工作难度较大。高职院校档案工作受到生源、学生变动、体制等客观因素的影响，不能对档案进行及时或同步更新，这种档案管理工作的滞后性，也大大降低了档案的可信度。

二是档案内容自身的缺失。我国很多高职院校是通过合并或升级等方式而组建，现行的一些档案管理标准还有所欠缺，导致了很多档案信息不完整，比如学籍档案中有关入学前的信息被中断，档案中只是由在校成绩或鉴定表构成，为学生未来毕业或就业造成了一定的困难。

三是信息化建设水平有待提高。信息技术为档案管理带来了新的活力，但要完成档案管理信息化建设，需要大量的人力、资金的投入，高职院校为了更好地生存与发展，更多的将大量优质资源投入到教学或科研工作中，对档案管理的现代化建设还有一定的距离。

三、优化高职院校档案管理的措施

正因为档案管理工作在高职院校中的作用如此显著，通过档案管理来促进高职院校的发展，让档案成为宣传高职院校教育理念和成果的窗口，具体应从以下几个方面进行：

首先，高职院校档案种类繁多，可以是文书档案、教学档案，也可以是教育档案、财务档案，面对如此复杂的档案管理工作，首先做好的是档案的鉴定与销毁，不仅要随时更新档案信息，也要对那些失去价值的档案认真销毁，保证档案管理做到有的放矢。

其次，高职院校要积极借鉴国内外有关档案管理的先进做法，消灭档案管理的盲点，以细致入微的管理标准来查补缺漏，确保每一份档案都是齐全、准备和规范的。以学生学籍档案为例进行分析，由于高职就业十分强调学生的职业能力，那些素质全面的学生更容易受到就业单位的青睐，因此，可以在学生的个人档案中增加企业感兴趣的内容，比如要认真填写学生在不同阶段的实习考评情况，既可以为学生日后就业提供详细记录，又打破了学生档案千篇一律的情形，体现了档案管理的差异化服务。

最后，要全面对高职院校档案管理工作进行改变，这是落实档案管理成果的保证。所谓改变主要从思想和客观条件两方面入手，尽管高职院校是近些年来刚刚起步的新事物，但这不能成为忽视档案管理工作的理由。一是要从思想上重视档案管理工作，让其能够真正为招生、教学、科研等工作提供更加翔实的第一手资料；二是要加大档案管理的硬件设施投入，建设用于档案管理的专业场馆，在网络技术的支持下，构建档案管理信息系统，不仅满足院校内部人员的使用要求，还可以开放一定的权限供社会人员浏览查阅，提高档案资源的利用效率。

四、结束语

总而言之，档案管理是高职院校的一大重点，往往也是被高职院校所忽略的管理环节。在档案管理快速发展的今天，尽管高职院校的档案管理工作还有很多不足， 比如档案信息的不全、管理手段的落后和内容填写的不认真等，随着时间的推移， 这些问题都将在深化档案管理的改革中逐一被解决。所以，立足于高职院校档案管理的实际，引进更多的科学管理手段和方法，才能轻松释放档案收集、保存、查阅等工作压力，促进我国高职院校档案管理的规范而有序。

参 考 文 献

[1]黄梦华.如何提升高职院校档案管理工作的服务能力和水平[J].漯河职业技术学院学报.2013（03）

[2]郭芙蓉.高职院校改善人事档案管理的心理学路径研究[J].办公室业务.2013（15）